Le poste est à pourvoir au sein de la Section des affaires politiques du Bureau des Nations Unies pour l’Afrique de l’Ouest et le Sahel (UNOWAS). L’assistant administratif est chargé de gérer efficacement toutes les questions administratives liées à l’UNOWAS Dakar, y compris la gestion des ressources humaines, du budget et des finances. En plus de fournir un soutien administratif général au personnel de la Section des affaires politiques.
Responsabilités
Dans les limites des pouvoirs qui lui sont délégués et sous la supervision du Chef de Service/Spécialiste des Affaires Politiques, l’Assistant Administratif sera chargé des tâches suivantes :
Gestion des Ressources Humaines
• Initier, examiner, traiter et suivre les mesures liées à l’administration, aux activités de ressources humaines, par exemple le recrutement du personnel, des consultants et des vacataires, en veillant à la cohérence dans l’application des règles et procédures de l’ONU.
• Superviser la tenue des dossiers d’avis de vacance de poste et assurer le suivi de l’état d’avancement des avis de vacance de poste. Budget et Finances
• Aider à la préparation et à l’examen des propositions/besoins en matière de ressources humaines et financières.
• Surveiller les dépenses et les comparer au budget approuvé ; préparer les ajustements nécessaires.
• Assister le Superviseur, si nécessaire, dans l’élaboration des besoins en ressources pour les soumissions budgétaires.
• Analyser les écarts entre les budgets approuvés et les dépenses réelles.
▪ Coordonner avec les autres membres du personnel des finances et du budget sur les questions connexes lors de la préparation des rapports budgétaires.
▪ Préparation des estimations budgétaires pour les ateliers officiels.
Administration générale
• Rédiger la correspondance courante pour répondre aux demandes de renseignements concernant les questions administratives, d’audit financier et de personnel pertinentes.
• Gère toutes les questions administratives de la Section des affaires politiques, y compris les priorités administratives et le flux de travail du Chef des affaires politiques et de la Section des affaires politiques.
• Coordonne étroitement avec toutes les parties prenantes internes et externes de l’UNOWAS et les partenaires institutionnels, y compris les missions sur le terrain, la cellule de liaison de l’UNOWAS de Nouakchott, ainsi que les entités régionales et sous-régionales et la société civile, pour traiter un large éventail de demandes d’informations complexes et de demandes de renseignements dans la mise en œuvre de leurs plans de travail, projets et programmes respectifs.
• Participe activement à la planification des missions officielles de tous les responsables des affaires politiques, y compris le Chef de section/Affaires politiques, dans le respect des directives, règles et réglementations en vigueur.
• Assiste la section POLAS dans l’organisation de réunions, d’événements, d’ateliers, le traitement des demandes de voyage du personnel et des participants, coordonne tous les aspects logistiques des opérations quotidiennes de la Section pendant les réunions.
• Surveille les comptes et les paiements aux fournisseurs, consultants et entrepreneurs individuels pour les services.
Éducation
Diplôme d’études secondaires ou équivalent.
Emploi – Qualification spécifique
Une formation technique complémentaire en secrétariat, administration, gestion de bureau ou autre domaine pertinent est souhaitable.
Expérience professionnelle
Au moins sept (7) années d’expérience dans les services administratifs, les finances, la comptabilité, l’audit, les ressources humaines ou dans un domaine connexe sont requises. Le nombre minimum d’années d’expérience pertinente est réduit à cinq (5) années pour les candidats titulaires d’un diplôme universitaire de premier cycle ou supérieur. Une expérience des politiques et procédures administratives au sein des Nations Unies ou d’organisations internationales similaires est requise. Une expérience de travail avec des applications basées sur la planification des ressources de l’entreprise telles que SAP/Umoja est souhaitable.
Langues
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l’ONU. La maîtrise de ces deux langues (à l’oral comme à l’écrit) est indispensable.
Évaluation
L’évaluation des candidats qualifiés pour ce poste peut inclure une évaluation écrite suivie d’un entretien basé sur les compétences.
