ASSISTANT ADMINISTRATIF – LOGISTIQUE, FINANCES ET RESSOURCES
Secteur de tutelle : Secteur de l’éducation (ED)
Lieu d’affectation: Brazzaville
Catégorie d’emplois: Éducation
Type de contrat : Contrat de service
Grade : G5
Durée du contrat : 10 mois (possibilité d’extension en fonction de la disponibilité des fonds et évaluation des compétences
Recrutement ouvert à : Candidats internes et externes
Clôture des candidatures (minuit heure de Paris) : 15-fev-2023
Valeurs fondamentales de l’UNESCO : Engagement envers l’Organisation, intégrité, respect de la diversité, professionnalisme
RESUME DES FONCTIONS DU POSTE
Sous la supervision directe de l’Assistant Administratif Principale, et sous l’autorité du Chef de Bureau, l’intéressé(e) accomplira les tâches suivantes :
- Tenir à jour le classement de l’ensemble des dossiers administratifs (contrats, voyages, achats, dossiers du personnel, etc.)
- Préparer les dossiers comptables de chaque mois (classement chronologique et numérique en incluant les avis de débit/crédit de la banque) pour la revue avant archivage par l’Assistante Administrative Principale.
- Gérer les mouvements des chauffeurs à travers la préparation journalière d’un planning des courses de service pour les véhicules affectés à l’administration et à la représentation. Sur base des carnets de bords transmis dument complétés mensuellement par les chauffeurs, tenir à jour les fiches de consommation du carburant de chaque véhicule.
- Agir en tant que certifying officer dans le processus d’émission des ordres de missions et dans le processus de clôture des missions pour l’ensemble du personnel du bureau.
- Fournir une assistance opérationnelle aux processus de recrutement (création des requêtes dans la plateforme électronique, gestion documentaire des archives liées au recrutement, etc.)
- Procéder au contrôle physique visant à confirmer l’exhaustivité du Livre d’Inventaire préparé par le Secrétaire Comptable et l’Assistant Administratif.
- Assister le Chef de Bureau, le staff du bureau et l’ensemble des visiteurs en mission de service dans les démarches protocolaires d’obtention de visa, d’obtention de permis de séjour, de formalités de voyage, etc.
- Assister le bureau dans les démarches administratives d’immatriculations des véhicules et obtentions de badges (auprès de la Régie des Voies Aériennes, etc.) de dédouanement du matériel en provenance de l’étranger ;
- Assister le personnel international dans les démarches administratives de dédouanement et autres lors de l’entrée en fonction à Brazzaville et lors de la cessation de service.
COMPETENCES (Fondamentales / Managériales)
Niveau d’étude
- Être titulaire d’un diplôme d’études supérieures en finances, comptabilité, ou administration des affaires
Expérience professionnelle:
- Avoir une expérience avérée en gestion de projets, notamment le suivi des tableaux de bord et suivi budgétaires
- Avoir une expérience en logistique, procurement et passation de marché
- Avoir une expérience professionnelle d’un minimum cinq ans, notamment dans l’administration des affaires et la gestion de projets
Aptitude et compétences
- Etre capable d’entretenir des relations de travail dans un esprit d’équipe. ;
- Avoir de bonnes capacités d’analyste et de négociateur ;
- Avoir la capacité à exprimer les idées et les concepts oralement et par écrit d’une façon aussi
- claire et concise que possible ;
- Avoir la capacité de travailler dans un environnement international et multiculturel ;
- Avoir la maîtrise des logiciels de gestion de base (Windows, Excel, Word). La connaissance de
ACCESS serait un atout
Langues:
- Avoir une excellente maîtrise du français et de bonnes connaissances de l’anglais ;
QUALIFICATIONS SOUHAITEES
- Expérience professionnelle avec le système des Nations Unies et/ou dans le domaine des relations internationales et de la diplomatie, de la coopération multilatérale et du développement.
PROCESSUS DE SÉLECTION ET DE RECRUTEMENT
Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir une demande en ligne et fournir des informations complètes et exactes. Pour postuler, veuillez visiter le site Web de l’UNESCO carrières. Aucune modification ne peut être apportée à la candidature soumise.
L’évaluation des candidats est basée sur les critères de l’avis de vacance de poste et peut inclure des tests et/ou des évaluations, ainsi qu’un entretien basé sur les compétences.
L’UNESCO utilise des technologies de communication telles que la vidéo ou la téléconférence, la correspondance par e-mail, etc. pour l’évaluation des candidats.
Veuillez noter que seuls les candidats sélectionnés seront contactés et que les candidats à l’étape de sélection finale seront soumis à une vérification des références sur la base des informations fournies.
L’UNESCO rappelle que la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. L’UNESCO applique une politique de tolérance zéro à l’égard de toute forme de harcèlement. L’UNESCO s’est engagée à atteindre et à maintenir une répartition géographique équitable et diversifiée, ainsi que la parité des genres parmi les membres de son personnel dans toutes les catégories et à tous les niveaux. En outre, l’UNESCO est résolue à atteindre une diversité de personnel sur le plan du genre, de la nationalité et de la culture. Les candidatures de ressortissants d’États membres non et sous-représentés (veuillez cliquer ici pour la dernière mise à jour) sont particulièrement bienvenues et vivement encouragées. Les personnes issues de groupes minoritaires et de groupes autochtones, ainsi que les personnes handicapées, sont également encouragées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées avec la plus grande confidentialité. Une mobilité mondiale est requise pour les membres du personnel nommés sur des postes internationaux.
L’UNESCO ne prend de frais à aucune étape du recrutement.
