L’Organisation des Nations unies pour l’éducation, la science et la culture est une institution spécialisée internationale de l’Organisation des Nations unies, créée le 16 novembre 1945 à la suite des dégâts et des massacres de la Seconde Guerre mondiale.
APERÇU DES FONCTIONS DU POSTE
Sous l’autorité générale du Chef du Bureau et sous la supervision directe du (de la) Fonctionnaire des finances et de l’administration, le (la) titulaire fournit des services administratifs et d’appui de haut niveau dans divers domaines spécialisés et joue un rôle de premier plan au sein du Groupe pour veiller à l’application et au respect des règles, règlements, politiques et pratiques en vigueur. Plus précisément, le titulaire doit :
RESPONSABILITÉS GÉNÉRALES
- Agir à titre d’agent certificateur jusqu’à concurrence d’un niveau autorisé délégué par le dirigeant principal des finances ;
- Fournir des conseils et une interprétation sur les règles, règlements et procédures administratifs ;
- Conseiller sur les opérations courantes opérationnelles et techniques ;
- Recommander des modifications et des améliorations liées aux processus et aux systèmes pour soutenir une administration réussie et une surveillance et un contrôle financiers ;
- Interpréter les dispositions et fournir des conseils sur des questions complexes et non récurrentes ;
- Superviser, s’il y a lieu, des activités liées à l’entretien des bureaux, à la sécurité, au transport et à d’autres services semblables.
RESPONSABILITÉS EN MATIÈRE DE FINANCES
- Veiller à ce que les ressources financières et les dépenses du Bureau soient pleinement et correctement comptabilisées et à ce que les systèmes de contrôle interne soient adéquats et fonctionnels ; planifier les paiements et le décaissement des fonds ;
- Assurer le traitement exact et opportun des comptes assignés, élaborer les estimations budgétaires et surveiller les dépenses, participer et conseiller dans la préparation des états financiers et des budgets ;
- Aider à la préparation et à la coordination des activités financières au titre des fonds du Programme ordinaire et des contributions volontaires.
- Compiler et consolider des données provenant de diverses sources dans des états financiers, préparer des feuilles de travail.
- Surveiller les dépenses, examiner les paiements et rapprocher les comptes.
- Enquêter sur les anomalies et les frais erronés et prendre des mesures correctives.
- Fournir de l’aide et des conseils pour entreprendre des tâches de codage et de saisie de données, pour extraire des informations et pour produire des rapports.
RESPONSABILITÉS BUDGÉTAIRES
- Préparer et communiquer sur les rapports budgétaires ;
- Aider et conseiller sur la planification et la budgétisation et recommander des modifications ;
- Préparer les propositions budgétaires et les estimations de coûts et s’assurer que les données sont correctes ;
- Identifier les irrégularités et effectuer des transactions pour corriger les erreurs et les omissions.
RESPONSABILITÉS EN MATIÈRE DE RESSOURCES HUMAINES
- Traiter les cas non courants ou complexes, préparer les documents et la correspondance associés pour les actions du personnel ;
- Assurer le suivi des actions RH et tenir à jour la base de données ;
- Établir des contrats de non fonctionnaires, donner des conseils sur le processus de recrutement et les droits ;
- Assurer la liaison avec les services centraux de l’UNESCO au siège, si nécessaire.
RESPONSABILITÉS LOGISTIQUES
- Approvisionnement : rechercher et récupérer des informations sur les sources d’approvisionnement, les fournisseurs par produit et obtenir des spécifications sur le marché.
- Examiner les documents contractuels (mandat, budget, nature et type de contrat).
- Résoudre les problèmes/problèmes liés aux marchandises livrées.
- Préparer les réquisitions de fournitures et d’équipement ; veiller à ce que les paiements soient traités et fournir de l’information au secteur désigné sur la facturation et les questions de paiement.
- Organiser le contrôle et la distribution des registres d’inventaire.
- Sécurité : S’assurer que le personnel respecte les exigences de sécurité en matière de voyages et surveiller l’achèvement des formations obligatoires en matière de sécurité.
QUALIFICATIONS REQUISES
Éducation
- Avoir terminé des études secondaires, techniques et/ou professionnelles.
Expérience professionnelle
- Minimum de 8 ans d’expérience professionnelle pertinente dans l’administration, la finance, la comptabilité ou l’audit.
Aptitudes et compétences
- Excellentes compétences analytiques et capacité de porter des jugements judicieux.
- Expérience avérée dans la résolution de problèmes dans le domaine des ressources humaines, des finances et du budget.
- Capacité à fournir un soutien et des services de qualité et en temps opportun.
- Capacité de traiter des questions confidentielles avec tact et discrétion.
- Capacité d’établir des relations de travail efficaces avec une variété de partenaires internes et externes.
- Capacité à travailler dans un environnement multiculturel et à établir de bonnes relations de travail.
- Capacité de prendre des initiatives et de chercher des moyens novateurs d’améliorer les résultats.
- Excellentes compétences en informatique avec une maîtrise de l’utilisation de MS Office (Word, Excel, PowerPoint, etc.) et des systèmes ERP.
Traduction
- Excellente connaissance (orale et écrite) de l’anglais.
QUALIFICATIONS SOUHAITÉES
Éducation
- Diplôme technique ou baccalauréat dans le domaine de la finance, de l’administration des affaires, de la comptabilité ou d’une discipline connexe.
Expérience
- Expérience dans le domaine des ressources humaines.
- Expérience professionnelle pertinente au sein d’une organisation internationale et/ou du système des Nations Unies.
- Expérience de l’élaboration de rapports pour le suivi de l’exécution du budget et de l’analyse de l’information financière.
Aptitudes et compétences
- Connaissance de SAP.
- Connaissance des systèmes de gestion des risques.
- Connaissance de la gestion des contrats.
- Connaissance des principes comptables et des systèmes de contrôle interne.
