Le Bureau pour la Coordination des Affaires Humanitaires (OCHA) est un département du Secrétariat des Nations Unies. Il a pour mission de mobiliser et de coordonner l’action humanitaire de façon efficace en partenariat avec les acteurs nationaux et internationaux, de façon à atténuer la souffrance humaine, de plaider pour les droits des populations dans le besoin d’assistance, de promouvoir la préparation et la prévention des catastrophes et de faciliter la mise en place de solutions durables.
POSTE 1: AGENT ADMINISTRATIF, P3 (Poste Temporaire)
Responsabilités
Dans le cadre des pouvoirs délégués, l’agent administratif sera responsable des tâches suivantes :
I. BUDGET ET FINANCES :
• Préparer et réviser les plans de coûts conformément aux plans de travail et aux règles et réglementations financières et s’assurer que les coûts sont raisonnablement estimés. Préparer les demandes de fonds trimestrielles (autorisations financières) et surveiller les obligations et les dépenses par rapport aux autorisations financières conformément aux plans de coûts approuvés. Développer, mettre en œuvre et maintenir des contrôles internes pour surveiller et garantir que les ressources financières sont utilisées pour mettre en œuvre les activités conformément aux plans de travail et aux plans de coûts.
• Fournir des conseils aux unités fonctionnelles sur la responsabilité financière dans le cadre des responsabilités du programme et sur l’utilisation efficace des ressources du programme. Coordonner la production des rapports financiers pour le siège et les donateurs.
• Examiner et confirmer que les obligations ou les décaissements proposés pour les biens et services dans le cadre d’accords avec des tiers sont raisonnables et conformes aux règles et règlements financiers de l’ONU.
• Surveiller et suivre les rapports en suspens des ONG et des agences des Nations Unies pour les subventions et allocations fournies à des tiers. Gérer la petite caisse conformément aux procédures établies, tenir des registres et des reçus précis et complets et veiller à ce que les réapprovisionnements soient effectués en temps opportun. Préparer la paie du personnel national et assurer le suivi avec le PNUD des ordres de paiement mensuels du personnel international afin de garantir les paiements en temps opportun. Vérifier les pièces justificatives inter-bureaux (IOV) préparées par le PNUD pour confirmer l’exactitude des comptes et permettre le rapprochement avec le système comptable d’OCHA. Assurer une bonne gestion des actifs du bureau, y compris la maintenance de l’inventaire, la vérification physique des actifs et la cession des actifs. Fournir les informations nécessaires pour répondre aux observations/constatations d’audit.
• Exécuter les fonctions de gestion des finances, des ressources humaines, des achats, des actifs et des propriétés via des applications Internet, des feuilles de calcul, des bases de données et des systèmes de planification des ressources d’entreprise pertinents (par exemple, système de comptabilité financière d’OCHA, système de gestion des contacts d’OCHA, inspira, Umoja, atlas).
• Fournir des conseils et du leadership au personnel subalterne.
II. ADMINISTRATION GÉNÉRALE :
• En collaboration avec le bureau local du PNUD, coordonner les actions liées au recrutement et à l’administration du personnel national. Fournir des conseils sur les exigences du système d’évaluation des performances et maintenir un système pour suivre la conformité.
• Tenir à jour les dossiers personnels confidentiels, en veillant à ce que les informations soient complètes et mises à jour. Veiller à ce que le personnel en cessation de service finalise les formalités dans le pays avant son départ. Veiller à ce que le temps et les présences du personnel soient correctement enregistrés, vérifiés et soumis en temps opportun au PNUD pour le personnel national et au Service des services administratifs pour le personnel international.
• Soutenir l’achat de biens par l’intermédiaire du PNUD ou du Siège et garantir que les procédures appropriées sont dûment suivies. Vérifier la réception des biens et services, en s’assurant que les spécifications, l’état et les quantités des marchandises sont correctes et que les documents sont complets et correctement classés.
• Contrôler et gérer l’équipement (élimination, inventaire, rapports NEP/inventaire et gestion de flotte).
• Veiller à ce que l’administration d’entreprise des locaux communs et des accords de service soit effectuée conformément aux modèles standard d’OCHA.
• En collaboration avec le Département de la sûreté et de la sécurité (DSS) et le chef du bureau extérieur d’OCHA, aider à garantir la conformité aux normes minimales de sécurité opérationnelle (MOSS) pour les véhicules, les bureaux et les locaux résidentiels. Veiller à ce que les locaux du bureau soient bien entretenus et dotés de services communs.
• Superviser l’identification des besoins en bureautique et la maintenance des équipements, logiciels et systèmes. Garantir un niveau adéquat de fournitures de bureau et maintenir un système d’attribution et de suivi des fournitures de bureau. Superviser et/ou préparer les autorisations de voyage, en veillant à ce que la justification, les coûts et les approbations appropriés soient en place. Vérifiez les demandes de remboursement soumises pour règlement et suivez les paiements en souffrance.
• Maintenir un système de classement central, garantissant une utilisation cohérente et un archivage approprié des documents officiels administratifs, financiers et des ressources humaines. Représenter OCHA lors de réunions sur des questions administratives telles que les échelles salariales nationales, les services communs, les locaux, etc. Superviser régulièrement le personnel administratif national, en assurant soutien et mentorat.
• Effectuer d’autres tâches et/ou affectations selon les besoins.
Compétences
PROFESSIONNALISME : Connaissance et compréhension de l’aide humanitaire, des secours d’urgence et des questions humanitaires connexes. Capacité à identifier les problèmes, à les analyser et à participer à leur résolution. Capacité à développer des sources pour la collecte de données. Compétences conceptuelles analytiques et évaluatives pour mener des recherches et des analyses indépendantes, y compris une connaissance et une expérience de l’utilisation de diverses sources de recherche, y compris les sources électroniques sur Internet, l’intranet et d’autres bases de données. Capacité à faire preuve de jugement dans le contexte des missions confiées, à travailler sous pression, parfois dans un environnement très stressant (par exemple, guerre civile, catastrophes naturelles et misère humaine). Se montre fier de son travail et de ses réalisations ; fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; est consciencieux et efficace dans le respect des engagements, le respect des délais et l’obtention des résultats ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; fait preuve de persévérance face à des problèmes ou des défis difficiles ; reste calme dans les situations stressantes. Assumer la responsabilité d’intégrer les perspectives de genre et d’assurer la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines de travail.
PLANIFICATION et ORGANISATION : Élabore des objectifs clairs et cohérents avec les stratégies convenues ; identifie les activités et les missions prioritaires ; ajuste les priorités au besoin ; alloue le temps et les ressources appropriés pour terminer le travail ; prévoit les risques et tient compte des imprévus lors de la planification ; surveille et ajuste les plans et les actions si nécessaire ; utilise son temps de manière efficace.
ORIENTATION CLIENT : considère tous ceux à qui les services sont fournis comme des « clients » et cherche à voir les choses du point de vue des clients ; établit et entretient des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect ; identifie les besoins des clients et les associe aux solutions appropriées ; surveille les développements en cours à l’intérieur et à l’extérieur de l’environnement des clients pour se tenir informé et anticiper les problèmes ; tient les clients informés des progrès ou des revers des projets ; respecte les délais de livraison des produits ou services au client.
Éducation
Un diplôme universitaire du niveau de la maîtrise ou équivalent) en commerce ou en administration publique, en finance, en comptabilité, en droit ou dans un domaine connexe est requis. Un diplôme universitaire de premier niveau combiné à deux (2) années supplémentaires d’expérience admissible peut être accepté à la place du diplôme universitaire supérieur.
L’expérience professionnelle
Un minimum de cinq (5) années d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans l’administration, les finances, la gestion des ressources humaines ou dans un domaine connexe sont requis.
Une expérience administrative sur le terrain (cadre réel où une mission et/ou un projet est mis en œuvre) dans des situations d’urgence (urgence complexe ou catastrophe naturelle) est souhaitable.
Une expérience dans un contexte humanitaire au sein du système commun des Nations Unies ou dans une autre organisation internationale comparable est souhaitable.
Une expérience dans la région de l’Afrique de l’Ouest et centrale est souhaitable.
Langues
Le français et l’anglais sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. Pour le poste annoncé, la maîtrise du français et de l’anglais est requise.
POSTE 2: AGENT DE GESTION DE L’INFORMATION, P3
Responsabilités
Dans le cadre des pouvoirs délégués, le responsable de la gestion de l’information sera responsable des tâches suivantes :
• Coordination : établir et maintenir un réseau de gestion de l’information conformément aux directives de l’IASC pour faciliter l’échange d’informations humanitaires et la promotion des normes de données et d’informations ; travailler avec les premiers intervenants tels que l’équipe des Nations Unies d’évaluation et de coordination en cas de catastrophe (UNDAC) et le Centre d’opérations et de coordination sur site (OSOCC) pour assurer une transition en douceur des outils et services d’information ; collaborer avec ses homologues du gouvernement pour garantir que les activités d’information sont coordonnées et conformes aux normes et pratiques nationales ; fournir une formation et une expertise sur l’utilisation et le développement d’outils et de plateformes de gestion de l’information au personnel d’OCHA et aux partenaires humanitaires ; plaider en faveur de l’utilisation de normes de données et de plateformes communes, ainsi que d’un échange ouvert d’informations.
• Gestion des données : concevoir, développer et gérer des bases de données, des feuilles de calcul et d’autres outils de données ; comprendre, documenter et garantir la qualité des données humanitaires de grande valeur pour en assurer l’exactitude, la cohérence et la comparabilité ; consolider les informations opérationnelles selon un calendrier régulier pour soutenir l’analyse.
• Analyse des données : organiser, concevoir et réaliser l’évaluation et l’analyse d’ensembles de données spécifiques à un emplacement au moyen de techniques statistiques significatives ; participer au développement et à la révision des normes de données (par exemple, le Humanitarian Exchange Language) et donner des conseils sur l’application de ces normes dans les systèmes et processus locaux ; participer au développement, à la mise en œuvre et à la gestion de nouveaux indicateurs, ainsi que des données qui les accompagnent, qui seront inclus dans un ensemble de données humanitaires communes ; comprendre, documenter et garantir la qualité des données humanitaires de grande valeur pour en garantir l’exactitude, la cohérence et la comparabilité.
• Analyse d’évaluation : soutenir les activités d’évaluation et d’analyse des besoins, y compris les aperçus des besoins humanitaires, les examens de données secondaires, les définitions de scénarios préliminaires et les évaluations rapides initiales multiclusters ; fournir des conseils sur la conception de l’évaluation afin de garantir la qualité des données ; gérer les plates-formes et les outils qui prennent en charge la collecte et l’analyse de données, tels que KoBo Toolbox et Open Data Kit (ODK).
• Système d’information géographique (SIG) et cartographie : développer et maintenir des ensembles de données spatiales de référence et opérationnelles conformément aux normes et orientations pertinentes ; produire et mettre à jour des produits cartographiques et des services en ligne de haute qualité ; maintenir un référentiel de données spatiales et garantir que les données sont documentées et accessibles à tous les partenaires humanitaires via des services locaux et/ou en ligne.
• Visualisation : Produire et mettre à jour des produits d’information tels que des rapports, des graphiques et des infographies en transformant les données en produits graphiques pour transmettre des messages et un scénario ; développer du matériel de plaidoyer, notamment des affiches, des présentations et d’autres supports visuels.
• Effectue d’autres tâches connexes selon les besoins.
Compétences
PROFESSIONNALISME : Connaissance et compréhension de l’aide humanitaire, des secours d’urgence et des questions humanitaires connexes. Capacité à identifier les problèmes, à les analyser et à participer à leur résolution. Capacité à développer des sources pour la collecte de données. Compétences conceptuelles analytiques et évaluatives pour mener des recherches et des analyses indépendantes, y compris une connaissance et une expérience de l’utilisation de diverses sources de recherche, y compris les sources électroniques sur Internet, l’intranet et d’autres bases de données. Capacité à faire preuve de jugement dans le contexte des missions confiées, à travailler sous pression, parfois dans un environnement très stressant (par exemple, guerre civile, catastrophes naturelles et misère humaine). Se montre fier de son travail et de ses réalisations ; fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; est consciencieux et efficace dans le respect des engagements, le respect des délais et l’obtention des résultats ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; fait preuve de persévérance face à des problèmes ou des défis difficiles ; reste calme dans les situations stressantes. Assumer la responsabilité d’intégrer les perspectives de genre et d’assurer la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines de travail.
TRAVAIL D’ÉQUIPE : Travailler en collaboration avec des collègues pour atteindre les objectifs de l’organisation ; sollicite des commentaires en valorisant véritablement les idées et l’expertise des autres ; est disposé à apprendre des autres ; place l’agenda de l’équipe avant l’agenda personnel ; soutient et agit conformément à la décision finale du groupe, même lorsque ces décisions ne reflètent pas entièrement sa propre position ; partage le mérite des réalisations de l’équipe et accepte la responsabilité conjointe des lacunes de l’équipe.
PLANIFICATION et ORGANISATION : Élabore des objectifs clairs et cohérents avec les stratégies convenues ; identifie les activités et les missions prioritaires ; ajuste les priorités au besoin ; alloue le temps et les ressources appropriés pour terminer le travail ; prévoit les risques et tient compte des imprévus lors de la planification ; surveille et ajuste les plans et les actions si nécessaire ; utilise son temps de manière efficace.
Éducation
Un diplôme universitaire du niveau de la maîtrise ou équivalent) en gestion de l’information, en systèmes d’information, en sciences sociales ou dans un domaine connexe est requis. Un diplôme universitaire de premier niveau combiné à deux (2) années supplémentaires d’expérience admissible peut être accepté à la place du diplôme universitaire supérieur.
L’expérience professionnelle
Un minimum de cinq (5) années d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans la gestion de l’information, les systèmes d’information, la gestion Web, la gestion des données, les systèmes d’information géographique et la cartographie, la visualisation des données ou tout autre domaine connexe sont requis.
Une expérience de la gestion de l’information sur le terrain (cadre réel où une mission et/ou un projet est mis en œuvre) dans des situations d’urgence (urgence complexe ou catastrophe naturelle) est requise.
Une expérience dans l’utilisation de logiciels standards de l’industrie, notamment Online ArcGIS, Adobe Illustrator et InDesign, pour développer des produits d’information est requise.
Une expérience dans la région de l’Afrique de l’Ouest et centrale est requise.
Une expérience dans la direction de la préparation de documents d’aperçu des besoins humanitaires et/ou de plans de réponse humanitaire et d’autres produits liés au cycle de programme humanitaire est souhaitable.
Une expérience dans un contexte humanitaire au sein du système commun des Nations Unies ou dans une organisation internationale comparable est souhaitable.
Langues
Le français et l’anglais sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. Pour le poste annoncé, la maîtrise de l’anglais est requise. La connaissance d’une autre langue officielle de l’ONU est souhaitable.
Évaluation
L’évaluation des candidats qualifiés peut comprendre un exercice d’évaluation qui peut être suivi d’un entretien axé sur les compétences.
POSTE 3: AGENT ADMINISTRATIF, P3 (Poste Temporaire)
Responsabilités
Dans le cadre des pouvoirs délégués, l’agent administratif sera responsable des tâches suivantes :
I. BUDGET ET FINANCES :
• Préparer et réviser les plans de coûts conformément aux plans de travail et aux règles et réglementations financières et s’assurer que les coûts sont raisonnablement estimés. Préparer les demandes de fonds trimestrielles (autorisations financières) et surveiller les obligations et les dépenses par rapport aux autorisations financières conformément aux plans de coûts approuvés. Développer, mettre en œuvre et maintenir des contrôles internes pour surveiller et garantir que les ressources financières sont utilisées pour mettre en œuvre les activités conformément aux plans de travail et aux plans de coûts.
• Fournir des conseils aux unités fonctionnelles sur la responsabilité financière dans le cadre des responsabilités du programme et sur l’utilisation efficace des ressources du programme. Coordonner la production des rapports financiers pour le siège et les donateurs.
• Examiner et confirmer que les obligations ou les décaissements proposés pour les biens et services dans le cadre d’accords avec des tiers sont raisonnables et conformes aux règles et règlements financiers de l’ONU.
• Surveiller et suivre les rapports en suspens des ONG et des agences des Nations Unies pour les subventions et allocations fournies à des tiers. Gérer la petite caisse conformément aux procédures établies, tenir des registres et des reçus précis et complets et veiller à ce que les réapprovisionnements soient effectués en temps opportun. Préparer la paie du personnel national et assurer le suivi avec le PNUD des ordres de paiement mensuels du personnel international afin de garantir les paiements en temps opportun. Vérifier les pièces justificatives inter-bureaux (IOV) préparées par le PNUD pour confirmer l’exactitude des comptes et permettre le rapprochement avec le système comptable d’OCHA. Assurer une bonne gestion des actifs du bureau, y compris la maintenance de l’inventaire, la vérification physique des actifs et la cession des actifs. Fournir les informations nécessaires pour répondre aux observations/constatations d’audit.
• Exécuter les fonctions de gestion des finances, des ressources humaines, des achats, des actifs et des propriétés via des applications Internet, des feuilles de calcul, des bases de données et des systèmes de planification des ressources d’entreprise pertinents (par exemple, système de comptabilité financière d’OCHA, système de gestion des contacts d’OCHA, inspira, Umoja, atlas).
• Fournir des conseils et du leadership au personnel subalterne.
II. ADMINISTRATION GÉNÉRALE :
• En collaboration avec le bureau local du PNUD, coordonner les actions liées au recrutement et à l’administration du personnel national. Fournir des conseils sur les exigences du système d’évaluation des performances et maintenir un système pour suivre la conformité.
• Tenir à jour les dossiers personnels confidentiels, en veillant à ce que les informations soient complètes et mises à jour. Veiller à ce que le personnel en cessation de service finalise les formalités dans le pays avant son départ. Veiller à ce que le temps et les présences du personnel soient correctement enregistrés, vérifiés et soumis en temps opportun au PNUD pour le personnel national et au Service des services administratifs pour le personnel international.
• Soutenir l’achat de biens par l’intermédiaire du PNUD ou du Siège et garantir que les procédures appropriées sont dûment suivies. Vérifier la réception des biens et services, en s’assurant que les spécifications, l’état et les quantités des marchandises sont correctes et que les documents sont complets et correctement classés.
• Contrôler et gérer l’équipement (élimination, inventaire, rapports NEP/inventaire et gestion de flotte).
• Veiller à ce que l’administration d’entreprise des locaux communs et des accords de service soit effectuée conformément aux modèles standard d’OCHA.
• En collaboration avec le Département de la sûreté et de la sécurité (DSS) et le chef du bureau extérieur d’OCHA, aider à garantir la conformité aux normes minimales de sécurité opérationnelle (MOSS) pour les véhicules, les bureaux et les locaux résidentiels. Veiller à ce que les locaux du bureau soient bien entretenus et dotés de services communs.
• Superviser l’identification des besoins en bureautique et la maintenance des équipements, logiciels et systèmes. Garantir un niveau adéquat de fournitures de bureau et maintenir un système d’attribution et de suivi des fournitures de bureau. Superviser et/ou préparer les autorisations de voyage, en veillant à ce que la justification, les coûts et les approbations appropriés soient en place. Vérifiez les demandes de remboursement soumises pour règlement et suivez les paiements en souffrance.
• Maintenir un système de classement central, garantissant une utilisation cohérente et un archivage approprié des documents officiels administratifs, financiers et des ressources humaines. Représenter OCHA lors de réunions sur des questions administratives telles que les échelles salariales nationales, les services communs, les locaux, etc. Superviser régulièrement le personnel administratif national, en assurant soutien et mentorat.
• Effectuer d’autres tâches et/ou affectations selon les besoins.
Compétences
PROFESSIONNALISME : Connaissance et compréhension de l’aide humanitaire, des secours d’urgence et des questions humanitaires connexes. Capacité à identifier les problèmes, à les analyser et à participer à leur résolution. Capacité à développer des sources pour la collecte de données. Compétences conceptuelles analytiques et évaluatives pour mener des recherches et des analyses indépendantes, y compris une connaissance et une expérience de l’utilisation de diverses sources de recherche, y compris les sources électroniques sur Internet, l’intranet et d’autres bases de données. Capacité à faire preuve de jugement dans le contexte des missions confiées, à travailler sous pression, parfois dans un environnement très stressant (par exemple, guerre civile, catastrophes naturelles et misère humaine). Se montre fier de son travail et de ses réalisations ; fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; est consciencieux et efficace dans le respect des engagements, le respect des délais et l’obtention des résultats ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; fait preuve de persévérance face à des problèmes ou des défis difficiles ; reste calme dans les situations stressantes. Assumer la responsabilité d’intégrer les perspectives de genre et d’assurer la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines de travail.
PLANIFICATION et ORGANISATION : Élabore des objectifs clairs et cohérents avec les stratégies convenues ; identifie les activités et les missions prioritaires ; ajuste les priorités au besoin ; alloue le temps et les ressources appropriés pour terminer le travail ; prévoit les risques et tient compte des imprévus lors de la planification ; surveille et ajuste les plans et les actions si nécessaire ; utilise son temps de manière efficace.
ORIENTATION CLIENT : considère tous ceux à qui les services sont fournis comme des « clients » et cherche à voir les choses du point de vue des clients ; établit et entretient des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect ; identifie les besoins des clients et les associe aux solutions appropriées ; surveille les développements en cours à l’intérieur et à l’extérieur de l’environnement des clients pour se tenir informé et anticiper les problèmes ; tient les clients informés des progrès ou des revers des projets ; respecte les délais de livraison des produits ou services au client.
Éducation
Un diplôme universitaire du niveau de la maîtrise ou équivalent) en commerce ou en administration publique, en finance, en comptabilité, en droit ou dans un domaine connexe est requis. Un diplôme universitaire de premier niveau combiné à deux (2) années supplémentaires d’expérience admissible peut être accepté à la place du diplôme universitaire supérieur.
L’expérience professionnelle
Un minimum de cinq (5) années d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans l’administration, les finances, la gestion des ressources humaines ou dans un domaine connexe sont requis.
Une expérience administrative sur le terrain (cadre réel où une mission et/ou un projet est mis en œuvre) dans des situations d’urgence (urgence complexe ou catastrophe naturelle) est souhaitable.
Une expérience dans un contexte humanitaire au sein du système commun des Nations Unies ou dans une autre organisation internationale comparable est souhaitable.
Une expérience dans la région de l’Afrique de l’Ouest et centrale est souhaitable.
Langues
Le français et l’anglais sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. Pour le poste annoncé, la maîtrise du français et de l’anglais est requise.
Évaluation
L’évaluation des candidats qualifiés peut comprendre un exercice d’évaluation qui peut être suivi d’un entretien axé sur les compétences.
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