Ce poste est situé dans le Bureau du Chef de l’Appui à la mission (OCMS) du Bureau des Nations Unies pour l’Afrique de l’Ouest et le Sahel (UNOWAS) à Dakar, Sénégal. L’assistant administratif relève de l’attaché d’administration de l’OCMS.
Responsabilités
Sous la supervision générale de l’attaché d’administration, le titulaire aura les responsabilités suivantes :
Gestion des Ressources Humaines:
- Effectue diverses actions liées à l’administration des activités de ressources humaines de l’unité de travail, par exemple, recrutement, placement, promotion, réaffectation, évaluation des performances, révisions de classification d’emploi, séparation des membres du personnel, formation, etc., en appliquant systématiquement les règles, réglementations, politiques et procédures de l’ONU.
- Assure la liaison avec l’administration centrale/les services exécutifs selon les besoins ;
- Maintient les fichiers d’annonces de vacance de poste et met à jour le suivi des annonces ;
- Prépare les actions du personnel via les outils électroniques actuels de l’ONU, par exemple, MIS/Nucleus/Umoja ; Conseille le personnel sur les questions de visa ;
- Fournit des conseils et répond aux questions générales sur les procédures et processus de classification ;
- Fournit des informations et des conseils au personnel/consultants concernant les conditions de service, les devoirs et responsabilités, et les privilèges et avantages selon le Règlement et les Statuts du Personnel ;
- Surveille les tableaux de dotation attribués pour diverses activités de ressources humaines, par exemple, nominations, retraite, expiration des contrats, réaffectations, transfert et mouvement du personnel.
Budget et Finances :
- Fournit une assistance dans la préparation et le développement du programme de travail et du budget du bureau ; Aide à la surveillance du budget/programme de travail concernant divers budgets, fonds fiduciaires, subventions et autres fonds sur une base régulière, et enregistre les réaffectations de ressources et les met en œuvre si nécessaire ;
- Collecte des données à partir de bases de données pertinentes et aide à la préparation de rapports financiers ;
- Fournit une assistance dans l’examen et la préparation du plan à moyen terme et de ses révisions ;
- Examine et aide à la finalisation des estimations de coûts et des propositions budgétaires, en termes de besoins en personnel et hors personnel pour la mission, y compris les aspects programmatiques ;
- Surveille la conformité avec le plan à moyen terme et autres mandats législatifs ;
- Peut aider les gestionnaires dans l’élaboration des besoins en ressources pour les soumissions budgétaires ;
- Surveille l’exécution du budget/les dépenses et enregistre la réaffectation des fonds si nécessaire ;
- Examine les demandes de biens et services pour confirmer (a) que le code d’objet de dépense correct a été imputé, et (b) la disponibilité des fonds ;
- Surveille les ressources extrabudgétaires, conformément aux accords et plans de coûts, avec une attention particulière portée aux réglementations, règles et politiques et procédures établies ;
- Aide à la préparation des soumissions de performance budgétaire ;
- Aide à la finalisation des rapports de performance budgétaire en accordant une attention aux écarts entre les budgets approuvés et les dépenses réelles.
Administration Générale :
- Fournit un soutien administratif au directeur de la SCPI et à la division.
- Identifie et signale les problèmes/difficultés au fur et à mesure qu’ils surviennent, et recommande des actions appropriées. Coordonne régulièrement avec les unités de service et assure la liaison si nécessaire avec les membres de l’équipe interne, tant au niveau de la mission qu’avec les entités partenaires ;
- Effectue d’autres tâches administratives connexes, selon les besoins, relatives, entre autres : au budget ; aux ressources humaines ; aux voyages ; à la gestion de la rédaction de correspondance ; au suivi des comptes et aux paiements aux fournisseurs et contractants individuels pour des services ; examine les plans d’espace de bureau physique ; aide à l’identification et à l’approvisionnement des besoins en technologie de bureau ; soutien aux réunions, etc.
Aucun frais de dossier
L’ONU ne perçoit de frais à aucun stade du recrutement (dépôt ou traitement de la candidature, entretien, formation, etc.), et elle ne demande aucune information bancaire.
