Poste : Adjoint au Bureau de la haute direction (SMO) – ( 2210700 )
Date de clôture
redirige les visiteurs et les appelants si nécessaire ;- Diffuse des informations sur les procédures administratives au personnel des services généraux de l’équipe / du département et aide le personnel en respectant les procédures administratives de l’OMS ;2. CORRESPONDANCE- Redige la correspondance générale ou administrative de sa propre initiative ou sur la base d’instructions ; finaliser la correspondance / les rapports pour signature / dédouanement ;- Vérifier que la correspondance sortante est présentée conformément à l’OMS et vérifier la langue, la grammaire et l’exactitude avant de la soumettre à la signature et à la validation ;3. GESTION DE L’INFORMATION – Créer et / ou maintenir des systèmes de classement en collaboration étroite avec d’autres membres du personnel de soutien ; examen continu du système de classement pour s’assurer que l’information est à jour et utilisée de façon efficace et efficiente ; – Obtenir des documents et des informations provenant de sources internes et externes, selon les besoins ; – Effectuer des recherches d’informations (bibliothèque, Internet) à la demande ; – Coordonner la compilation des documents demandés et fournis par le personnel professionnel, afin de s’assurer qu’ils sont logiquement compilés, formatés et assemblés de manière à faciliter le travail du WR ; 4. REUNIONS ET VOYAGES – Organise et coordonne les préparatifs administratifs pour les réunions, séminaires et ateliers, notamment : préparateur des plans d’événement en GSM, des lettres d’invitation, des devis et des demandes de déplacement ; aide à la préparation des documents ; envoi de matériel et liaison avec les participants et les autres personnes impliquées ; – Calendrier des réunions d’équipe / département, selon les horaires et les besoins ; rediger des procès-verbaux et assurer le suivi des points d’action pour assurer une réponse rapide aux demandes duWR et la préparation des procès-verbaux ; – Obtient du personnel professionnel de l’équipe des documents d’information et de base pour les réunions, séminaires, ateliers, etc., en vérifiant leur disponibilité et en s’assurant qu’ils disposent des dossiers et des documents d’information appropriés – Utiliser le GSM, preparer les demandes de voyage pour le voyage officiel du WR et aider aux TC.- Effectuer des reservations de vol et d’hotel, preparer des dossiers de voyage et traiter d’ autres questions connexes à la demande ou de sa propre initiative ; 5. AUTRES FONCTIONS -Surveille les registres de conges et d’assiduite du personnel du bureau de WR ; -S’acquitte d’autres taches connexes selon les besoins ou les instructions du Représentant.
QUALIFICATIONS REQUISES
Éducation
Essentielle : Diplôme de fin d’études secondaires suivi d’une formation en secrétariat, assistant de direction, administration du bureau et/ou en gestion.
Souhaitables : – Diplôme d’études supérieures ou un Master en secrétariat, assistant de direction, en administration de bureau ou en administration des affaires, ou dans des domaines connexes. -Formation en secrétariat et/ou en administration de bureau, ou dans une autre spécialité connexe
Vivre
Essentiel : Au moins huit (08) années d’expérience professionnelle progressive en tant qu’assistant(e) executif(ve) dans des organisations internationales ou privée reconnue
Souhaitable : Une expérience a des postes d’appui administratif à l’OMS ou dans une autre institution des Nations Unies serait un atout. Une expérience des systèmes de planification des ressources institutionnelles (ERP) sur Oracle ou tout autre système de ce type serait un atout.
Compétences
Le ou la titulaire du poste fera montre de maîtrise professionnelle et actualisera ses connaissances sur l’utilisation de la bureautique moderne grâce à des cours internes, à des formations en cours d’emploi ou à des activités d’autoformation. Il ou elle se tient au fait de l’évolution des procédures et des pratiques, des règles et des règlements, de la structure administrative du bureau de pays, du groupe organique et de l’OMS, afin de pouvoir informer les autres membres et expliquer les procédures.
Travail d’équipe
Respecter et promouvoir les différences individuelles et culturelles
Communication Se
connaître et se gérer
Avancer dans un environnement changeant
Utilisation des compétences linguistiques
Essentielle : Connaissance approfondie du français.
Souhaitable : Connaissance intermédiaire de l’anglais.
L’OMS offre au personnel de la catégorie des services généraux un package de rémunération attractif, qui pour le poste ci-dessus comprend un salaire de base net annuel à partir de 11 466 000 XOF (sous réserve des retenues obligatoires pour les cotisations de retraite et d’assurance maladie, le cas échéant) et 30 jours de congé annuel.
INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES
- Cet avis de vacance pourra être utilisé pour pourvoir d’autres postes similaires au même niveau de grade
- Seuls les candidats sérieusement pris en considération seront contactés.
- Un test écrit peut être utilisé comme une forme de présélection.
- Dans le cas où votre candidature serait retenue pour un entretien, il vous sera demandé de fournir au préalable une copie scannée du ou des grade(s)/diplôme(s)/certificat(s) requis pour ce poste. L’OMS ne prend en compte que les diplômes d’enseignement supérieur obtenus auprès d’un établissement accrédité/reconnu dans la Base de données mondiale sur l’enseignement supérieur (WHED), une liste mise à jour par l’Association internationale des universités (AIU)/Organisation des Nations Unies pour l’éducation, la science et la culture (UNESCO). La liste est accessible via le lien : http://www.whed.net/ . Certains certificats professionnels peuvent ne pas apparaître dans le WHED et nécessiteront un examen individuel.
- Toute nomination/prolongation de nomination est soumise au Statut du personnel, au Règlement du personnel et au Manuel de l’OMS.
- Pour plus d’informations sur les opérations de l’OMS, veuillez visiter : http://www.who.int.
- L’OMS est attachée à la diversité du personnel.
- L’OMS est fière d’avoir un personnel qui adhère aux normes éthiques et professionnelles les plus élevées et qui s’engage à mettre en pratique la Charte des valeurs de l’OMS .
- L’OMS a une tolérance zéro envers l’exploitation et les abus sexuels (EAS), le harcèlement sexuel et d’autres types de conduite abusive (c’est-à-dire la discrimination, l’abus d’autorité et le harcèlement). Tous les membres du personnel de l’OMS ont un rôle à jouer dans la promotion d’un lieu de travail sûr et respectueux et doivent signaler à l’OMS tout cas réel ou suspecté d’EAS, de harcèlement sexuel et d’autres types de conduite abusive. Pour s’assurer que les personnes ayant des antécédents avérés d’EAS, de harcèlement sexuel ou d’autres types de conduite abusive ne sont pas embauchées par l’Organisation, l’OMS procédera à une vérification des antécédents des candidats finaux.
- L’OMS a un environnement sans fumée et ne recrute pas de fumeurs ou d’utilisateurs de toute forme de tabac.
- Ce poste fait l’objet d’un recrutement local et sera pourvu par des personnes recrutées dans la circonscription locale du lieu d’affectation.
