Le poste est situé à la Division des enquêtes (DI) du Bureau des services de contrôle interne (BSCI) à Bunia et relève du chef de section à Bunia. Le BSCI est l’organe de contrôle interne des Nations Unies et aide le Secrétaire général à s’acquitter de ses responsabilités en matière de supervision des ressources et du personnel de l’Organisation en fournissant des services d’audit, d’enquête, d’inspection et d’évaluation. La DI/BSCI enquête sur les signalements de violations potentielles des règles et règlements, de mauvaise gestion, de fautes professionnelles, de gaspillage de ressources et d’abus de pouvoir.
Le BSCI recherche un ASSISTANT ADMINISTRATIF, G6
Responsabilités
Dans le cadre des pouvoirs qui lui sont délégués, l’assistant administratif sera responsable des tâches suivantes : Gestion des ressources humaines :
-Exécute des actions liées à l’administration des activités de ressources humaines de l’unité, liées au recrutement du personnel et des consultants, à l’intégration, à la réinstallation, aux évaluations de performance, à la cessation de service des membres du personnel, à la formation, etc., en veillant à la cohérence dans l’application des règles et procédures de l’ONU.
-Répond aux demandes de renseignements et fournit des informations et des conseils au personnel concernant ses droits, les procédures administratives, les processus et les pratiques, les conditions de service, les devoirs et responsabilités, et les droits prévus par le Statut et le Règlement du personnel.
-Surveille le tableau des effectifs et tient à jour les dossiers et registres statistiques pertinents.
Budget et finances :
-Aide à la préparation et à l’examen des propositions/besoins en matière de ressources financières et humaines pour l’examen de l’unité administrative et de l’OUSG du BSCI.
-Surveille les dépenses et les compare au budget approuvé ; prépare les ajustements nécessaires.
-Prépare les besoins en ressources pour les soumissions budgétaires à l’examen de la direction.
-Aide à la préparation des soumissions sur l’exécution du budget et à la finalisation des rapports sur l’exécution du budget, en analysant les écarts entre les budgets approuvés et les dépenses réelles.
-Préparer ou personnaliser les rapports financiers à partir des rapports générés par le système UMOJA.
-Coordonner avec les autres membres du personnel des finances et du budget sur les questions connexes lors de la préparation des rapports budgétaires.
Administration générale :
-Rédiger la correspondance courante pour répondre aux demandes de renseignements concernant les questions administratives, d’audit financier et de personnel pertinentes.
-Coordonner étroitement avec les unités de service et assurer une liaison fréquente avec les membres de l’équipe interne, tant au Siège que sur le terrain.
-Préparer et traiter tous les formulaires et autorisations de l’ONU pour le personnel contractuel et de l’unité, de la section ou du service de l’ONU, y compris : les laissez-passer de l’ONU, les laissez-passer de propriété, les permis de stationnement de l’ONU, l’accès par carte magnétique et les clés de porte.
-Traiter les demandes de fournitures de bureau, de services généraux, de logistique et d’espace de bureau. Établir les documents d’acquisition d’UMOJA pour l’achat de divers besoins de bureau.
-Peut être chargé d’orienter, de former et de superviser le travail du personnel des services généraux plus subalterne.
-Aider à la collecte et à l’analyse des données ainsi qu’à la préparation de présentations de données et de rapports pour le partage de l’information, la réponse aux demandes de renseignements, la gestion des connaissances, la planification et la prise de décisions.
-Aide à la visualisation et à la mise à jour de documents d’information tels que des pages Web ou des brochures. Soutien administratif aux enquêtes :
-Fournit un soutien aux équipes d’enquête en matière de logistique, de planification opérationnelle, d’administration administrative et de besoins informatiques, et participe aux réunions de gestion des services communs.
-Assiste les enquêteurs dans les activités liées à la planification, à l’organisation et à la conduite des enquêtes sur les violations présumées des règles de l’ONU.
Compétences
PROFESSIONNALISME :
Aptitude à s’acquitter d’un large éventail de fonctions administratives, par exemple budget/programme de travail, ressources humaines, gestion de bases de données, etc. Aptitude à appliquer sa connaissance des diverses règles et réglementations administratives, financières et de ressources humaines des Nations Unies dans le cadre de son travail.
Tire fierté de son travail et de ses réalisations ; fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; est consciencieux et efficace dans le respect des engagements, le respect des délais et l’obtention de résultats ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; fait preuve de persévérance face aux problèmes ou aux défis difficiles ; reste calme dans les situations de stress ; s’engage à mettre en œuvre l’objectif de l’égalité des sexes en assurant la participation égale et la pleine implication des femmes et des hommes dans tous les aspects du travail. Aptitude à analyser, modéliser et interpréter des données à l’appui de la prise de décisions.
COMMUNICATION :
Parler et écrire clairement et efficacement ; écouter les autres, interpréter correctement les messages des autres et répondre de manière appropriée ; poser des questions pour clarifier les choses et manifester un intérêt pour la communication bilatérale ; adapter le langage, le ton, le style et la présentation au public visé ; faire preuve d’ouverture dans le partage de l’information et tenir les gens informés. TRAVAIL D’ÉQUIPE :
Travaille en collaboration avec ses collègues pour atteindre les objectifs de l’organisation ; sollicite les contributions en valorisant véritablement les idées et l’expertise des autres ; est disposé à apprendre des autres ; place l’ordre du jour de l’équipe avant son ordre du jour personnel ; soutient et agit en accord avec la décision finale du groupe, même lorsque ces décisions ne reflètent pas entièrement sa propre position ; partage le mérite des réalisations de l’équipe et accepte la coresponsabilité des lacunes de l’équipe.
PLANIFICATION ET ORGANISATION :
Élabore des objectifs clairs qui sont cohérents avec les stratégies convenues ; identifie les activités et les tâches prioritaires ; ajuste les priorités selon les besoins ; alloue le temps et les ressources appropriés à l’achèvement du travail ; prévoit les risques et prévoit les imprévus lors de la planification ; surveille et ajuste les plans et les actions selon les besoins ; utilise le temps efficacement.
