Le Bureau de l’UNESCO recrute pour ce poste (25 Juin 2024)

L’Organisation des Nations unies pour l’éducation, la science et la culture est une institution spécialisée internationale de l’Organisation des Nations unies, créée le 16 novembre 1945 à la suite des dégâts et des massacres de la Seconde Guerre mondiale.

RESUME DES FONCTIONS DU POSTE

Sous la supervision directe de l’Administrateur Principal et sous l’autorité du Chef de Bureau, le titulaire du poste est impliqué dans la réalisation des activités et des processus de soutien administratif standard conformément aux règles et règlements de l’UNESCO. En tant que membre de l’équipe, le titulaire du poste fournit des services administratifs et de soutien dans le traitement des transactions, le contrôle et la maintenance des comptes et des bases de données, ainsi que de la correspondance et de la documentation administrative.

Le titulaire du poste sera responsable des tâches suivantes :

• Assister le bureau dans les démarches administratives d’immatriculations des véhicules et obtentions de badges (auprès de la Régie des Voies Aériennes, etc.) de dédouanement du matériel en provenance de l’étranger ;
• Aider le Chef de Bureau, le staff du bureau et l’ensemble des visiteurs en mission de service dans les démarches protocolaires d’obtention de visa, d’obtention de permis de séjour, de formalités de voyage, etc.
• Effectuer le suivi de l’achat des billets et des paiements de billets d’avions, préparer les autorisations de voyage, suivre les certificats de sécurité ;
• Préparer les dossiers comptables de chaque mois (classement chronologique et numérique en incluant les avis de débit/crédit de la banque) pour la revue avant archivage par l’Assistante Administrative Principale.
• Agir en tant que Certifying Officer dans le processus d’émission des ordres de missions et dans le processus de clôture des missions pour l’ensemble du personnel du bureau.
• Effectuer les paiements, vérifier que les documents sont complets, exacts et conformes aux règles, règlements et procédures
• Veiller à ce que les pièces comptables (documents de décaissement et de réception) et les justifications correspondantes soient complètes et correctement classées.
• Procéder à la fin de l’année au contrôle physique visant à confirmer l’exhaustivité du Livre d’Inventaire préparé par l’Assistant Administratif Principal et l’Administrateur Principal.
• Gérer les mouvements des chauffeurs à travers la préparation journalière d’un planning des courses de service pour les véhicules affectés à l’administration et à la représentation. Sur base des carnets de bords transmis dument complétés mensuellement par les chauffeurs, tenir à jour les fiches de consommation du carburant de chaque véhicule.

COMPETENCES (Fondamentales / Managériales)

QUALIFICATIONS REQUISES

Education 

• Être titulaire d’un diplôme de fin d’études secondaires ; complété par des études techniques ou universitaires en secrétariat, comptabilité, gestion ou dans un domaine équivalent

Expérience professionnelle

• Avoir une expérience professionnelle d’un minimum de deux à trois ans dans le domaine de l’administration

Savoir-faire et compétences 

Être capable d’entretenir des relations de travail dans un esprit d’équipe. ;
•    Avoir de bonnes capacités d’analyste et de négociateur ;
•    Avoir la capacité à exprimer les idées et les concepts oralement et par écrit d’une façon aussi
claire et concise que possible ;
•    Avoir la capacité de travailler dans un environnement international et multiculturel ;
•    Avoir une excellente maîtrise du français et de bonnes connaissances de l’anglais ;
•    Avoir la maîtrise des logiciels de gestion de base (Windows, Excel, Word). La connaissance de SAP serait un atout.

Langues 

• Excellente connaissance du français et bonne connaissance de l’anglais.