Le Bureau des Nations Unies pour l’Afrique de l’Ouest et le Sahel (UNOWAS) se voit confier le mandat global de renforcer les contributions de l’ONU à la réalisation de la paix et de la sécurité en Afrique de l’Ouest et au Sahel. Elle s’engage dans la diplomatie préventive, les bons offices, la médiation et la facilitation politiques dans les pays d’Afrique de l’Ouest et du Sahel.
Le poste est situé au sein de l’unité de gestion immobilière. L’adjoint administratif relèvera directement de l’agent de gestion immobilière.
Responsabilités
Sous la supervision générale du responsable de la gestion immobilière, le titulaire assumera les responsabilités suivantes :
Administration générale
• Fournit des conseils à la mission et/ou au personnel subordonné. Peut fournir une assistance dans l’examen des accords avec le pays hôte, des accords budgétaires ou des contributions à des subventions ou à d’autres activités dans les domaines assignés ; Identifie et signale les problèmes au fur et à mesure qu’ils surviennent et recommande les actions appropriées ;
• Coordonne régulièrement avec les unités de service et assure la liaison, au besoin, avec les membres de l’équipe interne à la mission et dans les postes extérieurs ;
• Effectuer des inspections physiques et un contrôle de qualité des biens de la mission des Nations Unies pour garantir que tous les articles sont comptabilisés et en bon état de fonctionnement ;
• Aider les parties prenantes à préparer les radiations d’équipements et à traiter les cas de radiation par l’intermédiaire des commissions d’enquête foncière compétentes ;
• Tient quotidiennement des registres de propriété précis et vérifiables dans le système électronique de gestion des stocks pour le contrôle et la responsabilité des biens, conformément aux instructions administratives, aux directives, aux manuels et aux SOP ;
• Effectuer d’autres tâches administratives connexes, selon les besoins (par exemple, déplacements, suivi des comptes et paiement des fournisseurs et des entrepreneurs individuels pour les services, examiner les plans d’espace physique et aider à l’identification des besoins en technologie de bureau, à la maintenance de l’équipement, des logiciels et des systèmes, organiser et coordonner des séminaires, des conférences et des traductions).
Gestion des ressources humaines:
• Effectuer diverses actions liées à l’administration des activités de ressources humaines de l’unité de travail, par exemple le recrutement, le placement, la promotion, la réinstallation, l’évaluation des performances, les révisions de classification des postes, la séparation des membres du personnel, la formation, etc., en appliquant systématiquement les règles, règlements et politiques de l’ONU. et procédures ;
• Assurer la liaison avec l’administration centrale/les services exécutifs selon les besoins ;
•Maintient les fichiers d’annonces de postes vacants et met à jour le suivi des annonces de postes vacants ; Prépare les actions du personnel via les outils électroniques actuels de l’ONU, par exemple Umoja ;
•Fournit des conseils et répond aux questions générales sur les procédures et processus de classification ;
• Fournit des informations et des conseils au personnel/consultants en ce qui concerne les conditions de service, les devoirs et responsabilités, ainsi que les privilèges et droits en vertu du Statut et du Règlement du personnel ;
• Surveille les tableaux d’effectifs attribués pour diverses activités de ressources humaines, par exemple les nominations, la retraite, l’expiration des nominations, les réaffectations, les transferts et les mouvements de personnel. Budget et finances :
• Fournit une assistance dans la préparation et l’élaboration du programme de travail et du budget du bureau ;
•Aide au suivi régulier du budget/programme de travail en ce qui concerne divers budgets, fonds fiduciaires, subventions et autres fonds, enregistre les réaffectations de ressources et met en œuvre les réaffectations si nécessaire ;
•Collecte des données à partir de bases de données pertinentes et aide à la préparation des rapports financiers ; Fournit une assistance dans l’examen et la préparation du plan à moyen terme et de ses révisions ; Examiner et aider à la finalisation des estimations de coûts et des propositions budgétaires, en termes de besoins en personnel et hors personnel de la mission, y compris les aspects programmatiques ; surveille le respect du
plan à moyen terme et des autres mandats législatifs ; Peut aider les gestionnaires à élaborer les besoins en ressources pour la présentation du budget ;
• Surveille l’exécution et les dépenses du budget et enregistre la réaffectation des fonds si nécessaire ; Examiner les demandes de biens et de services pour confirmer (a) que le code correct des objets de dépense a été facturé, et (b) la disponibilité des fonds ;
• Surveille les ressources extrabudgétaires, conformément aux accords et aux plans de coûts, avec une attention particulière accordée aux réglementations et règles ainsi qu’aux politiques et procédures établies ;
•Aide à la préparation des présentations sur l’exécution du budget ;
•Aide à la finalisation des rapports sur l’exécution du budget en accordant une attention particulière aux écarts
entre les budgets approuvés et les dépenses réelles.
Compétences
Professionnalisme : Capacité à exécuter un large éventail de fonctions administratives, par exemple budget/programme de travail, ressources humaines, gestion de bases de données, etc. Capacité à appliquer ses connaissances de diverses règles et réglementations administratives, financières et relatives aux ressources humaines des Nations Unies dans des situations de travail. Connaissance des principes de gestion logistique, de gestion des actifs et des stocks. Se montre fier de son travail et de ses réalisations ; fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; est consciencieux et efficace dans le respect des engagements, le respect des délais et l’obtention des résultats ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; fait preuve de persévérance face à des problèmes ou des défis difficiles ; reste calme dans les situations stressantes.
Orientation client : considère tous ceux à qui les services sont fournis comme des « clients » et cherche à voir les choses du point de vue des clients ; établit et entretient des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect ; identifie les besoins des clients et
les associe aux solutions appropriées ; surveille les développements en cours à l’intérieur et à l’extérieur de l’environnement des clients pour se tenir informé et anticiper les problèmes ; tient les clients informés des progrès ou des revers des projets ; respecte les délais de livraison des produits ou des services au client.
Travail d’équipe : travaille en collaboration avec des collègues pour atteindre les objectifs de l’organisation. Sollicite des commentaires en valorisant véritablement les idées et l’expertise des autres ; est disposé à apprendre des autres. Place l’agenda de l’équipe avant l’agenda personnel. Soutient et agit conformément à la décision finale du groupe, même lorsque ces décisions ne reflètent pas entièrement sa propre position. Partage le mérite des réalisations de l’équipe et accepte la responsabilité conjointe des lacunes de l’équipe.
Éducation
Un diplôme d’études secondaires ou un diplôme d’études secondaires est requis.
Emploi – Qualification spécifique
Une formation technique en finance, budget, gestion des ressources humaines, administration, gestion immobilière ou dans un domaine connexe est souhaitable.
L’expérience professionnelle
Au moins cinq (5) années d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans les domaines de l’administration, des finances, du budget, de la comptabilité, de l’audit, des ressources humaines ou dans un domaine connexe sont requises. Le nombre minimum d’années d’expérience pertinente est réduit à trois (3) années pour les candidats possédant un diplôme universitaire de premier niveau ou supérieur.
Une expérience en gestion immobilière est souhaitable.
De solides compétences informatiques, notamment la maîtrise du traitement de texte et des feuilles de calcul, sont requises.
Une connaissance spécifique des outils électroniques administratifs de l’ONU, tels qu’UMOJA ou ERP, est souhaitable.
Une expérience de travail dans une mission sur le terrain des Nations Unies ou dans des agences des Nations Unies à ce titre est souhaitable.
Une connaissance des dispositions liées aux fonctions des règles, règlements, manuels et politiques des Nations Unies est souhaitable.
Langues
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. Pour le poste annoncé, la maîtrise du français oral et écrit est requise.
Une connaissance pratique de l’anglais est souhaitable.
Évaluation
L’évaluation des candidats qualifiés peut comprendre un exercice d’évaluation qui peut être suivi d’un entretien basé sur les compétences.
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