Le Bureau des Nations unies pour les services d’appui aux projets est un organe opérationnel des Nations unies soutenant la mise en œuvre des projets d’un large éventail de partenaires, notamment des entités onusiennes, des institutions financières internationales, des gouvernements et divers organismes humanitaires.
Poste 1 : Associé.e Exécutif.ve Adjoint.e
Lieu d’affectation : Kinshasa, République démocratique du Congo
Période d’application : 21-fév-2023 au 07-mars-2023
Les candidatures aux postes vacants doivent être reçues avant minuit, heure de Copenhague (CET), à la date de clôture de l’annonce.
Veuillez noter qu’à aucun stade du processus de recrutement, l’UNOPS ne demandera aux candidats d’effectuer des paiements de quelque nature que ce soit.
Informations générales – Spécifiques à l’emploi
L’Associé.e Exécutif.ve du Bureau Multi-Pays travaillera directement sous la supervision de la Directrice du CDMCO et en étroite collaboration avec l’Équipe de Direction Générale, en particulier le Bureau de Développement des Partenariats et le Bureau de gestion des programmes ainsi à l’appui du développement du portefeuille du bureau, de son positionnement et du programme par la coordination, la communication et le partage d’informations.
La République démocratique du Congo
Basé à Kinshasa en République Démocratique du Congo (RDC) depuis 1991, le Bureau Multipays Démocratique Congo (CDMC) de l’UNOPS couvre onze pays : Angola, Burundi, Cameroun, République Centrafricaine, Comores, Gabon, Guinée Equatoriale, République Démocratique du Congo Congo, la République du Congo, Madagascar et le Rwanda. Le bureau multipays est opérationnel dans neuf des onze pays à ce jour ; il dispose d’un portefeuille de plus de 30 projets et emploie plus de 260 personnes.Le Bureau multipays a noué de solides relations de travail avec des partenaires internationaux et des donateurs, des agences des Nations Unies, y compris des missions des Nations Unies, et des gouvernements centrafricains. Il fournit un appui technique et un renforcement des capacités dans les domaines du développement stratégique national, y compris le développement d’infrastructures durables dans les secteurs de la santé, de l’éducation, des travaux publics, de la gouvernance et de l’administration publique, ainsi que dans les achats durables, la gestion de projets, la gestion de fonds et les services de conseil sectoriel les domaines de la paix et de la sécurité, de la préservation et de la protection de l’environnement, de la revitalisation des programmes/projets, entre autres.
Responsabilités fonctionnelles
Sous la direction et la supervision générales de la directrice du bureau multipays et en étroite collaboration avec l’équipe de direction, l’associé.e exécutif.ve doit :
- Fournir un appui fonctionnel, une coordination et une assistance à la Directrice et à son bureau à travers :
- La préparation et/ou le partage d’informations, des discours et des présentations détaillées et d’autres documents en liaison étroite avec le Bureau de développement des partenariats, selon les besoins, pour l’usage interne et externe de la Directrice.
- L’appui au bureau de la Directrice à l’organisation des retraites, des formations et des ateliers sous-régionaux pour le personnel, y compris la préparation de leur agenda, la documentation, l’examen du budget et l’autorisation des dépenses ;
- l’organisation des événements de haut niveau avec des invités d’ambassades, de gouvernements, d’agences des Nations Unies, d’organisations gouvernementales / non gouvernementales et d’autres partenaires ;
- La coordination et la préparation des réunions avec les principaux partenaires / donateurs (logistique, points de discussion, notes de fond, présentations, etc.)
- La gestion de la circulation efficace des informations, des actions à suivre après instructions
- L’organisation des réunions régulières et ponctuelles notamment celles avec le SMT du CDMC et des réunions de tout le personnel ;
- La participation aux réunions pertinentes pour ensuite faire des rapports à la Directrice
- La préparation des procès-verbaux des réunions et les résumés des actions à entreprendre ; suivi avec les points focaux / personnes responsables et suivi des progrès sur les questions évoquées et les points prévus ;
- La mise en place d’un réseau efficace et l’échange d’informations avec les fonctionnaires et entités du gouvernement, les partenaires financiers et les clients commerciaux importants et les parties concernées ;
- La mise en place d’un protocole approprié et de directives de correspondance de l’équipe du bureau lors des communications avec le gouvernement, les donateurs et d’autres partenaires externes ;
- Le soutien au développement de systèmes et de procédures efficaces pour l’amélioration et la rationalisation du flux de travail et de communication au sein du SMT et entre les différentes équipes de bureau du CDMC, afin de répondre aux exigences professionnelles et au rythme élevé ;
Assurer une communication efficace et un soutien administratif à travers :
- l’entretien, le développement et le renforcement des contacts avec les donateurs, les fonctionnaires et entités gouvernementales, les partenaires et autres parties concernées, y compris les représentants et les bureaux administratifs des agences et missions des Nations Unies
- la mise à jour régulière de tous les fichiers papier et électroniques, les documents de référence et les dossiers confidentiels, au besoin, et l’évaluation des informations en vue de leur conservation ou de leur élimination
- la gestion du flux d’informations au bureau et diffuser les communications institutionnelles et inter services au personnel au besoin
- la facilitation du partage d’informations avec et entre les services de gestion de programme, de partenariat / développement des affaires et de soutien et ses unités opérationnelles
- le suivi des délais, des engagements pris, des mesures prises ainsi que la collecte et la soumission des rapports au directeur et, les rapports du directeur du bureau multi pays au directeur régional
- la rédaction de correspondances de routine, de circulaires interservices, de notes d’informations générales, de documents, de rapports et de procès-verbaux de réunions ; et la traduction (français / anglais) si nécessaire
- la préparation des feuilles de calcul, des bases de données, des présentations et des tableaux garantissant un style approprié et l’exactitude des informations
- la gestion des missions et du calendrier de représentation du directeur multi-pays, ainsi que les préparatifs de voyage, conformément aux règles et réglementations d’approbation
- la préparation des documents d’information, de présentation et de positionnement de haute qualité pour le directeur multi-pays pour les rendez-vous, les réunions et les missions ; et décrivent et préparent les déclarations de positionnement du CDMC, y compris la rédaction et l’édition de documents d’information et de points de discussion, en collaboration avec le Bureau de développement des partenariats et l’équipe de communication
- L’élimination des goulots d’étranglement des communications au bureau
- La coordination du flux d’informations entre le Bureau régional AFR, les groupes de pratique au Siège et le bureau du Directeur et la diffusion des communications institutionnelles et inter services entre le bureau multipays et le Siège au Directeur et à la haute direction selon les besoins
- La compilation, la rédaction, le suivi et l’analyse des informations sur des sujets / problèmes désignés, la collecte d’informations à partir de diverses sources et l’évaluation des valeurs et / ou impact potentiel
- le classement de toutes les informations sensibles ou confidentielles
- La compilation des rapports et de la documentation administrative à la demande du directeur
- L’appui à la Directrice en ce qui concerne la préparation, l’organisation et le suivi des activités, y compris, mais sans s’y limiter, la rédaction des notes conceptuelles, des termes de référence, la rédaction et l’édition des estimations de coûts et de budgets sur les propositions de projets ;
- Effectuer des voyages locaux ou internationaux à la demande de la Directrice ;
- La fourniture de tous services administratifs, logistiques, protocolaires et de secrétariat pour le directeur
Fournir un soutien au renforcement efficace des connaissances et au partage des connaissances à travers :
- La coordination des efforts internes et externes de gestion des connaissances et de partage d’informations du CDMC ;
- Les recherches, des analyses et des mises à jour sur les tendances et les problèmes de développement / politiques / sociaux / économiques au fur et à mesure qu’ils effacent dans les pays ;
- L’organisation, la coordination et le soutien logistique pour des événements et des ateliers, y compris des retraites annuelles ; de la formation du personnel des Nations Unies sur les questions de coordination, d’administration et de protocole pour le directeur / et le SMT ;
- La formation du personnel de soutien temporaire aux méthodes, systèmes et procédures de bureau ;
- Les contributions aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.
- L’appui à la numérisation et au maintien d’un système de classement et des archives de documents appropriés, y compris les listes de contacts des partenaires ;
- La gestion et la coordination du bureau de la directrice, assure à tout moment un environnement de professionnalisme et de travail d’équipe et établit des normes de conduite exemplaires pour l’équipe du bureau.
Formation/Expérience/Exigences linguistiques
Éducation:
- Avoir un diplôme secondaire est requis
- Une Formation universitaire de premier niveau (Bachelor) dans un domaine lié au développement international, à la communication, à l’administration des affaires ou à l’administration publique serait un atout.
- Un diplôme technique pertinent, ou une certification dans un domaine lié au développement international, à la communication, à l’administration des affaires ou à l’administration publique serait un atout considérable.
Expérience:
- Un minimum de 6 ans d’expérience professionnelle pertinente en appui administratif est requis pour les candidats.es titulaires d’un diplôme secondaire.
- Un minimum de 2 ans d’expérience professionnelle pertinente pour les candidats.es titulaires d’une Licence (Bachelor) est exigé
- Un minimum de 4 ans d’expérience professionnelle pertinente pour les candidats.es titulaires d’un diplôme technique est exigé
- Expérience en tant qu’administrateur exécutif, support client et logistique, assistant commercial ou rôle similaire serait un atout.
- Connaissance des logiciels de tableurs, des logiciels de traitement de texte et de présentation ; La connaissance de G-suite est un atout ;
- La connaissance des systèmes de gestion de l’UNOPS est un atout supplémentaire
Langue:
- Une parfaite maîtrise du français est requise
- La connaissance de l’anglais est un atout
Poste 2 : Chef de projet (Projets transactionnels)
Département/bureau AFR, CDMCO, RD Congo
Lieu d’affectation : Plusieurs
ICA – » Ouvert, sous réserve des exigences organisationnelles, de la disponibilité des fonds et des performances satisfaisantes
Période d’application : 22-fév-2023 au 15-mars-2023
Les candidatures aux postes vacants doivent être reçues avant minuit, heure de Copenhague (CET), à la date de clôture de l’annonce.
Veuillez noter qu’à aucun stade du processus de recrutement, l’UNOPS ne demandera aux candidats d’effectuer des paiements de quelque nature que ce soit.
Informations générales – Spécifiques à l’emploi
Les chefs de projet pour les projets transactionnels seront chargés de superviser l’exécution des projets d’approvisionnement et de ressources humaines au sein du portefeuille de l’UNOPS CDMCO. Ces projets se concentrent sur la fourniture de biens et services clés à divers partenaires de l’UNOPS CDMCO à travers l’Afrique centrale.
Le gestionnaire de projet est responsable des opérations quotidiennes du ou des projets transactionnels et fournit des services aux différents donateurs, partenaires et bénéficiaires. On s’attend à ce qu’il aide à développer le portefeuille, ainsi qu’à atteindre ou dépasser les objectifs de performance et de livraison de l’organisation.
Le chef de projet rendra compte au chef de programme.
La République démocratique du Congo
Le Bureau des Nations Unies pour les services d’appui aux projets (UNOPS) est une branche opérationnelle des Nations Unies, soutenant la mise en œuvre réussie des projets de consolidation de la paix, humanitaires et de développement de ses partenaires dans le monde entier. Mandaté en tant que ressource centrale des Nations Unies, l’UNOPS fournit des services durables de gestion de projets, d’approvisionnement et d’infrastructure à un large éventail de gouvernements, de donateurs et d’organisations des Nations Unies.Situé à Kinshasa, en RDC, le Hub UNOPS en Afrique centrale (CDMCO) couvre onze pays. Le bureau a développé de solides relations de travail avec des partenaires internationaux, des agences des Nations Unies, y compris les missions des Nations Unies et les gouvernements d’Afrique centrale au fil des ans. Il fournit un soutien technique et un renforcement des capacités dans des domaines de développement stratégiques, notamment la réhabilitation et le développement des infrastructures dans les secteurs de la santé, de l’éducation, des travaux publics, de la gouvernance/administration publique ; passation des marchés, gestion de projet et services consultatifs sectoriels ; la paix et la sécurité, la préservation et la protection de l’environnement, entre autres.
Responsabilités fonctionnelles
Il existe de multiples projets de catégorie 1 (risque faible) dans divers pays MCO (RDC, RCA, Angola, Cameroun, Rwanda, Burundi, Gabon, Comores, Madagascar), axés sur les services d’appui aux ressources humaines et aux achats. Environ la moitié des projets sont mis en œuvre dans le cadre du protocole d’accord global avec le HCR pour les services d’appui aux ressources humaines. Les autres sont principalement de petits projets d’approvisionnement, par lesquels nous achetons des biens et des équipements (informatique, véhicules, etc.) pour le compte de nos donateurs/partenaires. Le chef de projet est chargé de produire/lire les documents de lancement du projet (PID), l’accord juridique et d’avoir une compréhension approfondie des termes, conditions et des rôles et responsabilités respectifs des partenaires/parties prenantes pour s’assurer que les produits du projet sont capable de répondre aux analyses de rentabilisation pour l’UNOPS et le client. Le succès du ou des projets et donc du chef de projet sera basé sur les critères de réussite des engagements de l’UNOPS qui sont liés aux responsabilités ci-dessous.
Le PM sera situé à Yaoundé ou à Kinshasa ou les deux (où nous aurions besoin de deux personnes) car nous avons plusieurs projets en cours. Les deux pays sont des lieux d’affectation familiaux et nous avons des bureaux de l’UNOPS établis dans les deux. Il y a environ 6 à 7 parties prenantes différentes, principalement des agences des Nations Unies
Project Delivery and Performance :
- Élaborer, compléter et mettre à jour le(s) plan(s) de mise en œuvre (le cas échéant)
- Mettre en œuvre le plan approuvé (y compris l’établissement de jalons) dans les tolérances fixées par le comité de projet.
- Intégrer les dimensions de durabilité, y compris l’inclusion sociale et de genre, les aspects environnementaux et économiques dans la durée de vie du projet.
- Gérer la production des résultats requis, en assumant la responsabilité de l’avancement global et de l’utilisation des ressources et en lançant des actions correctives si nécessaire.
- Veiller à ce que la qualité des modules de travail et des livrables soit conforme aux exigences de qualité définies dans le plan de mise en œuvre.
- Assurer la liaison avec les fournisseurs externes ou les gestionnaires de compte
- Gérer l’acceptation et la livraison des lots de travaux
- Surveiller l’avancement du projet en s’assurant que les lots de travaux sont exécutés correctement
- Contrôler les changements de projets et de lots de travaux
- Accepter des biens, des services ou des travaux livrés par des fournisseurs. (Le cas échéant)
- Diriger les tâches de gestion des contrats, y compris l’évaluation des performances des fournisseurs. (Le cas échéant)
- Agir en tant que représentant de l’employeur dans le cadre des contrats de travaux FIDIC. (Le cas échéant)
- Identifier et anticiper en temps opportun les risques et problèmes potentiels et conseiller les mesures d’atténuation à la haute direction / au comité de projet afin d’obtenir le maximum d’avantages pour le(s) partenaire(s) et les autres parties prenantes
- Identifier et signaler au superviseur les opportunités commerciales potentielles pour l’UNOPS
Procédures :
- Se conformer à toutes les politiques organisationnelles et en particulier au manuel de gestion de projet.
- Préparer/adapter tous les plans pertinents pour approbation par le comité de projet.
- Gérer les obligations de déclaration définies dans le(s) accord(s) juridique(s) et dans le plan de mise en œuvre.
- Rédiger les définitions des exigences pour les processus d’approvisionnement. Approuver les réquisitions et les demandes de paiements hors bon de commande ; Évaluer les soumissions reçues, si elles sont nommées à l’équipe d’évaluation. (le cas échéant)
- Veiller à ce que la maintenance des dossiers du projet et les leçons apprises soient enregistrées
- Assurer l’élaboration et la mise en œuvre des directives de gestion financière du projet et des mécanismes de contrôle, conformément aux règles et règlements de l’UNOPS. (le cas échéant)
- Gérer les budgets, les flux de trésorerie et les obligations pour s’assurer que les livrables sont respectés et que les paiements aux entrepreneurs et au personnel sont reçus à temps.
- Comprendre et gérer les frais généraux de l’UNOPS, les charges imputables et les charges d’entreprise connexes telles qu’elles s’appliquent au projet.
- Comprendre les structures uniques de l’ONU et établir un budget approprié pour le personnel.
- Gérer les dépenses par rapport au budget (sur la base de rapports financiers précis).
- Lorsque le gestionnaire de projet n’a pas de délégation en tant qu’agent d’engagement, il conserve ces responsabilités et surveillera et instruira/demandera à d’autres d’effectuer les engagements et les décaissements pertinents.
- Aux fins de clôture du projet, fournir une remise officielle du projet au responsable de la clôture.
- Soutenir les activités d’audit du projet, y compris la planification, la préparation et la coordination pendant les audits et le suivi des observations/recommandations d’audit.
Suivi et reporting :
-
Préparer et publier des rapports de projet et/ou financiers réguliers conformément aux exigences des partenaires et de l’UNOPS en matière de rapports.
-
Examiner régulièrement l’état d’avancement du projet, en évaluant les critères de performance (portée, coût, calendrier et qualité).
-
Tenir à jour des journaux et des rapports d’étape conformément aux procédures standard de l’organisation.
-
Assurer une surveillance et une analyse de routine des données de livraison dans le système de tableau de bord.
-
Assurez-vous que tous les membres de l’équipe de projet suivent et mettent régulièrement à jour les jalons et les objectifs pendant toute la durée de vie des projets.
Engagement des parties prenantes :
- Élaborer des profils de parties prenantes et faciliter la formulation de stratégies d’engagement des parties prenantes. Établir de solides relations de travail avec le comité de projet (cadres, utilisateurs seniors et fournisseurs seniors), le client et les principales parties prenantes.
- Permettre la formulation des plans de communication du projet. Coordonner les communications internes du projet. Surveiller l’efficacité des communications du projet.
- Coordonner l’engagement et la communication des parties prenantes, en assurant une gestion efficace du calendrier et de l’interdépendance des communications. Veiller à ce que les parties prenantes soient au courant des activités du projet, des progrès, des exceptions et soient en mesure d’accepter les résultats du transfert.
Assurance qualité :
- Travailler avec les parties prenantes internes pour s’assurer que les projets sont conformes aux exigences d’audit.
- Travailler avec le personnel d’approvisionnement/achats pour assurer une interface efficace avec les systèmes qualité des fournisseurs.
- Coordonner les revues de qualité des documents et livrables du projet.
- Assurer le contrôle de la qualité des extrants de gestion (documents de projet, rapports, etc.
Gestion des connaissances et innovation :
- Encourager la conduite d’activités de renforcement des capacités régulières et efficaces afin de renforcer les capacités à long terme et durables du personnel.
- Interagissez activement avec d’autres chefs de projet et la communauté PM au sens large pour partager des études de cas, des leçons apprises et des meilleures pratiques .
- Contribuer à la supervision des procédures de retour d’expérience, en veillant à ce que les leçons apprises soient partagées en temps opportun et de manière appropriée. Participer aux communautés de pratique pertinentes.
- Recherche et journalisation des leçons apprises tout au long de la durée de vie du projet.
- Fournir des commentaires aux groupes de pratique sur la politique, en soutenant les orientations dans le but d’améliorer continuellement les politiques de l’UNOPS.
Gestion du Personnel :
- Diriger et motiver l’équipe de gestion de projet.
- Veiller à ce que les attentes comportementales des membres de l’équipe soient établies.
- Veiller à ce que les évaluations de performance soient menées de manière équitable, précise et opportune.
- Sélectionner, recruter et former l’équipe selon les besoins et tenir compte des objectifs de parité et de diversité.
- Assurer la sûreté et la sécurité de tout le personnel du projet et se conformer aux normes UNDSS.
- Créer, favoriser et donner l’exemple d’une culture de respect et de tolérance zéro à l’égard de la discrimination, de l’abus d’autorité, du harcèlement, du harcèlement sexuel et de l’exploitation et des abus sexuels. Assurer la responsabilité des actions et exécuter les tâches conformément aux mécanismes de protection et aux plans d’action, comme prévu par les politiques, les normes et les engagements de l’UNOPS.
Le chef de projet a un impact direct sur la réalisation des résultats du projet en adhérant aux méthodes et stratégies de gestion de projet, en réduisant les risques, en réduisant les coûts et en améliorant les taux de réussite. Cela renforce par conséquent la visibilité et l’image de l’UNOPS en tant que prestataire de services efficace dans les services et la gestion de projets et renforce sa position concurrentielle en tant que partenaire de choix dans le développement durable et les services de projets.
Formation/Expérience/Exigences linguistiques
Recrutement Qualifications :
Formation :
- Un diplôme universitaire supérieur (maîtrise) en gestion de projet, en administration des affaires, en relations internationales, en études politiques/de sécurité/de développement ou dans une autre discipline pertinente est requis.
- Un diplôme universitaire (baccalauréat / premier niveau) avec deux (2) années supplémentaires d’expérience professionnelle pertinente peut être accepté à la place du diplôme universitaire supérieur.
- PRINCE2® Foundation préféré (après 6 mois de travail de départ doit être obtenu)
Expérience :
- Au moins deux (2) années d’expérience en gestion de projet, avec une connaissance des projets de gestion des ressources humaines ou des achats ou de la gestion de fonds sont requises
- Une expérience dans la gestion d’équipes est souhaitable
- Une expérience de travail au sein du système des Nations Unies est souhaitable
Exigences linguistiques :
- La maîtrise du français et une connaissance pratique de l’anglais sont requises.
