Dans le cadre de la mise en œuvre de ses nouveaux projets spécifiques, l’OMS aimerait utiliser aux services d’un Assistant Procurement pour apporter un appui à ses opérations dans ce domaine ; notamment fournir un appui aux responsables et aux membres du personnel afin de leur permettre d’exercer pleinement leurs responsabilités dans l’environnement du GSM ; garantir la conformité aux politiques, procédures, règles et règlements de l’OMS dans toutes les transactions ou pour toutes les questions administratives et financières, dans le contexte d’un système de planification des ressources institutionnelles (ERP).
DESCRIPTION DES TÂCHES
Sous la supervision directe du Procurement Officer et l’orientation générale de l’Administrateur chargé des Opérations, le/la titulaire du poste s’acquitte des principales tâches suivantes :
• Assister à la préparation des plans d’achats des projets ;
• Soutenir la mise en œuvre du plan d’achat des projets dans le respect des règles et procédures en vigueur ;
• Elaborer les documents d’appel d’offres et cahiers des charges conformes aux besoins exprimés par les projets ;
• Procéder à la publication des appels d’offres de biens et services des projets ;
• Transmettre au comité local des achats les offres reçues pour les biens et services des projets ;
• Initier les correspondances aux fournisseurs sélectionnés et non sélectionnés ;
• Apporter un appui à la création des réquisitions pour les biens et services des projets ;
• Tenir à jour et classer correctement les archives de tous les achats liés aux projets ;
• Aider à la création des fournisseurs ;
• Produire les statistiques des achats de biens et services des projets ;
• Assurer le suivi de l’expédition des articles commandes ;
• Assurer le suivi des livraisons ;
• S’acquitter de toute autre tache connexe selon les besoins ou les instructions, y compris fournir un appui à d’autres domaines du travail. Les résultats escomptes comprennent un rendement de qualité en temps voulu et la production de résultats permettant d’atteindre les objectifs de l’unité et de favoriser une mise en œuvre efficace du programme dans la Région.
QUALIFICATIONS REQUISES
Éducation
Essentiel : Etre titulaire d’un diplôme de fin d’études secondaires (Baccalaureat au minimum) suivi d’une formation pratique dans le domaine des achats.
Souhaitable : Un diplôme universitaire dans le domaine des achats et/ou en technique commerciale serait un atout.
Expérience
Essentiel : Au minimum huit (08) ans d’expériences pratiques et pertinentes dans le domaine des achats et de l’approvisionnement ou de l’administration avec une bonne connaissance des règlements, règlements, procédures et pratiques qui s’appliquent aux taches à accomplir. .
Souhaitable : Une expérience de travail significative dans le domaine de soutien administratif et des achats au sein du système des Nations Unies, dans une ONG internationale ou avec des partenaires multilatéraux ou bilatéraux serait un atout.Expérience basée sur Oracle ou d’autres systèmes d’ ERP est aussi un atout.
Compétences
Capacité à planifier, organiser, coordonner et mettre en œuvre des rapports de plusieurs sources ; aptitude à exprimer ses idées de manière claire et concise, à l’oral comme à l’écrit. Concevoir et a s’acquitter de taches sous une surveillance minimale ; capacité à produire des rapports financiers analytiques en utilisant les logiciels appropriés ; aptitude à interpréter des règles et règlements financiers, et à créer et maintenir de bonnes relations de travail avec des personnes de cultures et de milieux différents.
Compétences de l’OMS
Travail d’équipe
Respecter et promouvoir les différences individuelles et culturelles
Communication
Assurer l’utilisation efficace des ressources
Produire des résultats
Utilisation des compétences linguistiques
Essentiel : Maîtrise du français.
Souhaitable : Connaissance intermédiaire de l’anglais.
