Le Bureau de l’Afrique de l’Ouest et du Centre (WCAO) de l’Institut international de recherche sur les politiques alimentaires (IFPRI) recherche une réceptionniste/assistante administrative bilingue. Le candidat retenu assistera à une variété d’activités, y compris des réunions/séminaires et servira de premier point de contact pour les visiteurs et les collaborateurs de l’IFPRI. Il sera chargé de l’accueil, répondra au téléphone et aux appels skype, et fournira des informations générales sur l’IFPRI aux visiteurs et aux personnes qui appellent. Les candidats intéressés doivent avoir une autorisation de travail au Sénégal.
Tâches essentielles :
Les tâches et responsabilités spécifiques comprennent, mais ne sont pas limitées à :
-Agir en tant que réceptionniste du bureau de Dakar, accueillir les visiteurs et les diriger vers la partie appropriée.
-Faire fonctionner le système téléphonique et le compte skype du bureau transférer les appels aux personnes appropriées.
-Gérer les écrans du hall d’entrée.
-Recevoir, enregistrer, trier et distribuer la correspondance entrante.
-Maintenir la distribution interne du bureau, les listes de téléphones et d’adresses et les bases de données.
-Surveiller la boîte aux lettres générale du bureau
-Scanner les documents pour les stocker en format .pdf et les rendre accessibles
-Aider à l’organisation de séminaires, d’ateliers et d’autres réunions selon les besoins.
-Recevoir et réacheminer les télécopies organisationnelles entrantes.
-Fournir un soutien en matière de communication, notamment en tapant des documents, en mettant à jour des bases de données, en envoyant des courriels aux partenaires, en télécopiant des documents, etc.
-Aider à la gestion quotidienne du bureau et des installations.
-Coordonner avec l’équipe administrative du bureau de l’IFPRI à Dakar le paiement des fournisseurs et des contrats.
-Fournir un soutien logistique au coordinateur logistique principal.
-Aider à l’organisation de réunions selon les besoins
-Fournir un feedback à la direction sur le fonctionnement de la zone de réception et proposer des innovations.
-Autres tâches pertinentes selon les besoins.
Qualifications requises :
-Baccalauréat avec au moins 2 ans d’expérience pertinente.
-Expérience des communications, de l’orientation des visiteurs, des relations publiques ou de la fonction de réceptionniste dans un environnement multiculturel.
-Excellent jugement dans le traitement des visiteurs et des appels – identifier les besoins des clients et déterminer la meilleure solution de manière efficace et efficiente.
-Excellentes compétences linguistiques en français des affaires et capacité à s’exprimer clairement et efficacement.
-Maîtrise de l’anglais
-Personnalité orientée vers le service, capable de projeter et de maintenir un comportement professionnel.
-Bonne gestion du temps ; capacité à travailler sous pression.
-Connaissance avérée des technologies web/intranet actuelles, ainsi que des tendances et des meilleures pratiques en matière de communication en ligne.
-Démonstration d’un style extraverti et proactif avec d’excellentes compétences interpersonnelles.
