Le Bureau de l’UNICEF recrute pour ces 2 postes (14 Juillet 2023)

Pour chaque enfant, l’amour

[Inclure des informations sur le pays/programme spécifique. Idéalement inclure un lien vers une vidéo]

Comment pouvez-vous faire une différence? Description de poste détaillée pour référence    GJP HR Associate G-6.doc 

Sous la supervision étroite et les conseils du responsable des ressources humaines, l’associé aux ressources humaines fournira l’assistance suivante :

Accompagnement au partenariat commercial

• Soutenir les partenaires commerciaux dans le développement d’initiatives pour favoriser le bien-être des employés et les programmes de reconnaissance des employés

• Soutenir la gestion des processus de changement en conseillant la clientèle sur les changements apportés aux processus RH sous la direction du partenaire d’affaires RH

Accompagnement dans le traitement des droits et prestations 

• En consultation avec le superviseur, analyser, rechercher, vérifier et compiler des données et des informations sur les cas qui ne sont pas conformes aux règles et règlements des RH de l’ONU ou de l’UNICEF, afin de soutenir l’application cohérente et équitable des décisions et la mise en œuvre de l’action convenue.

• En consultation avec le superviseur, analyser, rechercher et vérifier les informations dans le but de répondre aux questions du personnel sur les domaines liés aux avantages et aux droits

Accompagnement dans le recrutement et le placement

• Prépare et diffuse les annonces internes et externes (pour le personnel et les non-personnels, y compris les consultants).
• Assurer la liaison avec les candidats aux différentes étapes du processus de recrutement.
• Initier le contrat de conseil selon la procédure de l’UNICEF
• Initie et assure le suivi des vérifications des références et des vérifications académiques et assure la réalisation des autres vérifications des antécédents.
• Surveille le cycle de vie du processus de recrutement pour informer le superviseur si nécessaire.

Soutien à la conception de l’organisation et à la classification des emplois

• Participe à l’examen des JD spécifiques aux postes GS, en veillant à l’application efficace de la méthodologie de l’ICSC. 

• Rédige et édite les descriptions de poste à soumettre pour classification pour examen par le superviseur. 

• Surveille le cycle de vie de toutes les demandes de classification des emplois pour faciliter le recrutement et la planification de l’organisation. 

• Compile et analyse les informations et les statistiques relatives aux postes et au personnel pour les rapports sur les tendances en matière de dotation.

• Analyser, rechercher, vérifier et compiler des données qui facilitent la préparation de rapports de planification de la main-d’œuvre que le superviseur pourra examiner par rapport à des critères de référence, à savoir l’équilibre entre les sexes et la répartition géographique et d’autres indicateurs de performance clés liés au recrutement.

Soutien à l’apprentissage et au développement des capacités 

• En consultation avec le superviseur, recherche et analyse des données et des informations pour aider à identifier les besoins de formation pour l’élaboration de plans d’apprentissage et d’autres interventions de formation ciblées . 

• En consultation avec le superviseur, recherche, analyse, vérifie et compile des informations sur les cours de formation externes disponibles et les établissements d’enseignement pour aider le superviseur à décider des programmes d’apprentissage qui comblent les lacunes d’apprentissage dans son bureau de pays. 

• Aide l’équipe à organiser et à diriger des cours, des ateliers et des événements en préparant et en organisant la distribution de matériel pour les participants, en assurant la disponibilité des lieux de formation et de l’équipement et des fournitures nécessaires, tout en fournissant un soutien logistique et de secrétariat lors des ateliers et des événements si nécessaire.
• Suivre les processus du cycle de gestion des performances, assurer la distribution en temps opportun et améliorer l’achèvement et le retour en temps opportun des évaluations.

Assistance bureautique générale

• Rédiger et/ou traiter diverses correspondances et autres communications
• Mise en place et tenue à jour des dossiers/dossiers RH (électroniques et papier)
• Planification des rendez-vous et des réunions
• Maintenir et générer des bases de données automatisées contenant des statistiques liées aux RH et générant des rapports périodiques ; et effectuer diverses tâches administratives (p. ex., enregistrement des congés, etc.).

Pour vous qualifier en tant que défenseur de chaque enfant que vous aurez…

• Diplôme d’études secondaires, de préférence complété par un diplôme technique ou universitaire de premier cycle en gestion des ressources humaines, administration des affaires, relations internationales, psychologie) ou tout autre domaine connexe.
• Un minimum de 6 ans d’expérience de travail administratif ou de bureau à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés liés à la gestion des ressources humaines
• Une expérience de travail dans un pays en développement et/ou une connaissance des situations d’urgence sont considérées comme un atout.
• La maîtrise du français est requise avec une bonne connaissance de l’anglais. La connaissance d’une autre langue officielle de l’ONU (arabe, chinois, français, russe ou espagnol) ou d’une langue locale est un atout.

Pour chaque enfant, vous démontrez…

Les valeurs fondamentales de l’UNICEF que sont la sollicitude, le respect, l’intégrité, la confiance, la responsabilité et la durabilité (CRITAS) sous-tendent tout ce que nous faisons et comment nous le faisons. Familiarisez-vous avec notre charte des valeurs : les valeurs de l’UNICEF

Les compétences de l’UNICEF requises pour ce poste sont…

(1) Établit et maintient des partenariats (2) Démontre une conscience de soi et une conscience éthique (3) Volonté d’obtenir des résultats pour avoir un impact (4) Innove et adopte le changement (5) Gère l’ambiguïté et la complexité (6) Réfléchit et agit de manière stratégique (7) Travaille en collaboration avec les autres.

Au cours du processus de recrutement, nous testons les candidats en suivant le référentiel de compétences. Familiarisez-vous avec notre référentiel de compétences et ses différents niveaux : référentiel de compétences ici .

Seuls les candidats présélectionnés seront contactés et passeront à l’étape suivante du processus de sélection.

Pour chaque enfant, la sécurité !

La crise humanitaire au Burkina Faso est multiforme, due à l’insécurité croissante, à l’impact du changement climatique, aux graves crises alimentaires et nutritionnelles et aux inondations. L’accès à l’aide humanitaire se réduit, tout comme l’accès aux services sociaux de base dans les zones touchées.

Depuis le début de cette crise humanitaire et sécuritaire que vit le Burkina Faso, il y a une forte augmentation des activités de tout le Bureau de l’UNICEF Burkina Faso. Pour prendre en charge ces différentes activités en fournissant des services sociaux aux populations affectées, l’équipe pays s’est agrandie.

L’Unité Administration en tant que fournisseur de services d’appui administratif fait face à un volume très important de sollicitations. Afin de se conformer aux dernières dispositions mises en place par le Gouvernement du Burkina Faso et la nécessité de fournir des services efficaces et efficaces et de façon proactive, il est nécessaire de procéder au recrutement d’un(e) Associé(e) Administratif( ve). Ce renforcement de l’effectif permettra de gérer plus efficacement les nombreuses sollicitations administratives.

Ainsi, placé sous la supervision directe de l’Administratrice, Chargée de l’Administration, le titulaire de ce poste va exercer des fonctions de protocole et de soutien administratif. Ces tâches concernent, entre autres, la prise en charge de tous les aspects liés au protocole, la gestion des voyages et du transport ainsi que le suivi du paiement des factures y afférentes.

Pour chaque enfant , un  champion

Sous la supervision directe de l’Administratrice, Chargée de l’Administration, l’Associé(e) Administratif(ve) facilite toutes les actions en lien avec les questions du protocole, y compris l’accréditation, les questions de visa et veille à la qualité et l’exactitude du travail afin d’obtenir des services optimaux.

Principales Tâches et Responsabilités

protocole

1. Assurer la liaison et le suivi avec le Ministère des Affaires Étrangères, de la Coopération Régionale et des Burkinabè de l’Extérieur tout ce qui concerne les autorisations de poste pour les personnes nouvellement affectées ;
2. Assurer la communication et le suivi avec le Ministère des Affaires Étrangères, de la Coopération Régionale et des Burkinabè de l’Extérieur de toutes les formalités requises pour le séjour du personnel international et en cas de besoin, des personnes à leur charge :
3. Coordonner avec les autorités aéroportuaires pour obtenir les diverses autorisations, les détails de sécurité pour les VIP, etc afin de fournir des services d’accueil et d’assistance aux missions entrantes et aux évacuations médicales.
4. Coordonner avec le personnel le remplissage correct des formulaires de demande de visa, préparer les notes verbales, les demandes d’accord de visa, les lettres d’invitation et les soumettre aux ambassades, ministères et bureaux d’immigration concernés, et assurer un suivi permanent afin de garantir la délivrance en temps voulu des visas d’entrée, de séjour, ….
5. Prévenir le personnel trois mois à l’avance de l’expiration de leur visa et veiller à ce que les demandes de prolongation de visa soient soumises en temps utile au Ministère des Affaires Étrangères, de la Coopération Régionale et des Burkinabè de l’Extérieur / Services de l’Immigration.
6. Maintenir et garantir l’exactitude des données fournies dans la base de données contenant les informations pertinentes relatives aux membres du personnel et aux personnes à charge, ainsi que leurs droits, et assurer la récupération rapide des informations nécessaires. Suivre les dates d’expiration des documents et des visas ;
7. Prépare un tableau de suivi indiquant l’état des visas ainsi que les détails des passeports et le partage avec le superviseur sur une base hebdomadaire.
8. Tenir à jour les dossiers des documents relatifs aux visas du personnel, des visiteurs et autres documents requis.
9. Assurer la liaison avec les ambassades et consulats pour la délivrance de visas aux membres du personnel de l’UNICEF à l’entrée ou à destinations vers d’autres pays ;
10. Se demander avec les exigences en matière de visa de tous les pays et partager les formulaires et les informations avec le personnel sur demande.
11. Assurer la liaison et le suivi avec le Ministère des Affaires Étrangères et de la Coopération Régionale et des Burkinabè de l’Extérieur pour toutes les nouvelles circulaires ou révisions concernant les privilèges et immunités ;

Voyages & Transports

1. Fournir un appui aux voyages des membres du personnel selon les règles et politiques de l’organisation ;
2. Assurer la liaison avec les points de contact compétents en matière de voyages afin que l’organisation obtienne le meilleur service et le meilleur prix pour tous les voyages ;
3. Extraire, saisir, tenir à jour et vérifier l’exactitude des dossiers de voyage dans le système de voyage de l’organisation afin de garantir l’exactitude des transactions liées aux frais de voyage et aux déplacements du personnel ;
4. Aider à la préparation des budgets relatifs aux frais de voyage et tenir à jour le plan de voyages et les dossiers de contrôle budgétaire ;
5. Surveiller la certification des voyages et rendre compte à l’équipe ;
6. Gérer le carburant et produire la consommation mensuelle de carburant par véhicule et porter à l’attention du superviseur et du spécialiste administratif toute anomalie dans le schéma de consommation d’un véhicule ;
7. Tenir/contrôler les dossiers relatifs aux dépenses de transport et fournir ces informations au chef d’unité sous la forme de rapports périodiques ;
8. Aide à la programmation des voyages ;
9. Coordonner et gérer les besoins de transport urbain.

Traitement des factures

1. Collecter les factures, les analyser et les soumettre à approbation, puis assurer le traitement dans le système ERP ;
2. Maintenir le système de suivi des factures & paiement, télécharger les fichiers électroniques nécessaires et vérifier les résultats dans le système de destination ;
3. Répondre sur l’état de traitement des transactions des clients et à d’autres demandes de renseignements.

Exécuter toutes les autres tâches administratives , à la demande du superviseur, y compris l’appui dans la gestion des voyages, des transports, de la maintenance des véhicules et des autres services administratifs, lorsque cela est nécessaire.

Pour être qualifié comme un champion pour chaque enfant, vous devez :

• Un diplôme de l’enseignement secondaire est requis, de préférence complété par des cours techniques ou universitaires en diplomatie, relations internationales, développement, coopération internationale, administration publique, gestion, finance, comptabilité, administration des affaires, transport et logistique ;
• Avoir au moins 6 ans d’expérience professionnelle en gestion administrative, surtout dans le domaine de l’assistance administrative, la gestion des franchises et immunités diplomatiques, la gestion des voyages, de la gestion et l’entretien du bâtiment, la réparation et l ‘entretien des matériels et équipements, …
• Une bonne connaissance des relations internationales et de l’administration publique serait souhaitable ;
• Une excellente connaissance de la langue française
• Une bonne connaissance de l’anglais (niveau intermédiaire) est requise pour ce poste
• Une bonne connaissance des logiciels Informatiques

Pour chaque enfant, il faudra procéder…

Les valeurs fondamentales

• Bienveillance
• Respect
• Intégrité
• Confiance
• Responsabilité

Les compétences fondamentales                           

• Cultiver la conscience de soi et traiter un sens de l’éthique (Niveau 1)
• Travailler de façon collaborative (Niveau 1)
• Etablir et Entretenir des Partenariats (Niveau 1)
• Innover et Epouser le Changement (Niveau 1)
• Penser et Agir de façon stratégique (Niveau 1)
• S’atteler à obtenir des résultats tangibles (Niveau 1)
• Gérer l’ambiguïté et la complexité (Niveau 1)

Compétences fonctionnelles

• Analyser (Niveau 2)
• Planification et organisation (Niveau 2)
• Apprentissage et Recherche (Niveau 2)
• Respect des instructions et procédures (Niveau 2)

Pour consulter notre cadre de compétences, veuillez-vous rendre à l’adresse suivante ici .

Seuls les candidats présélectionnés seront contactés et passeront à la prochaine étape du processus de sélection.