L’Organisation mondiale de la Santé est une agence spécialisée de l’Organisation des Nations unies pour la santé publique créée en 1948. Elle dépend directement du Conseil économique et social des Nations unies et son siège se situe à Pregny-Chambésy, dans le canton de Genève, en Suisse.
POSTE : Agent des services administratifs – ( 2404274 )
OBJECTIF DU PROGRAMME
La position de Manager, Services administratifs joue un rôle déterminant voire primordial dans l’Organisation de l’OMS/AFRO. Ses responsabilités tournent principalement autour de la gestion du bâtiment, du transport, des voyages, de l’organisation des réunions, des inventaires, de l’archivage et de la logistique, etc. En collaboration avec les pays, le Service de RAS (Services administratifs régionaux), doit veiller que l’inventaire des biens de l’organisation soit bien identifié, conservé, contrôlé, sécurisé et budgétisé.
Partie intégrante du Groupe Organique Administration Générale (GMC), l’Unité des Services Administratifs (RAS) est chargée d’assurer la gestion des services administratifs de l’OMS pour l’Afrique dans les domaines de l’organisation des conférences, des voyages et du courrier ; la tenue des inventaires physiques du patrimoine du Bureau régional ; la maintenance des bâtiments, des infrastructures de voiries et du bureau à l’exception des microordinateurs et du matériel de télécommunication ; l’organisation du transport et de l’entretien du parc automobile ; l’entretien de la concession et la sécurité du domaine du bureau régional.
DESCRIPTION DES DEVOIRS
Sous la supervision directe du Directeur, Administration et Coordination Générale, le titulaire du poste devra assumer les responsabilités suivantes :
1. Gestion des services de l’entretien, de la rénovation et du développement de tout le patrimoine au niveau du bureau régional et conseil en génie aux bureaux pays :
– >Entretien, extension ou rénovation des bâtiments, des espèces vertes, des infrastructures de voiries, des équipements (ascenseurs, groupes électrogènes, climatisation, etc.) et réseaux divers (Eau, Electricité, Gaz, etc.).
– >Constructions nouvelles (études et suivi des travaux) en collaboration avec les Bureaux d’études et le contrôle engage par l ‘Organisation pour la sous-traitance des taches.
– >Appui aux bureaux pays en termes de conseil et suivi de l’exécution de travaux majeurs de rénovation/aménagement.
2. Gestion des voyages :
— >Organisation des voyages depuis l’établissement des autorisations de voyages jusqu’à la fin du voyage des membres du personnel.–>Réservation des chambres d’Hôtels et accueil à l’aéroport.
— >Contrôle des factures des compagnies aériennes et leurs visas pour règlement.
–>Arrangements administratifs pour l’obtention des laissez-passer, certificats de famille et Visas de séjour.
–>Arrangements administratifs pour l’envoi, la réception ou la franchise des effets personnels des membres du personnel.
3. Gestion du courrier et archivage:
— >Correspondance au départ et à l’arrivée du Bureau régional.
–>Fax, Télex, Valises diplomatiques et envois particuliers.
–>Classement des archives.
–>Transmission intérieure du courrier par les huissiers.
4. Gestion de l’ensemble du patrimoine de l’organisation au niveau du bureau régional et mise à jour de son inventaire.
->Matériel et mobilier des bureaux et logements.
– >Biens immobiliers bâtis.
->Fournitures de bureau, matériels roulants.
– >Souscription des assurances adéquates pour la sauvegarde de l’ensemble du patrimoine de l’Organisation.
5. Gestion des conférences et réunions organisées par le bureau régional et gestion des services intérieurs.
->Toutes les dispositions pratiques pour la bonne tenue des réunions.
– >Gestion de la cafétéria et des services rattachés.
– >Nettoyage des bureaux et organisation de grandes réunions se tenant en dehors du bureau régional.
– >Entretiens des équipements du matériel de bureau (Photocopieurs, machines à écrire et à calculer, dictaphone, matériel de sonorisation et d’enregistrement)
.6. Gestion des services de l’entretien, de l’hygiène, de l’eau et de l’assainissement au bureau régional.
– >Gestion de l’entretien et/ou rénovation des bâtiments, des espaces verts, des infrastructures de voiries, des équipements (Ascenseur, groupes électrogènes, climatisation etc.) et réseaux divers (Eau, Electricité, Gaz etc.).
– >Constructions nouvelles (études et suivi des travaux) en collaboration avec les bureaux d’études et de contrôle engagés par l’Organisation pour la sous-traitance des taches.
->Gestion de l’eau et de l’assainissement, de la salubrité du domaine de l’Organisation (ordures ménagères et végétales, désinsectisation, dératisation et désinfection des locaux et de l’environnement).
7. Gestion du transport et l’entretien du matériel roulant ainsi que des arrangements administratifs s’y rapportant (Assurance et contentieux éventuels. Parc de 50 véhicules et 10 engins de travaux) au bureau régional à Brazzaville.
8.Diverses missions en rapport avec le bon fonctionnement du Bureau régional et des bureaux pays.
QUALIFICATIONS REQUISES
Éducation :
Essentiel :Diplôme d’études supérieures d’une Université reconnue en Génie civil, électricité ou autres techniques industrielles.
Souhaitable : Certificat en Administration Générale
EXPÉRIENCE
Essentiel : Au moins dix (10) années d’expérience en Administration des bureaux incluant la gestion du bâtiment, l’organisation des conférences, du transport, des voyages et du courrier, dont au moins cinq (5) années d’expérience dans une Organisation internationale.
Souhaitable : Une expérience pratique à l’OMS ou dans une organisation onusienne serait un atout
Compétences
Connaissance des méthodes de Gestion modernes et de l’Administration en Général. Connaissances approfondies dans l’un des domaines du Génie Civil, de l’électricité ou des autres techniques industrielles. Aptitude à rédiger des rapports clairs et concis. Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel. Compétences en management et leadership. Aptitude à renforcer les capacités des autres.
COMPÉTENCES DE L’OMS :
Travail en équipe
Respecter et promouvoir les différences individuelles et culturelles
Communication
Garantir l’utilisation efficace des ressources
Construire et promouvoir des partenariats au sein de l’organisation et au-delà
Utilisation des compétences linguistiques
Essentiel : Connaissances approfondies en anglais et français,
Souhaitable : Connaissances intermédiaires en Portugais
RÉMUNÉRATION :
Les salaires de l’OMS pour le personnel de la catégorie professionnelle sont calculés en dollars américains. La rémunération pour le poste mentionné comprend une base de base à partir de 92 731 dollars américains (soumis à des déductions obligatoires pour les cotisations annuelles de pension et l’assurance maladie, le cas échéant), un ajustement de poste variable, qui reflète le coût de la vie dans une station de service particulière. D’autres avantages comprennent 30 jours de congé annuel, des allocations pour les membres de la famille à charge, un congé au pays et une bourse d’études pour les enfants à charge.
