Le Bureau des Nations Unies pour les services d’appui aux projets (UNOPS) est un organe opérationnel des Nations Unies soutenant la mise en œuvre efficace des projets de ses partenaires dans les domaines humanitaires, de consolidation de la paix et de développement.
L’UNOPS recrute une Assistante de gestion de programme
Ce poste est à pourvoir au sein du Programme des politiques de développement local et d’économie urbaine (Programme pays Égypte/ROAS). L’Associé(e) de programme sera rattaché(e) au/à la Chargé(e) de programme des politiques de développement local et d’économie urbaine.
Responsabilités fonctionnelles
Responsabilités :
Dans les limites des pouvoirs délégués et en fonction du lieu, l’associé de programme peut être responsable des tâches suivantes : (Ces tâches sont génériques et peuvent ne pas être effectuées par tous les associés de programme)
- Fournit une assistance à l’appui des activités/processus de planification et de mise en œuvre des politiques de développement local et d’économie urbaine.
- Recherche, compile, analyse, résume et présente des informations/données de base sur des programmes/projets spécifiques et des sujets connexes.
- Aide à la coordination de la planification et de la préparation des programmes/projets ; surveille l’état d’avancement des propositions de programmes/projets ; prend les mesures nécessaires pour garantir que les documents de projet sont complétés et soumis aux parties concernées pour approbation.
- Aide à la préparation et à l’analyse des propositions budgétaires des programmes/projets ; fournit une assistance dans l’interprétation des directives budgétaires ; examine et coordonne les soumissions de propositions de programmes et d’estimations budgétaires, en veillant à ce que les informations requises soient incluses et justifiées en termes d’activités proposées ; propose des ajustements si nécessaire ; prépare des rapports et veille à ce que les extrants/services soient correctement classés.
- Aide au suivi et à l’évaluation des programmes/projets ; catégorise, met à jour, suit et analyse les données relatives aux programmes/projets, par exemple les registres comptables, les extrants, les ressources utilisées, les écarts/révisions, etc. ; effectue des examens périodiques de l’état d’avancement, identifie les problèmes et lance les actions de suivi nécessaires ; prépare les estimations budgétaires révisées ; rend compte des révisions budgétaires, des dépenses et des obligations, vérifie la disponibilité des fonds ; assure l’approbation et la saisie nécessaires dans le système budgétaire informatisé ; initie les autorisations financières pour les dépenses.
- Collabore avec les responsables de programme/projet sur les rapports de performance ; assure la liaison avec les parties concernées sur l’interprétation des activités/services prévus dans le PB et divers instruments de planification tels que le plan à moyen terme et les plans de travail internes ; fournit une assistance sur les exigences, les lignes directrices, les règles et les procédures en matière de rapports et garantit l’exhaustivité et l’exactitude des données soumises.
- Rédige les résumés des programmes/projets, coordonne le processus d’examen et d’approbation et coordonne avec l’éditeur, les services de traduction, etc. la finalisation et la publication du rapport en plusieurs langues.
- Fait office de point focal pour la coordination, le suivi et l’expédition des activités de mise en œuvre du programme/projet, impliquant une liaison étendue avec diverses unités organisationnelles pour initier des demandes, préparer des termes de référence standard par rapport aux objectifs du programme/projet, obtenir les autorisations nécessaires, traiter et suivre les actions administratives et résoudre les problèmes liés à la mise en œuvre du projet, par exemple le recrutement et la nomination du personnel, les préparatifs de voyage, l’organisation et la participation à des voyages de formation/d’étude, l’autorisation des paiements, le décaissement des fonds, l’achat d’équipements et de services, etc.
- Prépare, maintient et met à jour les dossiers (électroniques et papier) et les bases de données internes; conçoit et génère une variété de rapports périodiques et ponctuels, de tableaux statistiques, de contenus graphiques et d’autres documents/notes de base pour faciliter l’inspection et d’autres examens.
- Rédige la correspondance et les communications relatives à tous les aspects de l’administration du programme/projet, y compris le plan de travail et les budgets, les révisions et autres questions connexes, et prépare les contributions de l’unité pour une variété de rapports périodiques.
- Fournit des conseils et une formation au personnel nouveau et junior.
- Exécute d’autres tâches qui lui sont assignées.
Le travail implique une interaction fréquente avec les éléments suivants :
Responsables du programme, des affaires économiques, du fonds et autres responsables/gestionnaires associés aux programmes/projets assignés.
Personnel des unités de coordination au sein de l’institution, par exemple Achats, Administration/Finances/Budget, Traduction, Ressources humaines, etc.
Fonctionnaires des bureaux extérieurs, des organismes de mise en œuvre, etc., y compris les représentants résidents, les coordonnateurs nationaux/de programme, etc.
Résultats attendus :
Fournir une assistance fiable à la coordination des activités de planification et de mise en œuvre des programmes/projets et à l’appui à la recherche fondamentale. Démontrer une compréhension du contexte des programmes/projets et des enjeux de l’urbanisme, du développement local et de la gouvernance, et faire preuve d’une autonomie croissante dans le traitement des travaux et le suivi. Faire preuve d’initiative dans l’identification et la résolution des problèmes. Être organisé(e), produire des rapports, des dossiers et/ou des données précis, élaborés à partir de directives générales. Appliquer systématiquement les politiques, directives et procédures appropriées. Assurer la liaison et interagir efficacement et en temps opportun avec les collègues et les parties prenantes, en interne comme en externe.
Compétences:
- Professionnalisme : Connaissance des politiques, processus et procédures internes en général, et en particulier de ceux relatifs à l’administration, à la mise en œuvre et à l’évaluation des programmes/projets, à la coopération technique, à la programmation et à la budgétisation. Compréhension des fonctions et de l’organisation de l’unité de travail, de la structure organisationnelle et des rôles respectifs des unités concernées. Aptitude à identifier et à résoudre divers problèmes et à bien travailler avec des chiffres, à effectuer des recherches fondamentales et à recueillir des informations auprès de sources standard. Aptitude avérée à faire preuve de discernement dans le cadre des missions qui lui sont confiées. Fierté de son travail et de ses réalisations ; compétence professionnelle et maîtrise du sujet ; conscience professionnelle et efficacité dans le respect des engagements, le respect des délais et l’obtention des résultats ; motivation professionnelle plutôt que personnelle ; persévérance face aux difficultés et aux défis ; calme dans les situations de stress. Prise de responsabilité pour l’intégration des perspectives de genre et la garantie de l’égalité de participation des femmes et des hommes dans tous les domaines d’activité.
- Communication : Parle et écrit clairement et efficacement ; écoute les autres, interprète correctement les messages des autres et répond de manière appropriée ; pose des questions pour clarifier et manifeste de l’intérêt pour une communication bidirectionnelle ; adapte le langage, le ton, le style et le format en fonction du public ; fait preuve d’ouverture dans le partage d’informations et tient les gens informés.
- Travail d’équipe : Travaille en collaboration avec ses collègues pour atteindre les objectifs de l’organisation ; sollicite les contributions en valorisant véritablement les idées et l’expertise des autres ; est prêt à apprendre des autres ; place l’agenda de l’équipe avant son agenda personnel ; soutient et agit en accord avec la décision finale du groupe, même lorsque ces décisions ne reflètent pas entièrement sa propre position ; partage le mérite des réalisations de l’équipe et accepte la coresponsabilité des lacunes de l’équipe.
- Planification et organisation : Élabore des objectifs clairs qui sont cohérents avec les stratégies convenues ; identifie les activités et les tâches prioritaires ; ajuste les priorités selon les besoins ; alloue le temps et les ressources nécessaires à l’achèvement du travail ; prévoit les risques et tient compte des imprévus lors de la planification ; surveille et ajuste les plans et les actions si nécessaire ; utilise le temps efficacement.
Exigences en matière d’éducation/d’expérience/de langue
Éducation:
Un diplôme d’études secondaires est requis, ainsi qu’un premier diplôme universitaire en urbanisme/aménagement du territoire, en gestion, en sciences sociales, en ingénierie ou en économie ou dans tout autre domaine connexe.
Expérience :
Un minimum de six (6) années d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans l’administration/coordination de programmes ou de projets, la coopération technique, le développement international ou un domaine connexe est requis. Le minimum d’années d’expérience pertinente est réduit à cinq (2) pour les candidats titulaires d’un diplôme universitaire de premier cycle ou supérieur. Une expérience antérieure liée aux questions relatives au développement urbain durable est souhaitée. La connaissance des paradigmes de développement urbain et de la situation sociopolitique du contexte local est un avantage. Une expérience de travail avec les Nations Unies ou toute autre agence internationale est un atout.
Langues :
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. Pour le poste annoncé, la maîtrise de l’anglais et de l’arabe à l’oral et à l’écrit est requise. La connaissance d’une autre langue officielle des Nations Unies est un avantage.
