Le Bureau des Nations Unies pour les services d’appui aux projets (UNOPS) recrute (28 Juillet 2023)

Résumé des fonctions :

• La mise en œuvre du projet
• Suivi de projet et reporting
• Coordination et liaison
• Gestion financière et des achats
• Soutien opérationnel et logistique
• Gestion des connaissances et innovation

La mise en œuvre du projet

• Préparation et maintenance des dossiers de projet, y compris les rapports et documents de projet internes et externes.
• Coordonner les flux d’informations et superviser les contrôles des modifications, les registres des risques et la gestion des problèmes en établissant des procédures de contrôle des documents
• Coordonner la livraison des lots de travaux assignés et assumer la responsabilité des progrès.
• Prend en charge le suivi et la gestion des lots de travaux au sein du projet au fur et à mesure des besoins
• Coordonner et assurer la liaison avec le chef de projet sur le processus de planification du projet et l’avancement de la mise en œuvre. Documenter et commenter les leçons apprises et les meilleures pratiques
• Travailler avec le chef de projet pour identifier et gérer les risques. Faciliter les flux d’informations et superviser les contrôles des modifications, les registres des risques et la gestion des problèmes.
• En consultation avec les parties prenantes concernées, aider à préparer les modifications des accords et les révisions budgétaires, le cas échéant.
• Suivi de projet et reporting
• Fournir des contributions substantielles pour aider le chef de projet à préparer des rapports et des documents de projet, assurer le respect des obligations contractuelles et des politiques, processus et procédures de l’UNOPS
• Tenir à jour les dossiers des dossiers de projet et autres pièces justificatives.
• Tenir à jour les enregistrements suivants : registre de la qualité, enregistrements des éléments de configuration et tous les autres
• registres/journaux délégués par le chef de projet
• Soutenir le chef de projet dans le maintien des éléments suivants :
  • Dossiers de documents de projet,
  • Dossiers d’approvisionnement, des ressources humaines et des finances, conformément aux politiques de l’UNOPS
• Coordonner la compilation, la consolidation et l’analyse des données pertinentes du projet.

Coordination et liaison

• Prend en charge le suivi et l’administration de la gestion des contrats (RH, contrats de service, contrats de location, etc.) pour les opérations du projet ;
• Coordonner/assurer la liaison de manière proactive avec les unités de soutien sur toutes les questions administratives liées à la gestion des contrats ;
• Assurer la liaison avec les membres de l’équipe du Bureau de gestion du programme (PMO) pour effectuer les tâches liées à l’assurance du projet.
• Soutenir le chef de projet dans la communication avec les parties prenantes et s’assurer que les parties prenantes sont au courant des activités du projet, de l’avancement, des exceptions et sont en mesure d’accepter les produits de transfert.

Gestion financière et des achats

• Soutenir le chef de projet pour assurer une saisie précise des données dans le système ERP de l’UNOPS (OneUNOPS) et (projets OneUNOPS) selon le cas.
• Surveiller le budget du projet et les dépenses financières et toutes les procédures administratives conformément au plan de travail.
• Faciliter le traitement des paiements directs et des demandes d’avance et préparer les révisions budgétaires du projet.
• Soutenir la préparation des rapports financiers, y compris l’élaboration de formats de suivi et de rapport financiers conformément aux exigences de l’UNOPS.
• Soutenir le chef de projet en surveillant les budgets, les flux de trésorerie et les rapports sur les obligations de dépenses pour s’assurer que les livrables sont respectés.
• Effectuer une analyse financière pour gérer et calculer les insuffisances financières et les dépassements de budget. Alerter le chef de projet de tout manque à gagner et dépassement de budget.
• Assurer la conformité des demandes de décaissement du projet avec les procédures, les plans de travail et la disponibilité des ressources pour les dépenses.
• Coordonner les communications, les réunions et les rapports avec les fournisseurs, au besoin.
• Tenir à jour tous les documents financiers du projet à l’appui pour les processus d’audit et d’examen.

Soutien opérationnel et logistique

• Établir et surveiller un système de contrôle interne pour toutes les actions administratives.
• Identifier les goulots d’étranglement opérationnels, administratifs, financiers et autres susceptibles d’entraver la réalisation du projet ; recommander des solutions et prendre les mesures correctives appropriées.
• Assurer la liaison avec les unités des finances et de la logistique / des achats pour le suivi des engagements et des décaissements.
• Contribuer à l’organisation des réunions du projet et des parties prenantes selon les besoins, et tenir des registres de ces réunions.
• Conformément aux politiques de sécurité de l’ONU et de l’UNOPS, gérer les voyages de tout le personnel de l’équipe de projet.

Gestion des connaissances et innovation

• Recherche activement des conseils et coordonne l’engagement des donateurs avec le bureau de liaison des partenariats de l’UNOPS au Japon.
• Soutenir la compilation des leçons apprises selon le format de rapport défini et le PMM.
• Contribuer activement au renforcement des capacités locales à tous les niveaux et opportunités du projet

Appui à la gestion.

• Contribuer à la diffusion et au partage des meilleures pratiques et des leçons apprises pour la planification et le renforcement des connaissances.
• Contribuer à l’expertise des outils et des techniques.

Impact des résultats :

• Le Support à la gestion de projet – Associé principal a un impact direct sur l’atteinte des résultats du projet en adhérant aux méthodes et stratégies de gestion de projet, en réduisant les risques, en réduisant les coûts et en améliorant les taux de réussite.
• Cela renforce par conséquent la visibilité et l’image de l’UNOPS en tant que prestataire de services efficace dans les services et la gestion de projets et renforce sa position concurrentielle en tant que partenaire de choix dans le développement durable et les services de projets.

Formation/Expérience/Exigences linguistiques :

Éducation

• Diplôme d’études secondaires / diplôme d’études secondaires est l’exigence académique minimale pour ce rôle.
• Un diplôme universitaire de premier cycle (baccalauréat) en gestion de projet, en administration des affaires, en finance, en relations internationales ou dans d’autres disciplines pertinentes avec 3 ans d’expérience professionnelle pertinente sera accepté.
• Diplôme universitaire supérieur (maîtrise) en gestion de projets, en administration des affaires, en finances, en relations internationales ou dans d’autres disciplines pertinentes, un atout.

L’expérience professionnelle

• Un minimum de sept (7) années d’expérience professionnelle pertinente en gestion de projet, avec un accent sur la gestion budgétaire, le suivi financier, le soutien aux opérations, les rapports et la planification de projet, est requis.
• Une connaissance avérée des règles et règlements financiers de l’UNOPS et/ou de l’ONU sera un atout.
• Une expérience dans l’utilisation des progiciels Google (Google Doc, Sheets et Slides) et une expérience dans la gestion de systèmes de gestion basés sur le Web constituent un avantage supplémentaire.
• Une expérience démontrée de travail avec des équipes multidisciplinaires et multiculturelles est un atout.
• Attestation :
• Une certification en gestion de projet (PRINCE2 Foundation, PMI ou équivalent) est un atout.

Exigences linguistiques

• La maîtrise de l’anglais écrit, lu et parlé est requise.
• La connaissance pratique d’une autre langue de l’ONU est un avantage.