Le Bureau des Nations Unies pour l’Afrique de l’Ouest et le Sahel (UNOWAS) est chargé du mandat global de renforcer les contributions de l’ONU à la réalisation de la paix et de la sécurité en Afrique de l’Ouest et au Sahel. Il s’engage dans la diplomatie préventive, les bons offices et la médiation et la facilitation politiques dans les pays d’Afrique de l’Ouest et du Sahel.
POSTE 1 : Assistant Administratif
Ce poste d’Assistant Administratif (FS-4) est situé au Bureau des Nations Unies pour le Sahel et l’Afrique de l’Ouest et basé à Dakar, au Sénégal. Il/elle rapporte au Chef de la Section des Affaires Politiques (Chef de POLAS).
Responsabilités
Dans le cadre des pouvoirs délégués, l’adjoint administratif FS-4 effectuera les tâches suivantes : Description et actions connexes :
• Aider aux tâches administratives, y compris rédiger et transmettre la correspondance courante, répondre aux questions administratives et de personnel pertinentes ; planifier des réunions et des rendez-vous ; tenir des dossiers d’instructions administratives et d’autres règles et règlements ; fournir des conseils et une formation à d’autres adjoints administratifs ;
• Coordonner étroitement avec les unités de service et assurer fréquemment la liaison sur les questions administratives avec les membres de l’équipe interne, tant au siège que sur le terrain ;
• Effectuer d’autres tâches administratives connexes, selon les besoins, par exemple, planifier les déplacements opérationnels de l’unité/section ; enregistrement des présences et des congés ; plans d’attribution de l’espace physique et identification des besoins en bureautique et maintenance des équipements, logiciels et systèmes, assistance à l’organisation et à la coordination de séminaires, conférences et traductions ;
• Guider, former et superviser le personnel de niveau plus subalterne (commis administratifs affectés à POLAS) ;
• Initier, examiner, traiter et suivre les actions liées à l’administration des activités de ressources humaines de la Section, entre autres, le recrutement du personnel et des consultants, le placement, la promotion, la réinstallation, l’évaluation des performances, l’examen de la classification des emplois, la séparation des membres du personnel et la formation, garantissant la cohérence dans l’application des règles et procédures de l’ONU ;
• Participer à la sélection des candidats pour la Section ; évaluer et filtrer les candidatures de ces candidats, préparer les profils des candidats, mener des entretiens préliminaires et identifier des listes restreintes de candidats ;
• Répondre aux demandes de renseignements et fournir des informations et des conseils au personnel concernant les procédures, processus et pratiques administratifs, les conditions de service, les devoirs et responsabilités ;
• Superviser la tenue à jour des dossiers d’annonces de postes vacants de la Section et suivre l’état des annonces de postes vacants en cours ; veiller à ce que les recommandations concernant les changements dans le statut contractuel du personnel soient conformes à la procédure et à la politique établies ; préparer les documents pour la promotion, l’indemnité de poste spéciale, la révision du niveau d’entrée et au sein des panels d’indemnités de note ;
• Aider à la préparation et à l’examen des propositions financières et de ressources humaines et consolider le budget et le programme de travail en ce qui concerne le budget, les fonds fiduciaires, les subventions et les achats de la Section ;
• Consolider les données reçues des autres unités concernant les soumissions budgétaires ; aider à la préparation des exposés explicatifs et des tableaux concernant les estimations des coûts budgétaires, coordonner avec les autres sections toute clarification ou contribution supplémentaire requise pour la formulation du budget annuel de la section ;
• Examiner les dépenses et comparer avec le budget approuvé par la mission sur le terrain ; préparer les ajustements nécessaires.Assister le gestionnaire dans l’élaboration des besoins en ressources pour les soumissions budgétaires ; coordonner avec d’autres membres du personnel des finances et du budget sur des questions connexes lors de la préparation du rapport budgétaire ;
• Aider à la préparation des présentations sur l’exécution du budget et à la finalisation des rapports sur l’exécution du budget ; et • Surveiller l’intégrité des diverses bases de données financières et vérifier l’exactitude des données d’entrée, en garantissant la cohérence des données enregistrées ; Examiner les demandes de biens et de services pour garantir que les objets de dépense corrects ont été facturés et que les fonds sont disponibles.
• Aider aux tâches administratives, y compris rédiger et transmettre la correspondance de routine, répondre aux questions administratives et de personnel pertinentes ; planifier des réunions et des rendez-vous ; tenir des dossiers d’instructions administratives et d’autres règles et règlements ; fournir des conseils et une formation à d’autres adjoints administratifs ;
• Effectuer d’autres tâches selon les besoins.
Compétences
• Professionnalisme : capacité à fournir des conseils spécialisés efficaces et expérimentés dans un large éventail de domaines liés aux ressources humaines, aux finances, à la logistique et à l’administration au chef de bureau/de mission, ainsi qu’au personnel du siège et des cadres supérieurs de la mission ; capacité à garantir une préparation adéquate des rapports ou des justifications concernant les décisions logistiques et administratives clés ; solides compétences en négociation et en résolution de conflits. Se montre fier de son travail et de ses réalisations ; fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; est consciencieux et efficace dans le respect des engagements, le respect des délais et l’obtention des résultats ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; fait preuve de persévérance face à des problèmes ou des défis difficiles ; reste calme dans les situations stressantes. Assumer la responsabilité d’intégrer les perspectives de genre et d’assurer la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines de travail.
• Communication : Parle et écrit clairement et efficacement ; écoute les autres, interprète correctement les messages des autres et répond de manière appropriée ; pose des questions pour clarifier et manifeste un intérêt pour une communication bidirectionnelle ; adapter le langage, le ton, le style et le format au public ; fait preuve d’ouverture en partageant des informations et en tenant les gens informés.
• Orientation client : considère tous ceux à qui les services sont fournis comme des « clients » et cherche à voir les choses du point de vue des clients ; établit et entretient des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect ; identifie les besoins des clients et les associe aux solutions appropriées ; surveille les développements en cours à l’intérieur et à l’extérieur de l’environnement des clients pour se tenir informé et anticiper les problèmes ; tient les clients informés des progrès ou des revers des projets ; respecte les délais de livraison des produits ou des services au client.
Éducation
Un diplôme d’études secondaires ou un diplôme d’études secondaires est requis.
Expérience professionnelle
Au moins 6 années d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés au sein du système des Nations Unies et/ou du secteur privé ou du secteur à but non lucratif dans les domaines des services administratifs, des finances, de la comptabilité, des ressources humaines, de l’audit ou dans d’autres domaines connexes sont requises. . Au moins deux années de travail en soutien à des hauts fonctionnaires ou des gestionnaires sont requises. La maîtrise de diverses applications MS Office (Excel, Word) et d’autres applications informatiques est requise. Une expérience professionnelle dans un centre de services régional est souhaitable. Au moins un an d’expérience de travail dans une mission sur le terrain des Nations Unies ou dans une organisation internationale similaire est requis. Une expérience de l’utilisation des outils de planification des ressources de l’entreprise (ERP) est requise (par exemple Umoja).
Langues
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. Pour le poste annoncé, la maîtrise de l’anglais et du français, tant à l’oral qu’à l’écrit, est requise.
Date limite : 23 Juillet 2024
POSTE 2 : AGENT DU PROTOCOLE
Cadre organisationnel
Ce poste est basé à Dakar (Sénégal) au Bureau des Nations Unies pour l’Afrique de l’Ouest et le Sahel (UNOWAS). Le mandat de l’UNOWAS couvre tous les pays d’Afrique de l’Ouest et du Sahel. Le (la) titulaire relève du (de la) Chef de cabinet de la Mission.
Responsabilités
Sous la supervision générale du Chef de cabinet, le (la) titulaire s’acquitte des fonctions ci-après :
• Conseiller et aider le Représentant spécial du Secrétaire général et les hauts fonctionnaires de la Mission sur les questions de protocole et de liaison ;
• Gérer les processus protocolaires dans le cadre de la préparation et du suivi des voyages et missions du Représentant spécial du Secrétaire général ;
• Accompagner le Représentant spécial du Secrétaire général et les hauts fonctionnaires de la Mission lors de leurs déplacements officiels si nécessaire pour garantir une liaison efficace et répondre à toute préoccupation protocolaire ;
• Aider à veiller à ce que les privilèges et immunités diplomatiques soient accordés au Représentant spécial du Secrétaire général et aux hauts fonctionnaires de la Mission dans le pays hôte et lors de voyages officiels ;
• Coordonner et veiller à ce que des dispositions protocolaires soient en place pour la participation du Représentant spécial du Secrétaire général et des hauts fonctionnaires de la Mission aux manifestations organisées par l’UNOWAS ou à l’extérieur ;
• Aider à la préparation des conférences nationales et régionales et des manifestations similaires organisées par l’UNOWAS ;
• Aider à planifier, coordonner et organiser des activités d’accueil et d’autres manifestations lors de visites de haut niveau à Dakar ;
• Maintenir la communication et faciliter les services de protocole et de liaison avec les autorités et les ambassades du pays hôte ;
• Organiser et coordonner des réunions entre les fonctionnaires de l’UNOWAS et les autorités nationales dans tous les pays relevant du mandat de l’UNOWAS selon les besoins ;
• Tenir à jour les notices biographiques et les coordonnées des autorités nationales dans tous les pays relevant de la compétence de l’UNOWAS, ainsi que les listes de contacts des ambassades des pays hôtes, des organisations intergouvernementales et des entités des Nations Unies ;
• Préparer des notes verbales et la correspondance connexe et en assurer le suivi ;
• Aider et conseiller le personnel de la mission sur les visas d’entrée et de prolongation ;
• S’acquitter de toutes autres tâches qui pourraient lui être confiées.
Compétences
Professionnalisme : Aptitude à analyser l’évolution de la situation politique. Capacité à travailler sous pression. Aptitude avérée à rédiger des déclarations, des points de discussion, des notes d’information et d’autres documents sur des questions de politique internationale. Montrer de la fierté dans son travail et dans ses réalisations. Fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet. Être consciencieux et efficace dans le respect des engagements, des délais et de l’obtention de résultats. Est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles. Faire preuve de persévérance face à des problèmes ou à des défis difficiles. Reste calme dans les situations stressantes. Assumer la responsabilité de tenir compte des questions de genre et d’assurer la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines d’activité.
Communication : Parle et écrit clairement et efficacement. Écouter les autres, interpréter correctement les messages des autres et y répondre de manière appropriée. Pose des questions pour clarifier et montre de l’intérêt pour une communication bidirectionnelle. Le langage, le ton, le style et le format de Taylor correspondent au public. Faire preuve d’ouverture dans le partage de l’information et tenir les gens informés.
Planifier et organiser : Élaborer des objectifs clairs et compatibles avec les stratégies convenues. Identifier les activités et les missions prioritaires ; ajuster les priorités au besoin. Alloue suffisamment de temps et de ressources pour terminer le travail. Prévoir les risques et prévoir les imprévus lors de la planification. Surveiller et ajuster les plans et les actions, au besoin. Utilise le temps efficacement.
Formation
Diplôme universitaire du niveau du master en droit, sciences politiques, relations publiques ou dans une discipline apparentée. Un diplôme universitaire de premier cycle assorti d’une expérience pertinente peut être accepté à la place d’un diplôme universitaire supérieur ou de troisième cycle.
Expérience professionnelle
Au moins cinq années d’expérience professionnelle, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans le domaine du protocole sont exigées. Une expérience de la planification et de l’organisation d’activités dans un cadre international est exigée. Une expérience des procédures protocolaires dans les missions des Nations Unies sur le terrain est souhaitable. Une expérience dans un contexte de conflit ou d’après-conflit est souhaitable. Une expérience professionnelle en Afrique de l’Ouest et dans la région du Sahel est souhaitable.
Date limite : 03 Juillet 2024
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