Le Bureau de l’UNOPS recrute pour ce poste (19 Novembre 2024)

Informations générales – Spécifiques au poste

1. Informations générales

Implanté à Dakar, le bureau de l’UNOPS au Sénégal a développé au fil des ans de solides relations de travail avec les gouvernements d’Afrique de l’Ouest et les partenaires internationaux. Il fournit un soutien technique dans des domaines de développement stratégiques, notamment les élections ; les achats et le renforcement des capacités connexes ; la protection de l’environnement, ainsi que la réhabilitation et le développement des infrastructures.

POSTE : Bureau de gestion de projet (PMO) – Officier principal

Informations spécifiques au poste

Le rôle principal du bureau de gestion de projet (PMO) est de fournir au bureau les structures, les outils et les techniques nécessaires pour garantir qu’il dispose des bons programmes et projets, que les priorités opérationnelles et de changement sont équilibrées, que la gouvernance et la prise de décision sont facilitées et qu’il dispose des ressources et des capacités nécessaires pour les exécuter de manière cohérente.

Les fonctions et services du PMO comprennent :

• Planification stratégique/Soutien au portefeuille : veiller à ce que l’UNOPS se concentre sur la réalisation des bons projets en soutenant la prise de décision de la direction.
• Soutien à la mise en œuvre : veiller à ce que l’UNOPS réalise les projets de la bonne manière, grâce à la mise en œuvre efficace du programme et des projets.
• Meilleures pratiques : Appliquer les normes de l’UNOPS dans la gestion de projets, encourager des pratiques de travail cohérentes et assurer une application appropriée.

Le rôle principal du bureau de gestion de projet (PMO) – Senior Officer est de s’assurer que les politiques, les processus et les méthodes de gestion de projet sont suivis et pratiqués conformément aux normes de l’organisation, tout en agissant en tant que capacité globale d’assurance de projet au sein de l’unité commerciale.

Responsabilités fonctionnelles

Le responsable principal du Bureau de gestion de projet ( PMO ) contribuera, sous la direction et en coopération avec le spécialiste du PMO du MCO, à la mise en œuvre cohérente de la méthode et des normes de gestion de projet de l’UNOPS dans l’ensemble du portefeuille de projets.

Le responsable principal du bureau de gestion de projet ( PMO ) examinera périodiquement les performances des projets et aidera à identifier les lacunes dans les politiques et les pratiques ; et soutiendra l’élaboration de mesures correctives. Il/elle sera responsable des tâches suivantes, y compris, mais sans s’y limiter.

1. Développement et planification
2. Mise en place et clôture
3. Suivi et rapports
4. Engagement des parties prenantes
5. Assurance qualité
6. Gestion des connaissances et innovation
7. Gestion du personnel
8. Développement et planification

• Aider le chef de programme à fournir des niveaux appropriés de gestion programmatique et de soutien administratif à toutes les activités de projet en cours.
• Contribuer au maintien et à la mise en œuvre de normes appropriées et de meilleures pratiques conformément aux politiques et procédures de l’UNOPS.
• Maintenir une supervision et apporter des contributions substantielles pour garantir que les activités de gestion de projet sont conformes aux accords de service et aux documents de projet.
• Assurer le développement, la mise en œuvre et, le cas échéant, les modifications appropriés des budgets et des ressources en personnel du projet.
• Assurer une planification, une prévision et un suivi efficaces des livraisons dans l’ensemble du bureau de pays grâce à des systèmes de suivi appropriés utilisés au sein du PMO.
• Identifier et anticiper en temps opportun les risques et problèmes potentiels et proposer des mesures d’atténuation au responsable du programme.

2. Mise en place et clôture

• Faciliter l’élaboration de plans de programmes/projets, y compris la compilation de plans de niveau inférieur en jalons au niveau des programmes/projets.
• Assurer une liaison étroite et soutenir le responsable des services de soutien dans toutes les questions liées aux actifs du projet et aux finances.
• Aux fins de clôture du projet, agir en tant que (ou nommer et superviser) un point focal entre le bureau de pays et les donateurs tout au long du processus.
• Coordonner toutes les activités de clôture du projet, en assurant l’élimination appropriée des actifs du projet, la production de rapports finaux (opérationnels) rapides et efficaces, le lancement des décaissements financiers selon le cas pendant les périodes de responsabilité pour défauts, la mise à jour des informations sur l’espace de travail de gestion de l’UNOPS (MWS) et la remise efficace des projets clôturés au siège de l’UNOPS pour les processus de clôture financière.

3. Suivi et rapports

• Préparer et publier des rapports de projet réguliers conformément aux directives des donateurs en matière de rapports.
• Examiner régulièrement l’état du projet en évaluant les critères de performance (portée, coût, calendrier et qualité).
• Tenir des journaux et des rapports d’avancement comme l’exigent les procédures standard de l’UNOPS.
• Assurer une surveillance et une analyse de routine des données de livraison dans le système de tableau de bord, en utilisant le système ERP de l’UNOPS selon les besoins.
• Assurer la maintenance de routine et la mise en œuvre de systèmes efficaces de suivi et d’évaluation des activités des programmes et des projets, conformément aux cadres logiques.
• Dans le cadre du suivi et de l’évaluation, veiller à ce que tous les projets soumettent et mettent régulièrement à jour des jalons et des objectifs spécifiques pendant toute la durée du cycle de vie des projets, et suivre les progrès, ou non, par rapport à ces informations.
• Fournir un soutien éditorial aux programmes et aux projets, en assurant une diffusion efficace et opportune des rapports, conformément à la documentation du projet et aux attentes des clients.
• Fournir au responsable des services de soutien les rapports d’analyse de projet et les informations nécessaires pour soutenir les domaines pertinents pour l’équipe de gestion de projet (c’est-à-dire les projections des coûts directs gérés localement, etc.).
• Superviser la mise en œuvre des demandes ou des initiatives pertinentes à la gestion de projet des équipes du bureau régional et du siège, selon les besoins.

4. Engagement des parties prenantes

• Développer les profils des parties prenantes et contribuer à la formulation de stratégies d’engagement des parties prenantes.
• Fournir un soutien à la formulation des plans de communication des programmes et des projets.
• Coordonner l’engagement et la communication des parties prenantes, en garantissant une gestion efficace du calendrier et de l’interdépendance des communications entre les programmes et les projets.
• Coordonner les communications internes du programme/projet.
• Suivre l’efficacité des communications du programme/projet.

5. Assurance qualité

• Travailler avec l’audit interne et les finances pour garantir que le programme est conforme aux exigences d’audit.
• Travailler avec le personnel chargé des achats/des achats pour assurer une interface efficace avec les systèmes de qualité des fournisseurs.
• Assurer la conformité avec les normes définies par l’UNOPS pour la gestion des programmes/projets.
• Coordonner les examens de qualité des documents et des livrables du programme/projet.
• Assurer le contrôle qualité des produits de gestion (documents de projet, rapports, etc.).

6. Gestion des connaissances et innovation

• Veiller à ce que des activités de renforcement des capacités régulières et efficaces soient menées afin de renforcer les capacités à long terme et durables du personnel national.
• Participer et défendre la participation des chefs de projet aux communautés de pratique concernées.

• Interagissez activement avec les chefs de projet et la communauté plus large des chefs de projet pour partager des études de cas, des leçons apprises et des meilleures pratiques dans le système de connaissances.
• Contribuer à la supervision des procédures de leçons apprises, en veillant à ce que les leçons apprises soient partagées en temps opportun et de manière appropriée.

7. Gestion du personnel

• Tenir à jour les tableaux de disponibilité du budget et des ressources en collaboration avec les chefs de projet et le personnel de projet concerné.
• Évaluation continue de la performance et de l’efficacité des supervisés.
• Assurer les principes des droits de l’homme, de l’égalité des sexes, de la paix, de la liberté d’expression et de responsabilité, de « ne pas nuire » et de l’efficacité de l’aide dans toutes les activités.
• Créer, favoriser et servir d’exemple d’une culture de respect et de tolérance zéro à l’égard de la discrimination, de l’abus d’autorité, du harcèlement, du harcèlement sexuel et de l’exploitation et des abus sexuels. Assurer la responsabilité des actes et s’acquitter des tâches conformément aux mécanismes de protection et aux plans d’action, comme l’exigent les politiques, normes et engagements de l’UNOPS.

Exigences en matière d’éducation/d’expérience/de langue

Éducation

• Un diplôme universitaire supérieur (par exemple une maîtrise) en génie civil ou en ingénierie ou en architecture ou en gestion de la construction ou en gestion de projet est requis.
• Un diplôme universitaire de premier cycle (par exemple, baccalauréat) en génie civil ou en ingénierie ou en architecture ou en gestion de la construction ou en gestion de projet ou dans un autre domaine pertinent, combiné à deux (2) années supplémentaires d’expérience professionnelle pertinente, peut être accepté à la place du diplôme d’études supérieures.

Certification

• Une certification PRINCE2, PMI Project Management Professional ou une autre certification reconnue internationalement est un atout.

Expérience professionnelle

• Un minimum de 2 années d’expérience à des niveaux de responsabilité progressivement croissants en gestion de projet est requis.
• Une expérience dans la mise en œuvre et/ou la supervision réussie de programmes et de projets est requise.
• Une expérience en analyse de données, en rapports de gestion, en outils de gestion de projet et en systèmes de gestion de l’information est souhaitable.
• Une expérience de travail sur des projets d’infrastructure est un avantage.
• Une expérience de travail dans les pays en développement (en particulier en Afrique) est un atout majeur.
• Une expérience de travail dans un environnement international est fortement souhaitée.
• Une expérience dans les relations avec des représentants du gouvernement est un avantage.

Langues

• La maîtrise du français est requise.
• Un niveau intermédiaire d’anglais est requis.

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