Assistant de bureau (Soutien aux opérations intégrées)
Date de fermeture : 14/Avr/2023, 01:59:00
Emplacement principal : Ghana-Accra
Le personnel de la catégorie des services généraux est recruté localement dans la zone de l’emplacement principal, où se trouve le bureau.
- La FAO s’engage à atteindre la diversité de la main-d’œuvre en termes de sexe, de nationalité, d’origine et de culture
• Les candidates qualifiées, les ressortissants qualifiés des Membres non et sous-représentés et les personnes handicapées sont encouragés à postuler
• Toute personne travaillant pour la FAO est tenue respecter les normes les plus élevées d’intégrité et de conduite professionnelle, et défendre les valeurs de la FAO
• La FAO, en tant qu’institution spécialisée des Nations Unies, a une politique de tolérance zéro pour les comportements incompatibles avec son statut, ses objectifs et son mandat, y compris l’exploitation sexuelle et abus, harcèlement sexuel, abus d’autorité et discrimination• Tous les candidats sélectionnés seront soumis à une vérification rigoureuse des références et des antécédents
• Toutes les candidatures seront traitées avec la plus stricte confidentialité.
• Le personnel de la FAO est soumis à l’autorité du Directeur général, qui peut l’affecter à n’importe quelle activité ou bureau de l’Organisation.
L’Organisation des Nations Unies pour l’alimentation et l’agriculture (FAO) contribue à la réalisation de l’Agenda 2030 à travers le Cadre stratégique de la FAO en soutenant la transformation vers des systèmes agroalimentaires PLUS efficaces, inclusifs, résilients et durables, pour une meilleure production, une meilleure nutrition , une meilleure l’environnement et une vie meilleure , sans laisser personne de côté.
Cadre organisationnel
Le Bureau régional pour l’Afrique (RAF) est chargé de diriger la réponse de la FAO aux priorités régionales pour la sécurité alimentaire, l’agriculture et le développement rural à travers l’identification, la planification et la mise en œuvre des activités prioritaires de la FAO dans la région. Il assure une approche multidisciplinaire des programmes, identifie les domaines d’action prioritaires de l’Organisation dans la région et, en collaboration avec les bureaux et les divisions du siège, élabore, promeut et supervise la réponse stratégique de la FAO aux priorités régionales. Le RAF donne également des conseils sur l’intégration des priorités régionales dans le programme de travail et budget de l’Organisation et met en œuvre les programmes et projets approuvés dans la région, surveille le niveau de mise en œuvre du programme et attire l’attention sur les problèmes et les lacunes. La RAF développe et entretient des relations avec des institutions régionales, y compris les organisations régionales d’intégration économique (ORIE). Le Bureau régional soutient le dialogue politique régional sur les questions de sécurité alimentaire, d’agriculture et de développement rural, facilite l’émergence de partenariats régionaux et soutient le développement des capacités et la mobilisation des ressources pour la sécurité alimentaire, l’agriculture et le développement rural dans la région.
Objectif principal
L’assistant de bureau (soutien aux opérations intégrées) coordonne et exécute la gamme complète des tâches de soutien de bureau, de soutien à la gestion et d’administration, assurant le fonctionnement harmonieux et efficace du bureau. Il/elle veille à la qualité et à la cohérence des flux de travail de bureau et d’informations dans l’unité de travail.
Supervision reçue/exercée
L’assistant de bureau (soutien aux opérations intégrées) relève du chef du soutien aux opérations intégrées (IOS), RAF. Le titulaire opère de manière indépendante, prend des décisions sur les priorités de travail et fait preuve d’initiative pour traiter des cas sans précédent. La supervision reçue est axée sur la qualité des résultats des travaux. Il/elle fournit des conseils et des orientations aux autres membres du personnel de soutien du bureau.
Relations de travail
L’assistant de bureau (soutien aux opérations intégrées) travaille en étroite collaboration avec un large éventail de collègues de la division/région, avec les unités centrales et les clients externes, assurant et coordonnant les services de bureau et de soutien à la gestion et fournissant des conseils et des informations sur les procédures.
Fonctions clés/résultats
- Filtrer les demandes de rendez-vous avec le superviseur;tenir à jour le calendrier du superviseur ;confirmer les horaires mutuellement convenables et organiser les rendez-vous ; recevoir des visiteurs ; passer et filtrer les appels téléphoniques ; répondre aux questions et à la correspondance, souvent de nature sensible, confidentielle ou technique.
• Coordonner les services de soutien administratif pour les réunions, les formations, les séminaires, les comités et les projets et événements spéciaux ; assister aux réunions, préparer les procès-verbaux, surveiller les activités de suivi ; prendre des dispositions pour l’édition officielle, la traduction, etc., des documents et des publications.
• Examiner, enregistrer, distribuer et traiter le courrier et la correspondance entrants ; suivi des actions en cours ; préparer des projets de réponses à un large éventail de correspondances et autres communications, nécessitant souvent une connaissance des terminologies techniques et/ou des procédures administratives détaillées ; effectuer des fonctions de contrôle de la qualité des documents sortants ; relire des textes pour en respecter le format, la grammaire, la ponctuation et le style.
• Effectuer diverses tâches administratives, par exemple les prolongations de contrat et les demandes de personnel temporaire, l’enregistrement des congés et des présences, la préparation et le suivi du budget ; coordonner avec d’autres unités pour assurer le bon déroulement et l’expédition du travail au sein de l’unité.
• Rechercher, compiler et organiser des informations de base et des documents de référence provenant de diverses sources pour des rapports, des mémoires et des discours ; générer une variété de rapports statistiques et autres à partir de diverses bases de données.
• Coordonner le travail des autres membres du personnel de soutien du bureau, établir les priorités et assurer une répartition équitable du travail ; former le nouveau personnel aux procédures et pratiques administratives pertinentes et fournir une assistance générale au besoin.
• Créer et tenir à jour les systèmes de classement et de référence de l’unité de travail; examiner l’efficacité des procédures du bureau et faire des recommandations d’amélioration ; mettre à jour les sites Web du bureau.
• Effectuer d’autres tâches au besoin.
Impact du travail
Le travail du titulaire a une incidence directe sur le fonctionnement harmonieux et efficace du Bureau. Il / elle joue un rôle de premier plan dans la fourniture de services de soutien administratif pour la réussite du mandat de l’unité organisationnelle.
LES CANDIDATS SERONT ÉVALUÉS PAR RAPPORT À CE QUI SUIT
Exigences minimales
Éducation : Enseignement secondaire.
Expérience : Quatre ans d’expérience pertinente dans le travail de soutien de bureau/de gestion.
Langues : Connaissance pratique (maîtrisé – niveau C) de l’anglais.
Compétences informatiques : Très bonne connaissance des applications MS Office, d’Internet et des équipements bureautiques.
Résidence : Le personnel des services généraux est recruté localement. Pour être éligibles à ce poste, les candidats doivent être ressortissants du pays du lieu d’affectation ou posséder un visa / permis de travail existant et résider à une distance de trajet du lieu d’affectation au moment de la candidature. « Distance de trajet » désigne la distance à l’intérieur de laquelle les membres du personnel peuvent se déplacer quotidiennement entre leur lieu de travail et leur résidence.
Compétences
- Axé sur les résultats
• Travail d’équipe
• Communication
• Établir des relations efficaces
• Partage des connaissances et amélioration continue
Compétences techniques
- Très bonne connaissance des normes de communication et de documentation.
• Très bonne connaissance des systèmes informatisés de finances/voyages/ressources humaines et des procédures et politiques administratives de l’entreprise.
• Très bonne connaissance de la structure organisationnelle.
Qualifications et compétences souhaitables
- Connaissance limitée du français (intermédiaire – niveau B)
• Expérience dans la fourniture de services de secrétariat dans un environnement international
• Expérience dans le soutien logistique d’événements virtuels/mixtes.
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Le personnel de la FAO doit adhérer aux valeurs d’engagement de la FAO envers la FAO,
Respect de tous et Intégrité et Transparence
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INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES
• La FAO ne facture aucun frais à aucune étape du processus de recrutement (candidature, entretien, traitement)
• Veuillez noter que la FAO ne prend en compte que les diplômes d’enseignement supérieur obtenus auprès d’un établissement accrédité/reconnu dans la Base de données mondiale sur l’enseignement supérieur (WHED), une liste mise à jour par l’Association internationale des universités (AIU) / Organisation des Nations Unies pour l’éducation, la science et la culture (UNESCO). La liste est accessible sur http://www.whed.net/
- La durée de l’engagement des candidats internes à la FAO sera établie conformément aux politiques applicables relatives à la prolongation des engagements
- La nomination sera assujettie à la certification que le candidat est médicalement apte à la nomination, à l’accréditation, à toute exigence de résidence ou de visa et aux habilitations de sécurité.
• Le personnel des services généraux est recruté localement. Pour être éligibles à ce poste, les candidats doivent être ressortissants du pays du lieu d’affectation ou posséder un visa / permis de travail existant, et résider à une distance de navettage du lieu d’affectation au moment de la candidature. « Distance de navettage » désigne la distance au sein duquel les agents peuvent se déplacer quotidiennement entre leur lieu de travail et leur résidence.
• Aucun avantage international ne sera payable car les candidats sélectionnés sont recrutés localement et payés dans la devise locale de l’emplacement du bureau
• D’autres postes similaires peuvent être pourvus à partir de cet avis de vacance
• Pour plus d’informations, visitez le site Web de la FAO sur l’emploi :http://www.fao.org/employment/home/en/
RÉMUNÉRATION
Une rémunération et des avantages sociaux concurrentiels sont offerts. Pour plus d’informations sur les salaires, indemnités et avantages de l’ONU, cliquez sur le lien suivant :
http://www.un.org/Depts/OHRM/salaries_allowances/salary.htm
COMMENT POSTULER
• Pour postuler, visitez le site Web de recrutement à Emplois à la FAO et complétez votre profil en ligne. Une fois terminé, veuillez postuler et soumettre votre candidature, avec les certificats de langue en pièces jointes. Seuls les certificats de compétence linguistique des prestataires externes accrédités par l’ONU et/ou les examens officiels de langue de la FAO (LPE, ILE, LRT) seront acceptés comme preuve du niveau de connaissance des langues indiqué dans les candidatures en ligne. La FAO se réserve le droit de demander aux candidats d’entreprendre un test de langue à l’avenir, le cas échéant
• Les candidatures incomplètes ne seront pas prises en compte
- Les candidats peuvent être invités à fournir des évaluations de performance et l’autorisation d’effectuer des contrôles de vérification du travail passé et présent, du caractère, de l’éducation, des dossiers militaires et de police pour vérifier toutes les informations pouvant être pertinentes pour les qualifications professionnelles. • Les candidatures incomplètes ne seront pas prises en compte
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• Les informations personnelles fournies sur votre candidature peuvent être partagées au sein de la FAO et avec d’autres sociétés agissant au nom de la FAO pour fournir des services de soutien à l’emploi tels que la présélection des candidatures, les tests d’évaluation, la vérification des antécédents et d’autres services connexes. Il vous sera demandé de donner votre consentement avant de soumettre votre candidature. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, en retirant votre candidature, auquel cas la FAO ne pourra plus examiner votre candidature.
• Seules les candidatures reçues via le portail de recrutement seront prises en compte - Votre candidature sera examinée en fonction des informations fournies dans votre profil en ligne
• Nous encourageons les candidats à soumettre leur candidature bien avant la date limite.
• Si vous avez besoin d’aide, veuillez contacter :[email protected]
LA FAO EST UN ENVIRONNEMENT NON-FUMEUR
