L’Organisation des Nations unies pour l’alimentation et l’agriculture (FAO) contribue à la réalisation de l’Agenda 2030 par le biais du Cadre stratégique de la FAO en soutenant la transformation vers des systèmes agroalimentaires PLUS efficaces, inclusifs, résilients et durables, pour une amélioration de la production, une amélioration de la nutrition, une amélioration de l’environnement et une amélioration des conditions de vie, en laissant personne de côté.
Les bureaux pays de la FAO, qui travaillent sous la direction générale de l’organisation et conformément au Cadre stratégique, offrent des conseils et un soutien politiques aux pays dans les domaines relevant de la compétence de la FAO, grâce à des partenariats, des ressources et un programme national actif visant à fournir une assistance technique, à développer les capacités et à fournir des services de base tout en respectant pleinement les normes internationales de responsabilité afin d’établir un leadership et de renforcer l’impact au niveau national.
Les bureaux pays mettent en œuvre les priorités programmatiques de chaque pays, telles qu’elles ont été convenues dans leurs cadres de programmation par pays (CPP) respectifs, alignés sur le Cadre de coopération des Nations Unies pour le développement durable (UNSDCF), et assurent des opérations efficaces et efficientes avec des ressources humaines et financières adéquates.
POSTE : Assistant(e) aux achats
Position hiérarchique
L’Assistant(e) aux achats travaillera sous la supervision et l’orientation générale du Représentant de la FAO en Guinée et la supervision directe de l’Assistant au Représentant en charge de l’administration de la FAO. L’Assistant(e) aux achats a pour responsabilité principale l’acquisition des biens, services et travaux nécessaires à la mise en œuvre des activités/ projets de l’organisations dans le respect strict des procédures et politiques d’achats de la FAO, en temps utile, de manière compétitive et transparente- dans le respect des procédures de l’organisation, tout en répondant aux exigences de l’utilisateur et en assurant le meilleur rapport qualité-prix
Domaine de spécialisation
Achat des biens, services et travaux et la gestion des contrats
Tâches et responsabilités
Il/elle fournira les services suivants :
• Traiter sans délai toutes les demandes d’achat qui lui sont confiées pour les programmes et projets du bureau ;
• Réaliser régulièrement des études de marché pour les produits achetés ;
• Procéder à l’évaluation des nouveaux fournisseurs qui souhaitent faire des affaires avec le Bureau de la FAO et les enregistrer conformément aux règles et procédures standard de la FAO ;
• Etablir une base de données fournisseurs de la FAO Guinée sur la base des autres sources : des fournisseurs pour le siège de la FAO/OMT-PWG et l’UNGM. ;
• Procéder à un examen initial des demandes d’achats à venir et s’assurer que toutes les approbations, tous les engagements financiers et toutes les autorisations nécessaires ont été obtenus ;
• Apporter son soutien à la saisie des informations relatives à l’enregistrement des fournisseurs et veiller à ce que la base de données soit régulièrement mise à jour ;
• Traiter les tâches générales liées à la passation de marchés, telles que les demandes d’achats, les appels d’offres, les manifestations d’intérêt, les bons de commandes, les contrats, etc. ;
• Rédiger toutes les correspondances nécessaires concernant les questions liées aux marchés publics et veiller à ce qu’une base de données appropriée des courriels et communications normalisés envoyés par le responsable des achats soit conservées dans ses propres dossiers ;
• Examiner et répondre à toutes les demandes des fournisseurs, soumissionnaires potentiels instruits ;
• Rédiger des bons de commande/contrats pour examen par le responsable des achats ;
• Examiner de manière proactive les tâches d’approvisionnement en suspens et en rendre compte au responsable des achats ;
• Contrôler et assurer le suivi de la livraison des commandes/contrats par les fournisseurs/contractants et s’assurer que les biens/services sont fournis conformément aux calendriers promis et se conformer à ces calendriers pour clôturer les commandes/contrats d’achat. Veiller à ce que toute éventualité de surestaries ou de frais d’immobilisation soit immédiatement abordée avec le superviseur afin d’éviter des coûts inutiles pour l’organisation ;
• Remplir les dossiers d’achat complets et veiller à ce qu’ils soient conservés de manière ordonnée et en toute sécurité ;
• Organiser sans délai les réunions du comité d’ouverture des offres et du comité local des marchés publics ;
• Procéder à l’analyse des offres et recommander sans délai les propositions d’attribution au responsable des achats ;
• Solliciter les devis, les appels d’offres et les demandes de propositions de faible valeur ;
• Communiquer les décisions d’attribution des marchés aux adjudicataires et aux soumissionnaires non retenus ;
• Coordonner en temps utile avec les unités logistiques et financières pour s’assurer que tous les bons de livraison sont effectivement approuvés par l’unité concernée et que les mesures nécessaires sont prises pour s’assurer que les factures des fournisseurs/entrepreneurs sont envoyées pour paiement ;
• Soutenir les autres membres du personnel en cas de travail supplémentaire ou de tâches liées à l’approvisionnement ;
• Coordonner avec la gestion des fournisseurs/banques au niveau mondial pour la mise à jour/création du site du fournisseur en Guinée;
• Entreprendre l’assurance qualité des lettres d’accord/contrats de partenariat délivrés aux partenaires de la FAO ;
• Établir des bons de commande et effectuer d’autres tâches liées à la passation de marchés dans le système GRMS ;
• Effectuer toute autre tâche connexe en fonction des besoins et confiée par le superviseur.
LES CANDIDATURES SERONT EXAMINÉES EN REGARD DES CRITÈRES SUIVANTS :
Conditions minimales à remplir
• Au minimum une licence ou un diplôme de premier cycle/universitaire (BAC+3), dans le domaine de l’approvisionnement et des achats, en droit, en commerce, comptabilité, finance ou domaine connexe en lien avec les commodités achetées par la FAO
• Un minimum de trois ans d’expérience pertinente dans le domaine de la passation de marchés au niveau national ou international.
• Connaissance courante (niveau C) du français (écrit/parlé) et connaissance moyenne en anglais (niveau B)
• Être de nationalité de Guinée.
Compétences de base exigées par la FAO
• Être axé sur les résultats
• Avoir l’esprit d’équipe
• Savoir communiquer
• Très bon sens de l’organisation et aptitude à respecter des échéanciers serrés
• Capacité à prioriser les tâches
• Établir des relations constructives
• Partage des connaissances et amélioration continue
Aptitudes techniques/fonctionnelles
• Connaissance approfondie de la réglementation et des procédures de passation des marchés de toute entité ou organisation publique ou internationale.
• Connaissance du système de passation des marchés.
• Capacité à travailler sous pression et dans un environnement difficile.
• Compétences informatiques : Microsoft Word, Excel, Internet, etc.
• Excellentes compétences en matière de planification et d’organisation, motivation personnelle et efficacité, volonté de prêter attention aux détails.
• Une expérience préalable de travail sur des projets de donateurs internationaux est fortement souhaitée.
• Excellentes compétences en matière de communication, de mise en réseau, de rédaction et de présentation.
• Familiarité avec les mécanismes de programmation du système des Nations unies et/ou de la FAO.
• Une expérience de travail ou une connaissance avérée de FAO, de ses programmes et de son fonctionnement, constituera un atout appréciable.
