Le Bureau des Nations Unies pour les services d’appui aux projets (UNOPS) est une branche opérationnelle des Nations Unies, qui soutient la mise en œuvre réussie des projets de consolidation de la paix, d’aide humanitaire et de développement de ses partenaires dans le monde entier. L’UNOPS aide ses partenaires à bâtir un avenir meilleur en fournissant des services qui augmentent l’efficience, l’efficacité et la durabilité des projets de consolidation de la paix, d’aide humanitaire et de développement. Mandaté en tant que ressource centrale des Nations Unies, l’UNOPS fournit des services durables de gestion de projets, d’achat et d’infrastructure à un large éventail de gouvernements, de donateurs et d’organisations des Nations Unies.
Depuis 2020, UNOPS a signé différents projets visant à renforcer les capacités du Ministère de la Santé du Bénin à travers l’acquisition d’équipements médicaux et la mise en œuvre de travaux de construction d’infrastructures sanitaires dans plusieurs régions du pays.
Plus spécifiquement, dans le cadre du projet PAUPPI, UNOPS est responsable de l’acquisition, l’installation et l’équipement d’unités de soins en matériaux préfabriqués et définitifs à Abomey, Avrankou, Lokossa et Parakou. Dans le cadre du Projet d’acquisition d’équipements au profit du Ministère de la Santé du Bénin, l’UNOPS a été sollicité en tant qu’agence d’exécution pour l’achat, la livraison et l’installation d’équipements médicaux et non médicaux pour différents Centres Hospitaliers Départementaux.
L’Adjoint·e principal·e aux Services de Soutien basé à Cotonou appuiera les différents projets mis en œuvre par l’UNOPS.
Sous la supervision directe du Chef de projet, l’Adjoint·e principal·e aux Services de Soutien aura les tâches suivantes:
- Préparer le budget des opérations conformément au système de gestion financière de l’UNOPS et vérifier l’exactitude des documents de support (document du projet, budget du projet etc.)
- Assurer la coordination et la liaison entre le Bureau UNOPS du Bénin et le Bureau Régional de Dakar pour ce qui concerne les questions administratives et opérationnelles telles que les paiements, la gestion des contrats, la passation de marchés et la gestion des immobilisations
- Assister l’équipe du projet dans la coordination et la gestion administrative des activités tel que la préparation des documents de mission (TdR, Security Clearance, TADA)
- Veiller à la qualité des documents de support requis pour le traitement des contrats locaux et de leurs amendements
- Etablir les contrats et amendements et en assurer un suivi efficace et régulier
- S’assurer que les demandes de décaissement du projet respectent les normes et procédures financières de l’UNOPS et que les fonds sont disponibles
- Vérifier et traiter toutes les attestations de paiement provenant des bureaux de terrain du projet, des équipes du projet ou de tout autre récipiendaire désigné
- Etablir les Vendors et les Réquisitions pour toutes commandes
- Créer à temps les bons de commande dans ERP et appuyer la gestion de contrat pour les services récurrents des opérations de l’UNOPS (location d’espace bureau / magasins, assurance des véhicules, achat de carburant, parmi d’autres)
- Identifier les besoins du projet
- Mettre à jour la base de données des fournisseurs
- Régler les factures une semaine après réception
- Préparer les divers documents de passation de marchés
- Assurer l’archivage physique et électronique des documents de référence (logistique, achats…) et des documents confidentiels (contrats…) du projet en créant une base de données et un système d’archivage adapté et conforme aux dispositions en vigueur
- Assister le Chef de projet dans la mise en œuvre d’un système de contrôle qualité des documents et comptes du projet permettant de détecter des erreurs puis, lui proposer des mesures correctives
- Fournir une assistance efficace avant la fin du projet sur des aspects aussi importants sur les plans financier et opérationnel que: la finalisation des rapports narratifs et financiers, le solde de toutes les obligations financières et contractuelles ; la réception totale des contributions des donateurs et la rétrocession des biens du Projet
- Appuyer à la gestion du personnel et à l’évaluation des performances
- Exécuter toutes autres tâches confiées par le Chef de projet / son superviseur
Compétences
- Disposer d’une excellente communication orale et écrite
- Avoir un fort esprit d’équipe et une bonne capacité d’analyse
- Etre autonome et réactif
- Etre capable de se concentrer sur l’atteinte des résultats pour les clients et de répondre avec pertinence aux questions posées
- Pouvoir traiter des informations confidentielles
- Etre capable d’assimiler un grand volume de travail et de respecter les délais
- Pouvoir réagir de façon positive aux observations
- Savoir rester calme et garder sa bonne humeur même sous pression
- Être doté d’un sens aigu de l’éthique et de l’intégrité dans les relations avec les clients et les fournisseurs de services.
Éducation
- Avoir un diplôme secondaire est exigé
- Être titulaire d’un diplôme supérieur équivalent à la maîtrise dans les domaines de l’administration, de la gestion, des achats ou de toute autre discipline similaire serait un atout.
Expérience
- Avoir au moins 7 ans d’expérience professionnelle en gestion administrative et financière pour un titulaire d’un diplôme secondaire, ou 3 ans d’expérience professionnelle en gestion administrative et financière pour un titulaire d’une maîtrise (Bachelors)
- Avoir une expérience professionnelle dans l’appui au projet et/ou programme serait un atout considérable
- Avoir d’excellentes connaissances techniques en communication et dans le reportage est un atout
- Avoir travaillé dans le système des Nations Unies ou ONGs Internationales serait un avantage
- Avoir la maîtrise des procédures UN en matière de gestion administrative est un atout
- Avoir une bonne connaissance de l’outil informatique, notamment les logiciels commerciaux couramment utilisés est requis
- Avoir une excellente capacité rédactionnelle est un atout
Langue
- Avoir une maîtrise parfaite du Français est exigé (lu, parlé et écrit)
- Une bonne connaissance de l’anglais est un atout.
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