Le Bureau des Nations Unies pour la coordination des affaires humanitaires – UNOCHA recrute (01 Septembre 2023)

Cette offre d’emploi est annoncée pour le poste de responsable de l’administration et des finances NOC situé au bureau d’OCHA à Abuja et relève du chef du responsable de l’administration et des finances (P3).

Tâches et responsabilités clés : 

Sous la supervision directe du Chef, Agent d’administration et des finances (P3), l’Agent d’administration et des finances sera responsable des tâches suivantes :

GESTION DES RESSOURCES HUMAINES

• Coordonne efficacement les actions relatives à l’administration des activités de ressources humaines, par exemple le recrutement, le placement, la promotion, l’évaluation des performances, les examens de classification des emplois, la séparation des membres du personnel, la formation, etc., en assurant la cohérence dans l’application des règles et procédures de l’ONU.
• Définit les conditions de service, les devoirs et responsabilités, ainsi que les privilèges et droits en vertu du Statut et Règlement du personnel.
• En collaboration avec le bureau local du PNUD, coordonner les actions liées au recrutement et à l’administration du personnel national. Fournir des conseils sur les exigences du système d’évaluation des performances et maintenir un système pour suivre la conformité.
• Tenir à jour les dossiers du personnel confidentiels, en veillant à ce que les informations soient complètes et mises à jour.
• Veiller à ce que le personnel en cessation de service finalise les formalités dans le pays avant son départ.
• Veiller à ce que le temps et les présences du personnel soient correctement enregistrés, vérifiés et soumis en temps opportun au PNUD pour le personnel national et au Bureau exécutif pour le personnel international.

BUDGET ET FINANCES

• Prendre la direction de la préparation et de la mise en œuvre du programme de travail, en veillant à ce que les ressources financières soient utilisées pour mettre en œuvre les activités conformément au budget du programme et aux allocations accordées.
• Surveille et examine le programme de travail et le budget en effectuant des examens réguliers et spéciaux pour évaluer les progrès du travail réel par rapport au plan du programme. Coordonne la production des rapports de programme.
• Définit les exigences et travaille avec les unités système en ce qui concerne l’amélioration des systèmes de reporting budgétaire et l’utilisation rentable des ressources du programme.
• Fournir des conseils aux unités fonctionnelles sur la responsabilité financière dans le cadre des responsabilités du programme et sur l’utilisation efficace des ressources du programme.
• Coordonner la production des rapports financiers pour le siège et les donateurs.
• Surveiller et suivre les rapports en suspens des ONG et des agences des Nations Unies pour les subventions et allocations fournies à des tiers.
• Gérer la petite caisse conformément aux procédures établies, tenir des registres et des reçus précis et complets et veiller à ce que les réapprovisionnements soient effectués en temps opportun.
• Préparer la paie du personnel national et assurer le suivi avec le PNUD des ordres de paiement mensuels du personnel international afin de garantir les paiements en temps opportun.
• Vérifier les pièces justificatives inter-bureaux (IOV) préparées par le PNUD pour confirmer l’exactitude des comptes et permettre le rapprochement avec le système comptable d’OCHA.
• Assurer une bonne gestion des actifs du bureau, y compris la maintenance de l’inventaire, la vérification physique des actifs et la cession des actifs.
• Fournir les informations nécessaires pour répondre aux observations/constatations d’audit.
• Fournir des conseils aux unités fonctionnelles sur la responsabilité financière dans le cadre des responsabilités du programme et sur l’utilisation efficace des ressources du programme.
• Élabore des procédures et les met en œuvre pour garantir que les contrôles de gestion comptable et financière sont conformes à la politique et aux pratiques de l’ONU.
• Supervise et/ou fournit des conseils à ses collègues sur les questions et pratiques en matière d’administration financière et d’information de gestion.
• Fournit des conseils et un leadership au personnel plus jeune.

APPROVISIONNEMENT:

• Planifie, développe et gère toutes les activités d’approvisionnement dans le cadre de la délégation d’autorité et des aspects contractuels des achats régionaux de l’OCHA pour la fourniture de divers biens et services, en tenant compte des conditions économiques locales et autres.
• Conseille les bureaux/unités demandeurs et les entités bénéficiaires sur toute la gamme des questions de passation des marchés, en fournissant un soutien et des conseils à toutes les étapes du cycle de passation des marchés.
• Prépare/supervise la préparation et la distribution de la demande de devis et gère/conduit tous les aspects de l’évaluation des devis.
• Formule des stratégies et conçoit des solutions innovantes pour résoudre les problèmes/conflits liés aux projets d’approvisionnement complexes.
• Établit et maintient le programme de travail et le calendrier pour les contrats en cours et ceux nouvellement planifiés.
• Signer les bons de commande jusqu’à la limite autorisée et, dans le cas où le montant dépasse l’autorité de signature autorisée, préparer les soumissions pour examen et approbation par le responsable autorisé.
• Réaliser des études de marché pour se tenir au courant des évolutions du marché ; recherche et analyse des données statistiques et des rapports de marché sur la situation mondiale des produits de base, les modèles de production et la disponibilité des biens et services.
• Identifie les nouvelles technologies et produits/services, évalue et recommande des sources d’approvisionnement potentielles et participe à l’intégration des résultats de recherche dans le programme d’approvisionnement.
• Fournit des conseils techniques sur les activités de passation des marchés aux responsables des unités organiques pendant toutes les phases du cycle de passation des marchés.
• Préparation en temps opportun et appropriée des plans de passation des marchés pour le bureau et les projets, établissement des délais et suivi de leur mise en œuvre.
• Établissement et mise en œuvre d’un système de surveillance et de contrôle approprié des processus de passation des marchés, y compris l’organisation des appels d’offres, des appels d’offres ou des appels d’offres, la réception et l’évaluation des devis, des offres ou des propositions, la négociation de certaines conditions contractuelles en totale conformité avec les règles et réglementations.
• Supervise le respect des accords contractuels, recommande des modifications et des prolongations de contrats et conseille les parties concernées sur les droits et obligations contractuels.
• Prépare une variété de documents, contrats, communications, lignes directrices, instructions, etc.
• Aide au processus d’approvisionnement pour les activités assignées

ADMINISTRATION GÉNÉRALE

• Supervise les travaux liés aux achats, à la facturation et à la réception des revenus de divers services, au programme de voyages opérationnels, au suivi des achats et à l’évaluation des contrats/paiements des fournisseurs et des entrepreneurs individuels pour les services.
• Examine le caractère adéquat des besoins en espace du département.
• En collaboration avec le Département de la sûreté et de la sécurité (DSS) et le chef du bureau extérieur d’OCHA, aider à garantir la conformité aux normes minimales de sécurité opérationnelle (MOSS) pour les véhicules, les bureaux et les locaux résidentiels.
• Veiller à ce que les locaux du bureau soient bien entretenus et dotés de services communs.
• Supervise l’identification des besoins en matière de technologie de bureau et la maintenance de l’équipement, des logiciels et des systèmes, en coordonnant les améliorations nécessaires.
• Conformément aux priorités du bureau régional, fournit un soutien physique et à distance aux bureaux d’OCHA dans la région MENA sur divers aspects des fonctions administratives.
• Effectue toute autre tâche qui peut lui être assignée.

COMPÉTENCES :

PROFESSIONNALISME

Connaissance des politiques et procédures administratives, budgétaires, financières et de ressources humaines. Capacité à appliquer diverses règles et réglementations administratives des Nations Unies dans des situations de travail. Compétences conceptuelles en matière d’analyse et d’évaluation pour mener des recherches et des analyses indépendantes. Capacité à identifier les problèmes, à formuler des opinions et à formuler des conclusions et des recommandations. Se montre fier de son travail et de ses réalisations ; fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; est consciencieux et efficace dans le respect des engagements, le respect des délais et l’obtention des résultats ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; fait preuve de persévérance face à des problèmes ou des défis difficiles ; reste calme dans les situations stressantes.

RESPONSABILITÉ

S’approprie toutes les responsabilités et honore ses engagements ; fournit les résultats dont on est responsable dans les délais, les coûts et les normes de qualité prescrits ; opère dans le respect des règlements et règles organisationnels ; soutient les subordonnés, assure la supervision et assume la responsabilité des missions déléguées ; assume personnellement la responsabilité de ses propres lacunes et de celles de l’unité de travail, le cas échéant.

PLANIFICATION ET ORGANISATION 

Élabore des objectifs clairs et cohérents avec les stratégies convenues ; identifie les activités et les missions prioritaires ; ajuste les priorités au besoin ; alloue le temps et les ressources appropriés pour terminer le travail ; prévoit les risques et tient compte des imprévus lors de la planification ; surveille et ajuste les plans et les actions si nécessaire ; utilise son temps de manière efficace.

Qualifications:

Éducation: 

• Un diplôme universitaire du niveau de la maîtrise ou équivalent) en commerce ou en administration publique, en finance, en comptabilité, en droit ou dans un domaine connexe est requis.
• Un diplôme universitaire de premier niveau combiné à sept (7) années supplémentaires d’expérience admissible peut être accepté à la place du diplôme universitaire supérieur.

Expérience: 

• Un minimum de 5 années d’expérience avec une maîtrise et/ou 7 années avec un baccalauréat avec une expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans les domaines de l’administration, des finances, de la comptabilité, de la gestion des ressources humaines ou dans un domaine connexe est requis.
• Un minimum de deux (2) années d’expérience pertinente sur le terrain (cadre réel où une mission et/ou un projet est mis en œuvre) dans des situations d’urgence (urgence complexe ou catastrophe naturelle) est souhaitable.
• Une expérience d’Umoja ou d’outils de planification des ressources de l’entreprise similaires est souhaitable.
• Une expérience dans le traitement de questions liées aux finances dans un contexte humanitaire au sein du régime commun des Nations Unies ou d’autres organisations internationales comparables est souhaitable.
• Une expérience dans la région est souhaitable.

Exigences linguistiques 

• La maîtrise de l’anglais écrit et parlé est requise.