L’Organisation des Nations Unies pour l’alimentation et l’agriculture est une organisation spécialisée du système des Nations unies, créée en 1945 à Québec. Son siège est à Rome, au Palazzo FAO, depuis 1951
POSTE 1: Assistant (e) aux achats
Cadre organisationnel
L’objectif principal des bureaux de pays de la FAO, qui sont dirigés par un Représentant de la FAO, est d’aider les gouvernements à élaborer des politiques, des programmes et des projets visant à assurer la sécurité alimentaire et de réduire la faim et la malnutrition, pour aider à développer l’agriculture, la pêche et la sylviculture, et d’utiliser leurs ressources environnementales et naturelles d’une manière durable. Ce poste est situé au sein de la Représentation de la FAO Mali, en appui à l’Unité des Achats
Position hiérarchique
Sous la supervision générale du Représentant de la FAO, la supervision directe du Procurement Officer, en étroite collaboration avec l’équipe du programme, l’Administration, les Urgences et Opérations, l’assistant aux achats assumera la responsabilité des tâches qui lui sont assignées, conformément aux règles et procédures de la FAO, aux lignes directrices et aux bonnes pratiques au sein de l’Organisation.
Domaine de spécialisation
L’assistant aux achats exécute un large éventail de fonctions administratives et de contrôle de routine à l’appui des services d’achat de la FAO. Il / elle contribue à des opérations d’approvisionnement rapides et efficaces
Tâches et responsabilités
L’Assistant(e) aux achats accomplira au titre des domaines spécifiés les tâches suivantes :
• Assister le Procurement Officer dans l’exécution des activités d’achat et assurer l’intérim quand nécessaire
• Vérifier que les activités d’achat sous sa responsabilité sont conformes aux procédures de l’Organisation et donner des avis au Procurement Officer sur base des vérifications effectues
• Préparer les communications avec les services demandeurs afin d’obtenir les informations additionnelles nécessaires afin de compléter le processus d’achat y inclus la revue du Comité Local des Achats.
• Déterminer le niveau approprié d’approbation nécessaire pour chaque activité d’achat et préparer les communications pour les Fonctionnaires Autorisés concernés afin d’obtenir les approbations nécessaires.
• Avancer les recommandations initiales concernant la méthode de soumission pour chaque activité d’achat
• Assister dans l’analyse préliminaire des offres reçues (c à d préparer les analyses financières pour la révision/approbation du Procurement Officer
• En vérifiant que tous les approbations et les non-objections ont été obtenues et suite à l’autorisation finale du Fonctionnaire International des Achats, préparer les DAOs, les Bons de Commander/Contrats et les avenants des BCs/Contracts tout en utilisant les modèles standards adaptés selon le cas, en s’assurant que toutes les informations ont été reçu et que donc les DAO et les BC/Contrats sont complets, corrects et bien détailles.
• Répondre aux demandes d’information reçues par téléphone ou par email/lettre venant des fournisseurs potentiels, soumissionnaires, contractants, demandeurs et dispatcher les demandeurs aux fonctionnaires concernés afin de préparer et envoyer les réponses officielles de la FAO à tous les fournisseurs/demandeurs.
• Fournir le support préliminaire pour la préparation des BCs et leurs mise-à –jours systématique dans le système GRMS utilisé pour la préparation des contrats et l’enregistrement des données. Obtenir tous les détails (commerciaux, concernant le vendeur ainsi que statistique) demandés par le système GRMS et rentrer les informations suivant les procédures
• Dispatcher et remettre aux fournisseurs concernés les DAO, les éclaircissements, les BCs/Contrats, les avenants aux BCs/Contract et par email et physiquement (à la main si nécessaire)
• Récolter les offres sous plis ouvert directement auprès des fournisseurs concernés, si nécessaire
• Assurer le suivi des DAOs et des BCs/Contract émis, c à d obtenir l’accusé de réception des DAOs, l’acceptation des BCs, le rapport de livraison par les fournisseurs reconnus par les consignataires, vérifier que les marchandises/services sont envoyées/fournis aux dates promises et arrivent/terminent comme prévu afin de bien clôturer les BCs/Contrats.
• Assurer le suivi des dossiers en cours et faire rapport au Procurement Officer. Préparer en autonomie les drafts pour les correspondances ordinaires de suivi.
Tenir une base de données électronique avec les statistiques concernant les prix moyens for les marchandises et services clés, distribuer mensuellement les informations concernant les prix aux responsables des différents services de la FAO ML afin de les aider à bien estimer les coûts pour leurs prochains achats.Base de données des fournisseurs
• Avec l’appui d’un commis aux achats, suivre avec l’administration la mise à jour des sites des fournisseurs dans les system GRMS pour la Operating Unit de la FAO ML
• Contacter régulièrement les fournisseurs enregistrés afin d’assurer que les informations que les concerne et que se trouvent dans la base de données sont à jour.
• Sur demande du Procurement Officer et/ou des fournisseurs, organiser des meetings avec les fournisseurs au bureau de la FAO.
• Sous la supervision du Procurement Officer, préparer la correspondance concernant les relations générales avec les fournisseurs.
• Fournir régulièrement (au moins deux fois par an) un rapport à jour concernant le status des fournisseurs au représentant et au Fonctionnaire International des Achats.
• Suivi des activités d’achats et classement des dossiers :
• Avec l’appui d’un commis aux achats, assurer la bonne préparation et conservation des classeurs des documents concernant les activités d’achats traitées par l’unité locale des achats, en ajoutant au fur et mesure tous les documents clés du processus d’achat.
• Identifier, triller et classer les correspondances suivantes l’émission des DAOs/BCs/Contracts et les documents dans les classeurs des achats concernés
• Mettre en place et régulièrement à jour la base de données électronique pour le suivi l’état d’avancement des activités d’achats à travers laquelle extraire les données nécessaires pour répondre aux demandes d’information venant des différents services demandeurs de la FAO ML en se basant sur des données fiables et objectifs disponible sur la base de données et les classeurs.
• Rechercher les informations/références nécessaires dans les documents d’achats et la correspondance, soit manuellement ou avec l’ordinateur, suivre les demandes vagues et confuses concernant les activités d’achats et qui demandent une connaissance approfondie des codes et des références.
• Pour toutes les activités d’achats : dater, cacheter et vérifier les codifications de la correspondance à envoyer e vérifier les signatures, les adresses et le nombre de copies avant de livrer les documents urgents en interne.
• Déclasser régulièrement les classeurs non-courants et les envoyer à l’archivage en se coordonnant si nécessaire avec le responsable des archives.
• Tenir à jour la base de données électronique des activités d’achat afin que toutes les données qui concernes chaque étape de différents processus d’achat sont disponibles, corrects et à jours
• Assurer que le système d’archivage des documents des activités d’achats soit toujours fonctionnant et efficace
• Envoyer et enregistrer fax et email quand demandé
• Fournir si demandé les informations concernant le status des documents contractuels.
• Suivre toute demande concernant le status des activités d’achat en cours et passées
• Fournir régulièrement la version la plus actuelle du tableau de suivi des activités d’achat au Représentant de la FAO ML et au Procurement Officer.
LES CANDIDATURES SERONT EXAMINÉES EN REGARD DES CRITÈRES SUIVANTS :
Conditions minimales à remplir
• Une formation universitaire de niveau BAC+3 spécialisés dans les Achats ou en gestion, logistique, management, dans la chaine d’approvisionnement, économie ou similaire
• 5 ans d’expérience pertinente dans les achats secteur public, ou une entreprise logistique, une organisation non gouvernementale. Une expérience dans le Système des Nations Unies serait un atout
• Connaissance pratique (niveau C) en Français et une bonne connaissance en Anglais.
• Ressortissant de Mali.
Compétences de base exigées par la FAO
• Attention portée aux résultats
• Avoir l’esprit d’équipe
• Sens de la communication
• Établissement de relations constructives
• Partage des connaissances et amélioration continue
Aptitudes techniques fonctionnelles
La/le titulaire doit avoir les aptitudes et connaissances du métier suivant :
• Connaître les méthodologies, les procédures d’achat et les procédures d’appels d’offres
• Capacité à anticiper
• Excellente gestion des priorités
• Résistance à la pression (des objectifs, mais également vis-à-vis des situations urgentes ou des litiges avec les fournisseurs, les retards de livraisons, etc.)
• Avoir des connaissances en réglementations douanières, notamment dans un contexte d’import/export, et en droit commercial
• Maîtrise des outils informatique et de bureautique
• Appuyer le processus de mise en œuvre des protocoles d’accord/contrats par les partenaires, et cash transfert
• Entreprendre, si nécessaire, des déplacements sur le terrain pour assurer un soutien opérationnel, administratif et financier adéquat à la mise en œuvre du programme par les différentes parties prenantes.
• Effectuer d’autres tâches au besoin.
• Bonne connaissance des applications MS Office, de l’Internet et du matériel bureautique
POSTE 2: Coordonnateur(trice) du bureau local : Haut Ouémé
Cadre organisationnel
Les projections climatiques indiquent que les températures dans le Haut et le Moyen Bassin de l’Ouémé au Bénin n’ont cessé d’augmenter depuis les années 1960, et qu’elles continueront à augmenter pendant le reste de ce siècle, jusqu’à 5 ºC. Les prédictions concernant les précipitations varient, mais toutes indiquent des périodes de sécheresse plus longues et des périodes sèches plus fréquentes (en particulier dans le Haut Ouémé), des saisons des pluies plus courtes avec un début tardif et la disparition potentielle de la courte saison des pluies dans le Moyen Ouémé.
Le bassin de l’Ouémé est une zone clé pour la production agricole, qui est le principal secteur économique du Bénin. Ce secteur emploie 61% de la population de l’Ouémé, dont 85% de petits exploitants. Les principales cultures (annuelles et pérennes) produites dans la zone sont le maïs, le manioc, l’igname, l’anacarde. Le secteur est particulièrement vulnérable au changement climatique mais possède également un important potentiel d’atténuation, représentant près de la moitié des émissions du Bénin.
Pour faire face aux effets du changement climatique et renforcer le potentiel du bassin de l’Ouémé, le projet OCRI (Initiative pour la résilience climatique du bassin de l’Ouémé) vise à intensifier l’agriculture résiliente au climat et les pratiques agroforestières à faibles émissions, à construire des ouvrages hydrauliques pour réduire l’érosion des sols et le ruissellement, et à améliorer globalement la gestion des terres et de l’eau sur 95 000 ha et à réduire la vulnérabilité de 330 000 petits exploitants agricoles face à l’augmentation des perturbations climatiques et des phénomènes météorologiques extrêmes, en mettant en œuvre un ensemble de mesures dures et douces de résilience au climat.
Position hiérarchique
Le(la) Coordonnateur(trice) local(e) du projet OCRI travaillera sous la supervision directe du coordonnateur National du projet et sous la supervision générale du Directeur National du Projet, le Direteur Général de l’Environnement et du Climat comme représentant du MCVDD et du Représentant de la FAO en République du Benin, pour une meilleure cohérence avec le PAG et une synergye permettant l’appropriation des acquis du projet.
Domaine de spécialisation
Le(la) Coordonnateur(trice) départemental(e) sera responsable de la mise en œuvre technique du projet OCRI et assumera les exigences administratives générales au niveau de la zone du bassin de Ouémé concerné (haut Ouémé), y compris la gestion du projet et l’exécution du budget alloué pour une exécution efficace et opportune des activités afin d’obtenir des résultats de qualité.
Tâches et responsabilités
• Prendre connaissance des procédures de la FAO et des bailleurs en matière de gestion de projets ;
• Gérer et superviser les ressources humaines affectées à l’Unité de Gestion du Local du Projet (UGLP), notamment en fournissant une supervision/un encadrement technique dans la mise en œuvre des activités du projet et en assurant la coordination et la communication quotidiennes avec les partenaires de mise en œuvre du projet ;
• Assurer une coordination efficace avec le Coordinateur National du Projet et l’Unité Gestion du Projet.
• Assurer la planification locale des activités, l’allocation des ressources, la mise en œuvre, le suivi et le rapportage de l’exécution technique, opérationnelle et financière du projet, en étroite collaboration avec le Coordinateur National du Projet.
• Assurer la coordination et le suivi de toutes les activités techniques du projet au niveau du bassin de Ouémé intéressé, incluant la sélection des bénéficiaires, les plans d’affaires, la planification des terres à reboiser, les plantations agroforestières, les ouvrages hydrauliques, les contrats d’achats des denrées agricoles, etc….
• Préparer à temps tous les rapports d’avancement requis par le projet, incluant le bailleur de fonds et la FAO;
• Participer à la conception et faire le suivi de la mise en œuvre des contrats et protocoles d’accord, pour assurer le respect du calendrier et la qualité des livrables ;
• Coordonner les missions sur le terrain dans la zone de compétence du bassin Ouémé, notamment en fournissant des conseils à des consultants externes, des fonctionnaires et d’autres parties et s’assurer que chaque mission sur le terrain produit un rapport avec conclusions et recommandations ;
• Appuyer le suivi en temps réel de l’avancement du projet et l’alerte du titulaire du budget et du bureau technique principal en cas des problèmes potentiels qui pourraient entraîner des retards dans la mise en œuvre.
• Établir une coopération étroite avec les autorités locales concernés et les autres partenaires impliqués dans la mise en œuvre efficace du projet.
• Assurer la cohérence et les synergies et renforcer le dialogue avec les autres projets qui cofinancent le projet OCRI et les projets en cours dans les zones d’intervention.
• Représenter le projet OCRI lors de réunions, ateliers et séminaires locaux, selon les besoins.
• Assurer le rassemblement de la documentation nécessaire à la définition des besoins prioritaires des données statistiques et des indicateurs pertinents;
• Veiller à une meilleure prise en compte de toutes les parties prenantes dans les différentes activités (réunions, ateliers) des projets ;
• Assurer la sensibilisation des autorités locales sur les activités du projet ;
• Contribuer aux efforts de communication et de sensibilisation (médias sociaux, bulletin d’information, campagnes télévisées, etc.) ;
• S’assurer de la production des rapports techniques par les consultants ;
• Participer à l’organisation l’évaluation externe à mi-parcours des deux projets ;
• Contribuer à la rédaction des rapports de mise en œuvre du projet ;
• Effectuer toute autre tâche connexe selon les besoins.
LES CANDIDATURES SERONT EXAMINÉES EN REGARD DES CRITÈRES SUIVANTS:
Conditions minimales à remplir
• Diplôme universitaire Bac+5 dans le domaine de la gestion des ressources naturelles, de la foresterie, de l’agroforesterie, de l’agriculture et/ou développement rural et de l’environnement.
• Expérience professionnelle d’au moins 5 années dans un domaine pertinent lié à la gestion des ressources naturelles, la foresterie, l’agroforesterie, l’agriculture et/ou le développement rural et de l’environnement.
• Parfaite maîtrise du français et de l’anglais.
• Nationalité béninoise.
Compétences de base exigées par la FAO
• Attention portée aux résultats
• Avoir l’esprit d’équipe
• Sens de la communication
• Établissement de relations constructives
• Partage des connaissances et amélioration continue
Aptitudes techniques/fonctionnelles
• Très bon sens de l’organisation et aptitude à respecter des échéanciers serrés.
• Capacité à prioriser les tâches.
• Capacité à travailler d’une manière harmonieuse et efficace dans une équipe multiculturelle et multidisciplinaire.
• Excellentes qualités de rédaction.
• Excellentes qualités relationnelles et aptitude à entretenir des relations de travail efficaces avec l’équipe du projet.
• Étendue et pertinence de l’expérience dans la rédaction de documents écrits de haute qualité pour une grande variété de publics.
• Une expérience au sein des Nations Unies serait un atout.
• Capacité de travailler sous pression
• Expérience en gestion des projets.
• Bonne connaissance du secteur forestier, agricole et agro-forestier et du changement climatique en République du Benin.
• Bonne connaissance des pratiques agricoles intelligentes face au climat, des techniques de conservation des eaux et des sols, de la gestion durable des terres, de l’approche écosystémique, et des services écosystémiques
• Bonne connaissance des politiques et stratégies nationales en matière de changement climatique.
• Bonne connaissance des priorités d’adaptation telles que définies dans le Plan National d’Adaptation (PNA).
• Bonne connaissance des engagements du Bénin tels que décrits dans la Contribution Déterminée au niveau National.
• Expérience avérée dans la collaboration avec le Système des Nations Unies ou autres PTFs.
• Parfaite maîtrise de l’outil informatique et du pack office (World, Excel, PowerPoint, Outlook).
