Ce poste est situé à la Section de la chaîne d’approvisionnement et des achats (SCAPS), Bureau exécutif (EO), au Bureau de la coordination des affaires humanitaires (OCHA) à Dakar, pour soutenir les opérations en Afrique de l’Ouest et du Centre. Le responsable des achats rend compte au chef des achats. OCHA est la partie du Secrétariat des Nations Unies chargée de rassembler les acteurs humanitaires pour assurer une réponse cohérente aux urgences. OCHA s’assure également qu’il existe un cadre dans lequel chaque acteur peut contribuer à l’effort de réponse global. La mission d’OCHA est de mobiliser et de coordonner une action humanitaire efficace et fondée sur des principes en partenariat avec des acteurs nationaux et internationaux afin d’alléger les souffrances humaines lors de catastrophes et d’urgences ; défendre les droits des personnes dans le besoin;
Le responsable des achats rend compte au chef de l’unité des achats au sein de la SCAPS.
Responsabilités
Dans le cadre des pouvoirs qui lui sont délégués, l’agent d’approvisionnement est responsable des tâches suivantes :
1) Planifie, développe et gère tous les aspects d’approvisionnement et contractuels des projets d’une grande complexité liés à l’approvisionnement mondial d’OCHA de divers services et produits (par exemple, technologie de l’information, équipements et instruments électroniques, véhicules, médicaments, denrées alimentaires, matériaux d’entretien des bâtiments, fournitures de bureau, construction, mobilier, etc.), en tenant compte des conditions économiques locales et autres.
2) Conseiller les unités requérantes et les entités bénéficiaires sur l’ensemble des questions d’approvisionnement, en fournissant un soutien et des conseils à toutes les étapes du cycle d’approvisionnement.
3) Prépare/supervise la préparation et la distribution de la demande de devis et gère/conduit tous les aspects de l’évaluation des devis.
4) Formule des stratégies et conçoit des solutions innovantes pour résoudre les problèmes/conflits des projets d’approvisionnement complexes.
5) Établit et maintient le programme de travail et le calendrier des contrats en cours et des contrats nouvellement planifiés. 6) signe les bons de commande jusqu’à la limite autorisée et, dans le cas où le montant dépasse le pouvoir de signature autorisé, prépare les soumissions pour examen et approbation par le fonctionnaire autorisé.
7) Effectue des études de marché pour se tenir au courant de l’évolution du marché ; recherche et analyse des données statistiques et des rapports de marché sur la situation mondiale des produits de base, les modèles de production et la disponibilité des biens et services.
8) Identifie les nouvelles technologies et produits/services, évalue et recommande les sources d’approvisionnement potentielles et participe à l’intégration des résultats de la recherche dans le programme d’approvisionnement.
9) Supervise le respect des accords contractuels, recommande des modifications et des prolongations de contrats et conseille les parties concernées sur les droits et obligations contractuels.
10) Prépare une variété de documents, contrats, communications, lignes directrices, instructions, etc. liés à l’approvisionnement.
11) Prend en charge la préparation de divers rapports requis par la direction.
12) Fournit des conseils et peut superviser le personnel nouveau / subalterne
Compétences
PROFESSIONNALISME : Connaissance des normes d’approvisionnement internationalement reconnues et de toutes les phases des techniques et opérations d’approvisionnement internationales utilisées dans la passation de marchés pour une gamme variée de biens et de services. Connaissance du droit des contrats et expertise dans le traitement de questions contractuelles complexes. Connaissance des méthodes quantitatives pour mesurer les systèmes de capacité des fournisseurs et capacité à identifier les sources d’approvisionnement, les tendances du marché et les prix. Capacité à façonner et à influencer les accords avec les unités de demande et les fournisseurs. Capacité à appliquer une expertise technique pour résoudre une gamme de problèmes / problèmes. Montre de la fierté dans son travail et ses réalisations ; fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet; est consciencieux et efficace pour respecter ses engagements, respecter les délais et obtenir des résultats ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; fait preuve de persévérance face à des problèmes ou défis difficiles; reste calme dans les situations stressantes. Prend la responsabilité d’intégrer les perspectives de genre et d’assurer la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines de travail.
PLANIFICATION ET ORGANISATION : Développe des objectifs clairs qui sont cohérents avec les stratégies convenues. Identifie les activités et missions prioritaires ; ajuste les priorités au besoin. Alloue une quantité appropriée de temps et de ressources pour terminer le travail. Prévoit les risques et tient compte des imprévus lors de la planification. Surveille et ajuste les plans et les actions si nécessaire. Utilise le temps efficacement.
ORIENTATION CLIENT : Considère tous ceux à qui les services sont rendus comme des « clients » et cherche à voir les choses du point de vue des clients ; établit et maintient des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect ; identifie les besoins des clients et les associe aux solutions appropriées; surveille les développements en cours à l’intérieur et à l’extérieur de l’environnement des clients pour se tenir informé et anticiper les problèmes ; tient les clients informés de l’avancement ou des revers des projets ; respecte le calendrier de livraison des produits ou des services au client.
Éducation
Un diplôme universitaire supérieur (maîtrise ou équivalent) en administration des affaires, en administration publique, en commerce, en ingénierie, en droit ou dans un domaine connexe est requis. Un diplôme universitaire de premier cycle combiné à deux années supplémentaires d’expérience qualifiante peut être accepté à la place du diplôme universitaire supérieur.
Emploi – Qualification spécifique
Une certification professionnelle en chaîne d’approvisionnement du Chartered Institute of Purchasing and Supply certification (CIPS Level 4) est requise.
L’expérience professionnelle
Un minimum de cinq ans d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans les achats, la gestion des contrats, l’administration ou un domaine connexe est requis.
Un minimum de deux ans au cours des cinq dernières années d’expérience internationale sur le terrain dans un contexte humanitaire ou de développement est souhaitable.
Une expérience des modules de la chaîne d’approvisionnement dans le système ERP (Entreprise Resource Planning) est souhaitable.
Une expérience des procédures de passation des marchés au sein du système commun des Nations Unies ou d’une organisation internationale comparable est souhaitable
Langues
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. Pour le poste annoncé, la maîtrise de l’anglais et du français est requise. La connaissance d’une autre langue officielle de l’ONU est souhaitable.
Évaluation
L’évaluation des candidats qualifiés peut inclure un exercice d’évaluation qui peut être suivi d’un entretien basé sur les compétences.
Avis spécial
Ce poste est financé pour une durée déterminée d’un an. La prolongation de la nomination est subordonnée à la prolongation du mandat et à la disponibilité des fonds.
