Le Bureau du PAM recrute pour ce poste (09 Décembre 2023)

Le PAM célèbre et embrasse la diversité. Elle s’engage à respecter le principe de l’égalité des chances en matière d’emploi pour tous ses employés et encourage les candidats qualifiés à postuler sans distinction de race, de couleur, d’origine nationale, d’origine ethnique ou sociale, d’informations génétiques, de sexe, d’identité et/ou d’expression de genre, d’orientation sexuelle, de religion. ou croyance, statut VIH, handicap physique ou mental.

À PROPOS DU PAM

Le Programme alimentaire mondial des Nations Unies est la plus grande agence humanitaire au monde luttant contre la faim dans le monde. La mission du PAM est d’aider le monde à atteindre l’objectif Faim Zéro au cours de notre vie. Chaque jour, le PAM œuvre dans le monde entier pour garantir qu’aucun enfant ne se couche le ventre vide et que les plus pauvres et les plus vulnérables, en particulier les femmes et les enfants, puissent accéder aux aliments nutritifs dont ils ont besoin.

 

POSTE : Assistant support aux entreprises SC4_URGENCES 1

QUALIFICATIONS MINIMALES STANDARD

Éducation : achèvement des études secondaires.

Expérience : Quatre années ou plus d’expérience professionnelle à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans le domaine des affaires, avec une expérience dans le travail administratif général.

Connaissances et compétences :

• Maîtrise de l’utilisation du matériel de bureau et des progiciels informatiques, tels que Microsoft Word.

• Connaissance des routines et des méthodes de travail afin de réaliser les processus sous une supervision minimale.

• Fait preuve de tact et de courtoisie pour donner et recevoir des informations à un large éventail de personnes.

• Capacité à identifier les écarts dans les données et à rectifier les problèmes nécessitant une attention particulière.

• Capacité à offrir des conseils ou une formation de base sur le terrain au personnel plus jeune.

Langue : Service général (Siège) : Maîtrise (niveau C) de la langue anglaise.

La maîtrise (niveau C) ou une connaissance intermédiaire (niveau B) d’une autre langue officielle peut être requise en fonction de la localisation du poste ou du domaine de responsabilité.

Service général (terrain) : Maîtrise de la communication orale et écrite dans la langue de l’ONU en usage au lieu d’affectation et dans la langue du lieu d’affectation, si elle est différente.

CONTEXTE ORGANISATIONNEL

Ces emplois se trouvent dans les bureaux de pays (CO), les bureaux régionaux (RB) et le siège (HQ). Les titulaires du poste peuvent soit exercer des fonctions de soutien administratif au sein du front office et rendre compte à l’associé du soutien aux affaires, soit fournir un soutien administratif à une ou plusieurs équipes en relevant du chef d’unité concerné, du chef ou de la personne désignée. Dans les cas où ces postes soutiennent un flux d’activité spécifique, la ligne hiérarchique peut être celle du chef d’unité concerné, du chef ou de la personne désignée. À ce niveau, le travail est effectué sous une supervision minimale. Les titulaires d’emploi sont censés produire un travail organisé et précis, en entreprenant des activités spécifiques de soutien aux entreprises. Ils peuvent offrir des conseils sur les pratiques standard au personnel plus jeune dans leur domaine de travail.

OBJECTIF DU TRAVAIL

Fournir des processus de support commercial standard pour un domaine de travail professionnel spécifique, afin de faciliter une prestation de services efficace.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS (non exhaustives)

1. Recueillir des informations avec des instructions claires pour soutenir la rédaction de documents et la préparation de rapports par d’autres membres du personnel.

2. Répondre aux requêtes et les faire remonter le cas échéant, afin de fournir un service rapide et précis aux clients.

3. Soutenir le traitement et la gestion des tâches administratives et financières courantes dans divers domaines fonctionnels, afin de contribuer à la gestion efficace et opportune des ressources.

4. Fournir des services de révision et de relecture des documents standards, afin de contribuer au développement d’une documentation précise.

5. Assumer la responsabilité de la maintenance des systèmes et des fichiers standard définis, afin de garantir que les informations sont exactes et facilement disponibles pour la fonction.

6. Identifier les écarts simples dans les statistiques et les données, telles que les informations manquantes, et en faire rapport aux cadres supérieurs afin d’aider les clients à accomplir leur travail.

7. Assumer la responsabilité de l’intégrité des données pour faciliter la disponibilité d’informations précises dans les systèmes de l’entreprise.

8. Fournir des conseils sur les méthodes et pratiques courantes de soutien commercial aux collègues juniors afin de garantir que les services sont fournis de manière cohérente et conforme aux normes requises.

9. Travailler avec diverses personnes, en prenant en compte les commentaires le cas échéant pour aider à fournir un soutien commercial au personnel.

CAPACITÉS ORGANISATIONNELLES DE BASE DES 4P

But

– Comprendre et communiquer les objectifs stratégiques : aide les coéquipiers à articuler les objectifs stratégiques du PAM. Être une force de changement positif : Suggérer au superviseur des améliorations potentielles aux processus de travail de l’équipe.

– Rendre la mission inspirante pour notre équipe : Explique aux coéquipiers l’impact des activités du PAM dans les communautés bénéficiaires.

– Rendre notre mission visible dans les actions quotidiennes : Explique comment les responsabilités de notre propre unité serviront la mission du PAM.

Personnes

. Rechercher des moyens de renforcer les compétences des personnes : Forme les coéquipiers juniors à de nouvelles compétences et capacités.

. Créer une culture inclusive : recherche des opportunités de travailler avec des personnes d’horizons différents.

. Soyez un coach et fournissez des commentaires constructifs : sert de coach pour les collègues dans le même domaine de travail.

. Créer un esprit « Je le ferai »/« Nous le ferons » : suit les progrès vers les objectifs et partage régulièrement ces informations avec le superviseur.

Performance

. Encourager l’innovation et les solutions créatives : explore les moyens d’être constamment plus efficace et précis dans ses propres domaines de travail et partage de nouvelles méthodes de travail avec ses collègues.

. Se concentrer sur l’obtention de résultats : se concentre sur l’obtention de résultats et suit les tendances des taux d’achèvement de ses propres tâches afin d’identifier les opportunités d’efficacité.

. Prendre des engagements et respecter ses engagements : assume la responsabilité de ses propres tâches et informe son superviseur dès que possible des retards potentiels dans le respect des délais ou des engagements.

. Soyez décisif : décide de manière indépendante des mesures à prendre face à des choix critiques sur le lieu de travail ou à des situations dangereuses sur le terrain.

Partenariat

. Connectez-vous et partagez entre les unités du PAM : suggère au superviseur des opportunités de partenariat avec d’autres unités.

. Construire des partenariats externes solides : identifie les opportunités de travailler avec des collègues et des partenaires sur le terrain vers des objectifs communs.

. Être politiquement agile et adaptable : Développe une compréhension de la valeur des équipes du PAM et des partenaires externes dans la réalisation des buts et objectifs de l’équipe.

. Soyez clair sur la valeur que le PAM apporte aux partenariats : aligne ses propres activités sur les priorités du superviseur pour répondre aux besoins des partenaires internes et externes.

AUTRES EXIGENCES SPÉCIFIQUES DU POSTE

Cette section est facultative pour décrire les responsabilités et les connaissances supplémentaires requises pour le poste spécifique.