Le Programme alimentaire mondial (PAM) des Nations Unies, une organisation humanitaire très prestigieuse, réputée et la plus grande au monde, opère dans plus de 120 pays et territoires, apportant une aide vitale dans les situations d’urgence, créant des voies vers la paix, la stabilité et la prospérité pour les personnes qui se rétablissent des conflits, des catastrophes et de l’impact du changement climatique et en soutenant des moyens de subsistance durables et résilients pour un monde sans faim.
Titre du poste 1 : Business Support Assistant à l’Aviation
Grade : SC4
Type de contrat : Contrat de service
Durée de l’emploi : 12 mois
Unité : UNHAS
Lieu d’affectation : Diverses localités
Nombre de poste : roster
CONTEXTE ADMINISTRATIF:
Ces postes sont à pouvoir dans des bureaux de pays, des bureaux de section ou des bureaux de terrain, et les titulaires relèvent du ou de la Chargé(e) des services aériens ou de son ou sa suppléant(e). Les titulaires se spécialisent généralement soit dans le transport aérien soit dans les mouvements aériens, et à ce niveau, ils travaillent sous une supervision minimale et assument la responsabilité de la réalisation de diverses opérations et activités nécessitant d’eux qu’ils interprètent dans une certaine mesure les orientations et pratiques standard à leur disposition. Toutes et tous doivent pouvoir recommander des lignes d’action simples à leurs collègues à divers échelons et peuvent assigner des tâches à d’autres membres du personnel d’appui.
OBJECTIFS ATTACHÉS AU POSTE:
Assurer diverses activités de coordination et tâches administratives qui contribuent à la fourniture de services aériens sûrs et efficaces à la communauté d’aide humanitaire.
PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS :
- Assurer la coordination et l’administration des opérations aériennes, en veillant au respect des normes du PAM, notamment des procédures de gestion des risques, afin d’appuyer la fourniture de services aériens sûrs et efficaces.
- Assurer la liaison avec les autorités aéroportuaires et d’autres autorités locales pour obtenir les approbations, les documents et les autorisations nécessaires aux opérations aériennes.
- Prendre des mesures pour vérifier avant le décollage que tous les passagers enregistrés ont embarqué et que l’ensemble des marchandises prévues ont été chargées, en se concertant avec les membres d’équipage pour garantir des vols sûrs et en faisant le cas échéant remonter les problèmes à un responsable hiérarchique.
- Rassembler tous les documents de contrôle post-vol pour vérifier que les vols ont eu lieu et se sont déroulés conformément aux conditions fixées.
- Étudier, regrouper et communiquer des informations relatives à l’aviation afin d’éclairer la prise de décisions, de faciliter la planification et l’exécution du transport aérien ainsi que l’établissement des rapports y afférents et de garantir ainsi la bonne exécution des contrats.
- Actualiser et alimenter les bases de données et les fichiers appropriés pour s’assurer que les informations utilisées sont exactes, structurées et accessibles, et facilitent le respect des exigences en matière d’établissement des rapports.
- Répondre aux questions des bénéficiaires des services en respectant les procédures standard et en cherchant conseil si nécessaire pour traiter rapidement toutes les demandes d’information avec un grand souci du service à la clientèle.
- Assurer la liaison avec les collègues pour mener à bien les tâches qui lui sont assignées et faire en sorte que les activités de transport s’inscrivent bien dans les programmes plus vastes, afin d’adopter une démarche concertée pour mener les opérations aériennes.
- Fournir un appui à d’autres membres du personnel en les aidant à mener à bien les tâches qui leur sont assignées, dans le respect des normes et des délais convenus.
- Faciliter la conduite d’examens portant sur les processus et contribuer à l’amélioration des méthodes et des pratiques, afin de maximiser la performance des opérations aériennes et des activités y afférentes.
- Appliquer les pratiques standard de préparation aux situations d’urgence pour aider le PAM à intervenir rapidement dans ses principaux domaines d’action dès le début des crises.
COMPÉTENCES ORGANISATIONNELLES ESSENTIELLES “MRPP”:
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Compétences Thématiques MRPP |
Compétence |
Description de la conduite attendue au niveau d’aptitude requis |
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Motivation |
Comprendre et communiquer les
Objectifs stratégiques |
Aide les membres de l’équipe à exposer clairement les Objectifs stratégiques du PAM. |
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Être une force de changement positif |
Propose des améliorations des méthodes de travail de l’équipe au ou à la responsable hiérarchique |
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Faire de la mission du PAM une source d’inspiration pour l’équipe |
Explique aux membres de l’équipe l’impact des activités du PAM sur les communautés bénéficiaires. |
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Faire connaître la mission du PAM au quotidien |
Expose clairement comment les responsabilités de l’unité contribueront à la réalisation de la mission du PAM. |
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Ressources Humaines |
Rechercher des moyens de renforcer les compétences individuelles |
Aide les collègues moins expérimentés à acquérir de nouvelles compétences et capacités. |
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Créer une culture de l’ouverture d’esprit |
Recherche des possibilités de travailler avec des personnes d’horizons différents. |
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Accompagner et assurer un retour d’information constructif |
Assure l’accompagnement de collègues travaillant dans le même domaine d’activité | ||
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Adopter et prôner une attitude volontariste |
Surveille les progrès accomplis dans la réalisation des objectifs et communique régulièrement ces informations à son ou sa responsable hiérarchique. | ||
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Performance |
Encourager l’innovation et les solutions créatives |
Recherche des possibilités d’être créatif/créative dans son domaine d’activité ainsi que des moyens d’aider les membres de l’équipe à être plus innovants et plus rigoureux dans leurs tâches et domaines de travail respectifs. | |
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Donner la priorité à l’obtention de résultats |
Axe ses efforts sur l’obtention des résultats et suit l’évolution des taux d’achèvement des tâches qui lui sont imparties, afin de trouver des moyens de gagner en efficience. | |
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Prendre des engagements et s’y tenir |
Assume la responsabilité des tâches qui lui sont imparties et informe le ou la responsable hiérarchique dès que possible des éventuels retards par rapport au calendrier fixé et aux engagements pris. | ||
| Savoir prendre des décisions | Assume la responsabilité des tâches qui lui sont imparties et informe le ou la responsable hiérarchique dès que possible des éventuels retards par rapport au calendrier fixé et aux engagements pris. | ||
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Partenariat |
Relier et faire travailler ensemble les unités du PAM |
Propose des possibilités de partenariat avec d’autres unités à son ou sa responsable hiérarchique | |
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Bâtir de solides partenariats avec des acteurs extérieurs |
Propose des possibilités de partenariat avec d’autres unités à son ou sa responsable hiérarchique | ||
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Faire preuve de souplesse et d’adaptabilité sur le plan politique |
Apprend à reconnaître la valeur des équipes et des partenaires extérieurs du PAM pour la réalisation des buts et objectifs de l’équipe. | ||
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Bien expliquer la valeur qu’apporte le PAM aux partenariats |
Adapte ses activités aux priorités de son ou sa responsable hiérarchique pour répondre aux besoins des partenaires internes et externes. |
COMPÉTENCES FONCTIONNELLES:
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Compétence |
Description de la conduite attendue au niveau d’aptitude requis |
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Connaissances techniques spécialisées en matière d’aviation |
Utilise des systèmes d’aviation pour surveiller les questions liées aux opérations, à la sûreté et à la sécurité des services aériens du PAM, comme les opérations de transport et de largage aériens, les vols d’évacuation et d’autres vols affrétés. |
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Planification, gestion de projet et gestion des ressources |
Soutient les efforts déployés par son équipe en matière de planification, de prévision et de gestion des ressources, en collectant des données issues de diverses sources. |
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Gestion des informations et établissement des rapports |
Rassemble des informations et des données fiables en temps voulu pour permettre la prise de décisions en connaissance de cause sur l’établissement des rapports au sein de l’unité considérée et, par voie de conséquence, de l’ensemble de la communauté d’aide humanitaire. |
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Prestation de services, établissement des contrats de transport aérien et conduite des opérations |
Aide à la négociation des contrats avec des tiers en collectant et en regroupant les informations permettant au PAM de prendre des décisions en connaissance de cause. |
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Évaluation de la performance et contrôle de la qualité du transport aérien |
Fait preuve de sa détermination à mener les différentes activités relatives au transport aérien dans le respect des normes de fonctionnement du PAM pour prendre des décisions sûres et responsables dans son domaine de travail. |
EXPÉRIENCE SOUHAITÉE:
• Expérience des zones de vol restreintes et d’autres risques liés au transport aérien et de l’aide à la planification des vols.
• Expérience de la gestion des manifestes passagers et du chargement des aéronefs.
• Expérience de l’interprétation des bulletins météorologiques courants.
• Expérience des procédures de base de suivi des vols et de radiotéléphonie.
NIVEAU D’ÉTUDES MINIMAL REQUIS:
Formation:
Achèvement des études secondaires. Certificat d’études post-secondaires dans les domaines de la navigation aérienne, du contrôle aérien, de l’ingénierie aéronautique ou d’un domaine connexe indispensable pour les fonctions relatives aux opérations aériennes et souhaitable pour celles relatives aux mouvements aériens.
Connaissances lingustiques:
Avoir un excellent niveau en Français. la connaissance de l’Anglais sera un atout..
Titre du poste 2 : Assistant administratif G5- Congo
QUALIFICATIONS MINIMALES STANDARD
Éducation : Diplôme d’études secondaires. Un certificat d’études postsecondaires dans le domaine fonctionnel connexe est souhaitable.
Langue : Services généraux (Siège) : Maîtrise (niveau C) de la langue anglaise. La maîtrise (niveau C) ou une connaissance intermédiaire (niveau B) d’une autre langue officielle peut être requise selon le lieu du poste ou le domaine de responsabilité.
Services généraux (terrain) : Maîtrise de la communication orale et écrite dans la langue de l’ONU en usage au lieu d’affectation et dans la langue du lieu d’affectation, si elle est différente.
CONTEXTE ORGANISATIONNEL
Ces emplois se trouvent dans les bureaux de pays (CO), les bureaux régionaux (RB) et le siège (HQ). Les titulaires de poste relèvent d’un chef d’unité, d’un chef, d’un agent administratif ou de la personne désignée.
À ce niveau, les titulaires de poste sont censés assumer la responsabilité de l’exécution d’une gamme de processus et d’activités nécessitant une certaine interprétation des directives / pratiques standard. Les titulaires de poste sont en mesure de recommander un plan d’action au personnel à différents niveaux et peuvent attribuer des tâches à d’autres membres du personnel de soutien.
OBJECTIF DU POSTE
Soutenir la prestation et le maintien efficaces de pratiques administratives de qualité axées sur le client et sur l’optimisation des ressources.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS (non exhaustives)
- Vérifier la fourniture d’une gamme de services, y compris la gestion des installations et des véhicules légers, les déplacements, le protocole, etc., le maintien de l’information, pour contribuer à la fourniture d’un environnement de travail sûr et confortable.
- Rassembler et traiter les informations, y compris la diffusion pour soutenir la production de documents et de rapports standard pour l’unité, pour permettre la prise de décision et la gestion efficace des ressources.
- Gérer et tenir à jour les dossiers papier et électroniques dans le domaine de responsabilité conformément aux procédures établies, afin d’assurer un accès rapide et facile aux données selon les besoins.
- Entreprendre des recherches et effectuer des analyses de base des données, afin de contribuer à la fourniture d’informations précises et à une gestion efficace des ressources.
- Être un premier point de contact pour les requêtes internes, afin de faciliter la fourniture d’une résolution efficace et efficiente des problèmes quotidiens.
- Fournir des contributions aux méthodes et pratiques de routine dans son propre domaine de travail, pour soutenir l’amélioration continue des services fournis.
CAPACITÉS ORGANISATIONNELLES DE BASE 4Ps
But
- Comprendre et communiquer les objectifs stratégiques : aide les coéquipiers à articuler les objectifs stratégiques du PAM.
- Être une force de changement positif : Suggère au superviseur des améliorations potentielles aux processus de travail de l’équipe.
- Rendre la mission inspirante pour notre équipe : Explique l’impact des activités du PAM dans les communautés bénéficiaires aux coéquipiers.
- Rendre notre mission visible dans les actions quotidiennes : Explique comment les responsabilités de sa propre unité serviront la mission du PAM.
Personnes
- Cherchez des moyens de renforcer les compétences des personnes : formez vos coéquipiers juniors à de nouvelles compétences et capacités.
- Créer une culture inclusive : Cherche des opportunités de travailler avec des personnes d’horizons différents.
- Soyez un coach et fournissez des commentaires constructifs : Sert de coach pour les collègues dans le même domaine de travail.
- Créer un esprit « Je vais »/« Nous allons » : suit les progrès vers les objectifs et partage régulièrement ces informations avec le superviseur.
Performance
- Encourager l’innovation et les solutions créatives : explore des moyens d’être constamment plus efficace et précis dans ses propres domaines de travail et partage de nouvelles méthodes de travail avec ses collègues.
- Concentrez-vous sur l’obtention de résultats : concentrez-vous sur l’obtention de résultats et suivez les tendances des taux d’achèvement pour vos propres tâches afin d’identifier les opportunités d’efficacité.
- Prendre des engagements et respecter ses engagements : assume la responsabilité de ses propres tâches et informe le superviseur dès que possible des retards potentiels dans le respect des délais ou des engagements.
- Soyez décisif : décidez indépendamment des mesures à prendre face à des choix critiques sur le lieu de travail ou à des situations dangereuses sur le terrain.
Partenariat
- Connectez-vous et partagez entre les unités du PAM : Suggère des opportunités de partenariat avec d’autres unités au superviseur.
- Construire des partenariats externes solides : Identifie les opportunités de travailler avec des collègues et des partenaires sur le terrain vers des objectifs communs.
- Être politiquement agile et adaptable : développe une compréhension de la valeur des équipes du PAM et des partenaires externes dans la réalisation des buts et objectifs de l’équipe.
- Soyez clair sur la valeur que le PAM apporte aux partenariats : aligne ses propres activités sur les priorités du superviseur pour répondre aux besoins des partenaires internes et externes.
CAPACITÉS FONCTIONNELLES
| Nom de la capacité | Description du comportement attendu pour le niveau de compétence |
| Services de soutien aux entreprises et rapports | Démontre sa capacité à convertir les plans d’affaires en actions claires pour les membres de l’équipe afin de soutenir la mise en œuvre du programme. Collecte et rapporte des données pour en tirer des informations factuelles. |
| Contrôles internes et gestion des risques | Démontre une connaissance de base des contrôles internes, de la gestion des risques et des mécanismes de surveillance et de leur applicabilité aux activités critiques du client immédiat. |
| La gestion des ressources | Surveille les tendances en matière de dotation en personnel et d’utilisation des ressources pour anticiper et faire remonter les problèmes potentiels aux responsables de programme et aux clients clés. |
| Connaissances spécialisées en services administratifs | Démontre une connaissance large ou spécialisée des meilleures pratiques, techniques et processus administratifs, et une bonne compréhension des normes, processus et infrastructures du PAM dans le domaine de responsabilité ; l’applique pour assurer la fourniture de services administratifs efficients et efficaces. |
| Orientation client | Surveille et supervise le travail administratif par rapport aux normes et protocoles établis pour l’excellence du service. S’assure que les problèmes des clients sont identifiés et résolus. |
AUTRES EXIGENCES SPÉCIFIQUES DE L’EMPLOI
Cette section est facultative pour décrire les responsabilités et les connaissances supplémentaires requises pour le travail spécifique
EXPÉRIENCES SOUHAITÉES POUR L’ENTRÉE DANS LE RÔLE
- A démontré une capacité à effectuer toutes les activités administratives de routine conformément aux normes de fonctionnement du PAM dans le cadre de son travail quotidien
- A aidé à fournir des conseils ad hoc aux nouveaux membres du personnel
TERMES ET CONDITIONS
La date limite de candidature est le 18 Août 2023
