Le Bureau des Nations Unies pour les services d’appui aux projets (UNOPS) est un organe opérationnel des Nations Unies qui appuie la mise en œuvre réussie des projets de consolidation de la paix, d’aide humanitaire et de développement de ses partenaires dans le monde entier. Mandaté en tant que ressource centrale de l’ONU, l’UNOPS fournit des services durables de gestion de projets, d’achats et d’infrastructure à un large éventail de gouvernements, de donateurs et d’organismes des Nations Unies.
Le.la Chargée d’Appui à la gestion de projet-Adjoint.e rend compte au chef.fe de projet, qui le supervise et lui fournit des directives. Le.la chargé.e d’appui au projet-Adjoint.e soutient le.la chef.fe de projet dans les activités quotidiennes, la coordination et la mise en œuvre de la mission. Cette personne surveille étroitement les opérations et la performance financière, détecte les problèmes potentiels, soutient l’analyse des problèmes et l’élaboration de solutions, coordonne la résolution des problèmes selon les mesures adoptées, rédige les correspondances aux parties prenantes concernées et prépare les rapports de mission. Le.la chargé.e d’appui au projet peut souvent devoir travailler dans des environnements complexes et difficiles avec des ressources limitées.
Responsabilités fonctionnelles
Sous la supervision du Chef.fe de projet, le.la Chargée d’Appui à la gestion de projet-adjoint.e aura les attributions suivantes:
1. La mise en œuvre du projet:
- Maintenir les dossiers du projet, notamment les rapports de projet internes et externes
- Informer le.la Chef.fe de projet de tout écart par rapport au plan
2. La gestion des finances et des achats:
- Tenir à jour et classer tous les documents financiers du projet à des fins de vérification et d’examen
- Assurer la saisie exacte des données dans le progiciel de gestion intégré de l’UNOPS
- Assurer le suivi des dépenses et du budget du projet ainsi que de l’ensemble des procédures administratives conformément au plan de travail
- Avertir le.la chef.fe de projet de tout déficit financier ou de dépenses excessives
- Appuyer le.la chef.fe de projet dans le traitement des paiements directs et des demandes de paiement anticipé, et dans la préparation des révisions budgétaires du projet
- Appuyer le.la chef.fe de projet dans l’élaboration des rapports financiers en adoptant des contrôles financiers et des modèles de rapport conformes aux exigences de l’UNOPS
3. Le suivi et l’élaboration de rapports:
- Participer activement à la préparation de rapports et de documents de projet en assistant le.la chef.fe de projet
- Tenir à jour et classer les documents du projet et les autres documents de soutien
- Gérer les dossiers suivants : registre d’assurance de la qualité, registre de configuration et tous les autres registres et dossiers indiqués par le chef de projet
- Soutenir le.la chef.fe de projet en assurant la gestion des éléments suivants : i. Dossier électronique; ii. Documents se rapportant aux achats, aux ressources humaines et aux finances, conformément aux exigences de la directive organisationnelle no 12.
- Gérer la compilation, la consolidation et l’analyse des données utiles à la mission
- Assister le.la chef.fe de projet dans la préparation des rapports d’achèvement du projet et assurer le respect des obligations contractuelles
4. La coordination et la gestion des parties prenantes et des communications:
- Assister le.la chef.fe de projet dans la coordination et la gestion des communications
- Entretenir des relations solides avec les partenaires du projet (ONG, agences UN, gouvernement, etc.) afin de faciliter la mise en œuvre des activités et d’améliorer la qualité et la pertinence des données et analyses.
- Selon les besoins, participer à des rencontres les parties prenantes.
- Participer à des missions de suivi sur le terrain
Education:
- Un Baccalauréat ou diplôme d’études secondaires avec six (6) ans d’expérience professionnel pertinent exigé.
- Un diplôme d’études supérieures en gestion publique, administration publique, finances, économie, gestion de projet, relations internationales ou autre discipline pertinente est un atout
Experience:
- Avoir au moins six (6) années d’expérience professionnelle dans l’appui à la gestion de projet, la gestion des opérations, axée sur le suivi, la gestion financière et budgétaire, le reporting et la coordination est exigé pour les candidat.e.s titulaires d’un Baccalauréat ou diplôme d’études secondaires.
- Avoir au moins deux (2) années d’expérience professionnelle dans l’appui à la gestion de projet, la gestion des opérations, axée sur le suivi, la gestion financière et budgétaire, le reporting et la coordination est exigé pour les candidat.e.s titulaires d’un diplôme d’études supérieures (diplôme de Licence / Bachelor / Maîtrise)
- L’expérience et la connaissance démontrée des règles et des procédures de l’ONU en matière d’approvisionnement, de finance, de gestion des ressources humaines et de règles et règlements administratifs seront un atout
Language:
- Une parfaite maîtrise du Français écrit, parlé et lu est exigée.
- Une connaissance intermédiaire de l’anglais écrit, parlé et lu est exigée.
Compétences
Démontre une compréhension des effets de son rôle sur tous les partenaires et accorde la priorité aux bénéficiaires. Forge et entretient des relations externes fortes et constitue un partenaire compétent pour les autres (si cela s’applique à son rôle).
Évalue les données et les processus afin de prendre des décisions logiques et pragmatiques. Adopte une approche neutre et rationnelle en calculant les risques. Applique l’innovation et la créativité à une démarche de résolution des problèmes.
- Établit efficacement une série de mesures pour soi- même et pour les autres pour atteindre un objectif. Les actions posées mènent à l’accomplissement total de la tâche en respectant les exigences de qualité dans tous les domaines. Repère les possibilités et prend des initiatives pour les saisir. Comprend qu’un usage responsable des ressources optimise l’effet de nos activités auprès des bénéficiaires.
- Traite tous les individus avec respect ; accorde de la considération aux différences et encourage les autres à faire de même. Incarne les normes éthiques et organisationnelles. Répond à de hautes exigences en matière d’honnêteté. Est un modèle pour les questions de diversité et d’inclusion.
- Ouvert au changement et flexible dans un environnement très dynamique. Adapte efficacement son approche pour suivre l’évolution des circonstances ou des besoins. Apprend de son expérience et modifie son comportement. Ses résultats sont cohérents, même sous pression. Cherche continuellement l’amélioration.
- Exprime des idées ou faits de manière claire, concise et ouverte. La communication indique une considération pour les sentiments et les besoins des autres. Écoute activement et partage ses connaissances spontanément. Gère les conflits efficacement en respectant les différences et en trouvant un terrain d’entente.
- Agit comme exemple positif contribuant à l’esprit d’équipe. Collabore et soutient le perfectionnement des autres. Pour les responsables seulement : agit en tant qu’exemple positif de leadership, motive, dirige et inspire les autres à réussir, utilise des styles de leadership appropriés.
