Le Bureau du PAM recrute pour ce poste (14 Décembre 2023)

QUI NOUS SOMMES

Le Programme alimentaire mondial (PAM) des Nations Unies est une organisation très prestigieuse, réputée et indépendante. la plus grande organisation humanitaire au monde, opérant dans plus de 120 pays et territoires, apportant une aide vitale dans les situations d’urgence, ouvrant la voie à la paix, à la stabilité et à la prospérité pour les personnes qui se remettent d’un conflit, de catastrophes ou de l’impact du changement climatique et soutenant des moyens de subsistance durables et résilients pour les populations un monde sans faim.

Au PAM, les personnes sont au cœur de tout ce que nous faisons et la vision du futur personnel du PAM est celle d’équipes diversifiées, engagées, compétentes et hautement performantes, sélectionnées sur la base du mérite, opérant dans un environnement de travail sain et inclusif, vivant les activités du PAM. Les valeurs du PAM (intégrité, collaboration, engagement, humanité et inclusion) et la collaboration avec des partenaires pour sauver et changer la vie des personnes servies par le PAM.

Pour en savoir plus sur le PAM, visitez notre site Web : Programme alimentaire mondial des Nations Unies (PAM) et suivez-nous sur les réseaux sociaux pour rester informé nos dernières actualités : YouTube, LinkedIn, Instagram, Facebook, Twitter.

 Êtes-vous une personne administrative chevronnée, intéressée à développer davantage votre expérience professionnelle tout en contribuant à mettre fin à la faim dans le monde ? Êtes-vous passionné par l’aide à ceux qui en ont besoin? Souhaitez-vous rejoindre une organisation mondiale qui investit dans ses collaborateurs ? Si tel est le cas, une carrière passionnante et épanouissante vous attend ! Rejoignez notre équipe diversifiée et passionnée qui travaille sur des projets variés et internationaux contribuant directement à l’épargne ; et changer des millions de vies dans le monde.

DATE LIMITE DE CANDIDATURE

L’annonce de poste vacant expire le 28 décembre 2023 à 11 h 59 GMT.

Le Nigeria, république constitutionnelle fédérale comptant plus de 500 groupes ethniques, est le pays le plus peuplé d’Afrique et le septième pays le plus peuplé du monde. Le conflit dans le nord-est et la criminalité dans le nord-ouest restent d’importants facteurs d’instabilité au Nigeria. En mai 2013, le gouvernement a déclaré l’état d’urgence dans les États de Borno, Adamawa et Yobe (BAY), au nord-est du pays. Le HCR fait état de plus de trois millions de personnes déplacées à l’intérieur du pays (PDI) au Nigeria, la plupart d’entre elles dans les États de BAY. Le Cadre Harmonisé de mars 2022 prévoyait que 4,1 millions de personnes dans les États de BAY seraient confrontées à des niveaux d’insécurité alimentaire de crise ou d’urgence de juin à août 2022. Les opérations du PAM se concentrent sur la réponse aux crises pour empêcher une nouvelle détérioration de la sécurité alimentaire et nutritionnelle, réduire la malnutrition et minimiser inégalité des genres. Le PAM est présent au Nigéria depuis 2016. En plus de ce travail passionnant et stimulant, nous proposons également :

Carrières significatives et marquantes : Notre travail quotidien fait une différence dans la vie des personnes que nous servons.

Apprentissage et formation continus : Nous fournissons des outils d’apprentissage à notre personnel pour qu’il puisse développer continuellement sa carrière.

Environnement de travail multiculturel et stimulant : Nous encourageons la diversité de genre et culturelle pour renforcer nos équipes.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS (non exhaustives)

Relevant directement du responsable informatique et de SCOPE, le titulaire du poste sera responsable des tâches suivantes :
1. Fournir un soutien administratif au personnel informatique de Maiduguri ; répondre aux requêtes standards et fournir des conseils précis et en temps opportun.
2. Assurer un flux d’informations fluide et efficace au sein de l’unité ; préparer et traiter des informations confidentielles ; et aider au développement de systèmes et de procédures administratives de bureau ; organiser des réunions et des événements d’unité ; rédiger des procès-verbaux et des rapports et les diffuser ou distribuer en conséquence.
3. Répondre ou rédiger des réponses à un large éventail de correspondances et autres communications ; rassembler des informations à inclure dans des rapports, des documents et des correspondances pour soutenir le travail efficace des collègues.
4. Tenir à jour les calendriers et les calendriers, y compris le suivi des dates pour les contrats liés à l’informatique ; surveiller les changements et communiquer les informations pertinentes au personnel approprié à l’intérieur et à l’extérieur de l’unité de travail immédiate.
5. Recevoir, classer et suivre les factures ; enregistrer la feuille de saisie des services dans l’ERP de l’entreprise (WINGS) et préparer les formulaires de demande de paiement pour la certification du chef d’unité ; Remplir les demandes de petite caisse, d’avance opérationnelle et de MPO ; transmettre les factures aux Finances et assurer le suivi des paiements.
6. Assurer la liaison avec l’unité administrative et l’agent de voyages du PAM pour faciliter l’organisation des voyages du personnel de l’unité informatique ; demander une avance de voyage (indemnité journalière de subsistance [DSA]) et préparer les autres documents de voyage requis.
7. Assurer la liaison et le suivi avec les Services aériens humanitaires des Nations Unies (UNHAS) pour faciliter les réservations de vols de personnel et de fret.
8. Préparer et suivre les demandes d’achat (PR) et saisir le bon de réception de marchandises (GRN) à la réception de l’équipement.
9. Tenir des registres des mouvements du personnel, y compris les congés et la présence quotidienne du personnel.
10. Être la personne focale sur les actifs pour l’informatique à Maiduguri et effectuer les tâches suivantes :
a) Recevoir les actifs et garantir l’inspection et l’affichage en temps opportun du bon de réception des marchandises (GRN) dans WINGS ainsi que l’étiquetage et l’enregistrement en temps opportun dans GEMS de ces actifs (c’est-à-dire effectuer ces activités le jour même de la réception des actifs). Les GRN seront générés là où les marchandises sont livrées pour la première fois par le fournisseur.
b) Si l’article est une immobilisation, assurez-vous que la fiche d’immobilisation (AMR) existe et est liée à la fiche d’équipement (EMR). Veiller à ce que les actifs soient créés avec des valeurs correctes conformément au bon de commande (PO) pertinent et conformément aux directives du PAM/IPSAS sur l’évaluation des actifs.
c) Veiller à ce que toutes les informations soient disponibles pour la comptabilisation correcte des logiciels dans GEMS, qu’elles soient générées en interne ou acquises à partir de sources externes.
d) Mettre à jour GEMS en temps opportun pour garantir que la base de données reflète l’état réel des actifs (c’est-à-dire l’emplacement, le cessionnaire et toute autre information pertinente).

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS 2 (pas tout compris)

e) Maintenir à jour l’état actuel des actifs dans le système après avoir identifié les éléments cassés et obsolètes disponibles pour élimination ou réparation et garantir que les informations nécessaires sont partagées avec les unités responsables et/ou l’AFP principale. h) Rassembler les documents nécessaires pour l’attribution des actifs aux employés du PAM, ainsi que pour le transfert des actifs appartenant au PAM à d’autres bureaux du PAM et les prêts à des partenaires (entités des Nations Unies, gouvernements ou partenaires coopérants). g) Soyez à l’affût de toute tendance inhabituelle ou demande importante d’équipement ou d’autres actifs et signalez, effectuez le suivi et résolvez tout problème.
f) Signaler de manière proactive tout problème au(x) point focal(s) principal(s) des actifs et/ou à la direction en s’assurant qu’ils sont conscients de la situation et qu’ils peuvent prendre des mesures pour sécuriser et sauvegarder les actifs dans la mesure du possible, par ex. entre autres actions, les immobilisations non utilisées sont stockées dans un espace de stockage/entrepôt verrouillé et cette surveillance est assurée dans la gestion des actifs à haut risque de chapardage. j) Participer activement au décompte physique et fournir toutes les informations nécessaires au point focal principal des actifs pour faciliter le processus de rapprochement. k) Fournir une contribution à l’AFP de l’administration principale en ce qui concerne les préparatifs des réunions du PSB. l) Aider à la mise en œuvre des recommandations du PSB approuvées par l’autorité déléguée qui concernent la passation des marchés sur la base de stratégies d’approvisionnement rentables, de pratiques quotidiennes de gestion des actifs, de comptage physique et de désactivation des actifs dans les systèmes du PAM. m) Veiller à ce que l’élimination des actifs technologiques soit conforme aux orientations fournies dans la Circulaire du Directeur exécutif OED2015/012 sur la politique en matière d’informations institutionnelles et de sécurité informatique du PAM et à la Note d’information – Lignes directrices pour l’élimination du matériel informatique et que les politiques concernant la suppression des données institutionnelles du PAM soient respectées. en vue d’éviter les pertes et les violations de données. n) En cas de rotation du personnel, responsable de la préparation et de l’exécution d’un transfert écrit approprié des tâches et responsabilités mentionnées ci-dessus afin d’assurer la continuité des activités. 11. Effectuer d’autres tâches assignées par le superviseur ou la direction.

QUALIFICATIONS ET EXIGENCES CLÉS

Vous possédez de vastes connaissances en :

• Soutenir les activités administratives et opérationnelles qui maintiennent les fonctions d’opérations de sécurité et alimentent les objectifs stratégiques globaux.

• Rassembler des données, aider à l’organisation de formations, de conférences et d’ateliers, et rédiger des rapports qui éclairent les activités administratives et opérationnelles de sécurité. Doit avoir des connaissances en informatique.
• Contextes de développement et humanitaires.
• Travailler avec un traitement de texte, des feuilles de calcul et des progiciels pertinents, ainsi que fournir un soutien administratif est souhaitable.

CADRE DE LEADERSIP DU PAM

Les candidates qualifiées sont encouragées à postuler.

Seuls les ressortissants nigérians peuvent postuler.

Les candidatures doivent être soumises en ligne et en anglais uniquement.

Seuls les candidats sélectionnés seront contactés. Toute démarche de démarchage entraînera automatiquement la disqualification du candidat concerné.

Le candidat sélectionné sera employé à durée déterminée ainsi qu’un contrat en rotation avec une période probatoire d’un an.

Le PAM propose une rémunération et des avantages sociaux attractifs, conformes aux normes de la CFPI (http://icsc.un.org) y compris le salaire de base , un régime de retraite et une assurance médicale.

Le candidat sélectionné devra être basé à Maiduguri pour assumer cette mission.

RAPPELS AVANT DE SOUMETTRE VOTRE DEMANDE

• Nous vous recommandons fortement que votre profil soit précis, complet et comprenne vos dossiers d’emploi, vos diplômes universitaires, vos compétences linguistiques et votre grade ONU (le cas échéant).
• Une fois votre profil complété, veuillez postuler et soumettre votre candidature.
• Veuillez vous assurer de télécharger votre CV professionnel en anglais.
• Veuillez noter que les seuls documents que vous devrez soumettre à ce moment sont votre CV et votre lettre de motivation.
• Des documents supplémentaires tels que des passeports, des lettres de recommandation, des certificats académiques, etc. pourront éventuellement être demandés ultérieurement.
• Veuillez nous contacter à [email protected] si vous rencontrez des difficultés lors de la soumission de votre candidature.
• Seuls les candidats présélectionnés seront informés.