Le Bureau de la coordination des affaires humanitaires des Nations Unies (OCHA) est un organe des Nations Unies (ONU) créé en décembre 1991 par la résolution 46/182 de l’Assemblée générale. La résolution a été conçue pour renforcer la réponse de l’ONU aux situations d’urgence complexes et aux catastrophes naturelles.
Ce poste est situé à la Division des opérations et du plaidoyer du Bureau de la coordination des affaires humanitaires (OCHA), qui fait partie du Secrétariat des Nations Unies chargé de rassembler les acteurs humanitaires pour assurer une réponse cohérente aux situations d’urgence. Le Bureau de la coordination des affaires humanitaires veille également à ce qu’il existe un cadre dans lequel chaque acteur peut contribuer aux efforts globaux de réponse. La mission d’OCHA est de mobiliser et de coordonner une action humanitaire efficace et fondée sur des principes en partenariat avec les acteurs nationaux et internationaux afin d’alléger les souffrances humaines lors de catastrophes et d’urgences; défendre les droits des personnes dans le besoin; promouvoir la préparation et la prévention et faciliter les solutions durables.
Cette offre d’emploi est en cours de publication pour le poste d’agent administratif, OCHA Burkina Faso. Le poste est situé au Bureau de la coordination des affaires humanitaires (OCHA) à Ouagadougou, au Burkina Faso. L’administrateur relève du chef de bureau de l’OCHA Burkina Faso.
Responsabilités
Dans le cadre des pouvoirs délégués, l’agent administratif et financier sera responsable des tâches suivantes :
I. BUDGET ET FINANCES :
• Préparer et réviser les plans de coûts conformément aux plans de travail et aux règles et règlements financiers et veiller à ce que les coûts soient raisonnablement estimés. Surveiller les obligations, les engagements de financement et les dépenses conformément aux plans de coûts approuvés. Élaborer, mettre en œuvre et maintenir des contrôles internes pour surveiller et s’assurer que les ressources financières sont utilisées pour mettre en œuvre les activités conformément aux plans de travail et aux plans de coûts.
• Fournir des orientations aux unités fonctionnelles sur la responsabilité financière dans le cadre des responsabilités du programme et sur l’utilisation efficace des ressources du programme. Coordonner la production de rapports financiers pour le siège et les donateurs.
• Examiner et confirmer que les obligations proposées ou le décaissement de biens et de services en vertu d’accords avec des tiers sont raisonnables et conformes aux Règles et Règlements financiers des Nations Unies.
• Surveiller et suivre les rapports en suspens des ONG et des Agences des Nations Unies pour les subventions et les allocations fournies à des tiers. Gérer la petite caisse conformément aux procédures établies, tenir à jour des registres et des reçus exacts et complets de la petite caisse et veiller à ce que les réapprovisionnements soient effectués en temps opportun. Préparer la paie du personnel national et assurer le suivi auprès du PNUD des ordres de paiement mensuels pour le personnel international afin d’assurer les paiements en temps opportun. Vérifier les pièces justificatives interservices (VPI) préparées par le PNUD pour confirmer l’exactitude des comptes et permettre le rapprochement avec le système comptable du Bureau de la coordination des affaires humanitaires. Fournir les renseignements nécessaires pour répondre aux observations et aux constatations de l’audit.
• Assurer la liaison avec la Section de la planification stratégique, du budget et des finances pour toutes les questions administratives, budgétaires et de gestion financière.
• Fournir des conseils et un leadership au personnel subalterne.
II. ADMINISTRATION
GÉNÉRALE : • En collaboration avec le bureau local du PNUD, coordonner les actions liées au recrutement et à l’administration du personnel national. Fournir des conseils sur les exigences du système d’évaluation du rendement et maintenir un système de suivi de la conformité.
• Tenir à jour des dossiers confidentiels du personnel, en veillant à ce que l’information soit complète et à jour. Veiller à ce que le personnel qui se sépare finalise les formalités dans le pays avant son départ. Veiller à ce que le temps et la présence du personnel soient dûment enregistrés, vérifiés et soumis en temps opportun au PNUD pour le personnel national et au Service administratif, pour le personnel international.
• Soutenir l’achat de biens ou de services par l’intermédiaire du siège de l’approvisionnement ou de l’équipe régionale des achats et s’assurer que les procédures appropriées sont dûment suivies. Vérifier la réception des biens et des services, en s’assurant que les spécifications, l’état et les quantités de marchandises sont corrects et que les documents sont complets et correctement classés.
• Assurer la gestion contractuelle des
contrats établis pour les biens et services • Assurer la bonne gestion des biens de bureau, y compris la tenue des stocks, la vérification physique des actifs et l’aliénation des actifs.
• Contrôler et gérer l’équipement (élimination, inventaire, rapports NEP/inventaire et gestion de flotte).
• S’assurer que l’administration ministérielle des locaux communs et des ententes de service est effectuée conformément aux modèles standard du BCAH.
• En collaboration avec le Département de la sûreté et de la sécurité (DSS) et le chef du bureau local de l’OCHA, aider à assurer la conformité aux normes minimales de sécurité opérationnelle (MOSS) pour les véhicules, les bureaux et les locaux résidentiels. S’assurer que les bureaux sont bien entretenus et fournis avec des services communs.
• Superviser l’identification des besoins en technologie de bureau et la maintenance de l’équipement, des logiciels et des systèmes. Assurer un niveau adéquat de fournitures de bureau et maintenir un système d’allocation et de suivi des fournitures de bureau. Superviser et/ou préparer les autorisations de voyage, en veillant à ce que la justification, l’établissement des coûts et les approbations appropriés soient en place. Vérifier les demandes de remboursement de voyage soumises pour règlement et suivre les paiements impayés.
• Maintenir un système de classement central; assurer une utilisation cohérente et un archivage approprié des documents officiels administratifs, d’approvisionnement, financiers et de ressources humaines. Représenter le Bureau de la coordination des affaires humanitaires lors de réunions sur des questions administratives telles que les échelles salariales nationales, les services communs, les locaux, etc. Superviser régulièrement le personnel administratif national, en assurant le soutien et le mentorat.
• Effectuer d’autres tâches et/ou affectations au besoin.
Compétences
• Professionnalisme : Compétence technique et expérience avérée dans l’administration globale, en mettant l’accent sur les activités financières, et bonne connaissance des Règles et Règlements financiers des Nations Unies ainsi que des pratiques comptables; bonne compréhension de l’administration générale et de la gestion des ressources humaines; compétence en matière de soutien administratif pour les activités sur le terrain. Solide expérience dans le travail organisationnel et la planification des coûts avec la capacité d’établir des priorités et de planifier, coordonner et surveiller son propre plan de travail et ceux sous la supervision; la capacité d’identifier les activités prioritaires et de les ajuster. Servir de manière proactive le personnel et les autres clients pour proposer des solutions appropriées. Compétence technique dans l’utilisation des systèmes de planification d’entreprise. Assumer la responsabilité d’intégrer les perspectives sexospécifiques et d’assurer la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines de travail.
• Planification et organisation: Développe des objectifs clairs qui sont conformes aux stratégies convenues; identifie les activités et les affectations prioritaires; ajuste les priorités au besoin; alloue suffisamment de temps et de ressources pour terminer les travaux; prévoit les risques et tient compte des imprévus lors de la planification; surveille et ajuste les plans et les mesures au besoin; utilise le temps efficacement.
• Responsabilisation : Assumer toutes les responsabilités et honorer les engagements; fournit des extrants dont on a la responsabilité dans les délais, les coûts et les normes de qualité prescrits; fonctionne dans le respect des règlements et des règles de l’organisation; soutient les subordonnés, assure la supervision et assume la responsabilité des affectations déléguées; assume personnellement la responsabilité de ses propres lacunes et de celles de l’unité de travail, le cas échéant.
Éducation
Diplôme universitaire supérieur (maîtrise ou équivalent) en administration des affaires ou en administration publique, en finance, en comptabilité, en droit ou dans un domaine connexe. Un diplôme universitaire de premier niveau combiné à deux années supplémentaires d’expérience qualifiante peut être accepté à la place du diplôme universitaire supérieur.
Expérience de travail
Un minimum de cinq (5) ans d’expérience de plus en plus responsable dans l’administration, les finances, la comptabilité, l’acquisition, la gestion immobilière, la gestion des ressources humaines ou tout autre domaine connexe est requis.
Une expérience sur le terrain dans des situations d’urgence est souhaitable.
Une expérience acquise au sein du système commun des Nations Unies en matière de finances est souhaitable.
Traduction
L’anglais et le Français sont les langues de travail du Secrétariat de l’ONU. Pour le poste annoncé, la maîtrise de l’Français et de l’anglais est requise. La connaissance d’une autre langue officielle de l’ONU est souhaitable.
Évaluation
L’évaluation des candidats qualifiés peut comprendre un exercice d’évaluation qui peut être suivi d’une entrevue axée sur les compétences.
Avis spécial
Ce poste est financé pour une période limitée d’un an. La prolongation du mandat est subordonnée à la prolongation du mandat et à la disponibilité des fonds.
Les fonctionnaires sont soumis à l’autorité du Secrétaire général et à son affectation. Dans ce contexte, tous les membres du personnel sont censés occuper périodiquement de nouvelles fonctions au cours de leur carrière, conformément aux règles et procédures établies.
Le Secrétariat de l’ONU s’est engagé à atteindre l’équilibre entre les sexes à 50/50 au sein de son personnel. Les candidates sont fortement encouragées à postuler pour ce poste. Un dossier impeccable en matière d’intégrité et de normes éthiques professionnelles est essentiel.
Les candidats externes (y compris les personnes nommées temporairement par le BCAH et le personnel national sur le terrain du BCAH) qui sont sélectionnés pour un poste dans des lieux d’affectation sur le terrain peuvent être stratégiquement placés pour une nomination à durée déterminée limitée à un poste spécifique ou à un bureau de pays spécifique conformément au paragraphe 2.2 (b) de l’instruction administrative ST/AI/2013/1 sur l’administration des nominations à durée déterminée qui prévoit qu’un ALE peut être accordé aux personnes qui sont « b) sélectionnées mais non examinés par un organe d’examen du Secrétariat pour les nominations limitées à des entités spécifiques ».
Considérations relatives à l’Organisation des Nations Unies
Selon le paragraphe 3 de l’article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération primordiale dans l’emploi du personnel est la nécessité d’assurer les normes les plus élevées d’efficacité, de compétence et d’intégrité. Les candidats ne seront pas considérés pour un emploi auprès des Nations Unies s’ils ont commis des violations du droit international des droits de l’homme, des violations du droit international humanitaire, de l’exploitation sexuelle, des abus sexuels ou du harcèlement sexuel, ou s’il existe des motifs raisonnables de croire qu’ils ont été impliqués dans la commission de l’un de ces actes. Le terme « exploitation sexuelle » désigne tout abus réel ou tenté d’une position de vulnérabilité, de pouvoir différentiel ou de confiance, à des fins sexuelles, y compris, mais sans s’y limiter, le profit monétaire, social ou politique de l’exploitation sexuelle d’autrui. L’expression « abus sexuel » désigne l’intrusion physique réelle ou menacée de nature sexuelle, que ce soit par la force ou dans des conditions inégales ou coercitives. L’expression « harcèlement sexuel » désigne toute conduite importune de nature sexuelle dont on pourrait raisonnablement s’attendre à ce qu’elle cause une offense ou une humiliation, lorsqu’une telle conduite interfère avec le travail, devient une condition d’emploi ou crée un environnement de travail intimidant, hostile ou offensant, et lorsque la gravité de la conduite justifie la cessation de la relation de travail de l’agresseur. Les candidats qui ont commis des crimes autres que des infractions mineures au code de la route ne peuvent pas être considérés pour un emploi.
Il sera dûment tenu compte de l’importance de recruter le personnel sur une base géographique aussi large que possible. L’Organisation des Nations Unies n’impose aucune restriction à l’éligibilité des hommes et des femmes à participer à quelque titre que ce soit et dans des conditions d’égalité dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat des Nations Unies est un environnement non-fumeur.
La considération primordiale dans la nomination, le transfert ou la promotion du personnel doit être la nécessité d’assurer les normes les plus élevées d’efficacité, de compétence et d’intégrité. En acceptant une offre de nomination, les fonctionnaires de l’Organisation des Nations Unies sont soumis à l’autorité du Secrétaire général et affectés par lui à toute activité ou bureau de l’Organisation des Nations Unies conformément à l’alinéa c) de l’article 1.2 du Règlement du personnel. Dans ce contexte, tous les fonctionnaires recrutés à l’échelle internationale sont tenus de se déplacer périodiquement pour s’acquitter de nouvelles fonctions à l’intérieur ou entre les lieux d’affectation dans les conditions fixées par le Secrétaire général.
Les candidats sont invités à suivre attentivement toutes les instructions disponibles sur la plate-forme de recrutement en ligne, inspira. Pour des conseils plus détaillés, les candidats peuvent se référer au Manuel du demandeur, qui peut être consulté en cliquant sur l’hyperlien « Manuels » en haut à droite de la page d’accueil du titulaire du compte inspira.
L’évaluation des candidats sera effectuée sur la base des informations soumises dans la demande conformément aux critères d’évaluation de l’offre d’emploi et aux législations internes applicables des Nations Unies, y compris la Charte des Nations Unies, les résolutions de l’Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratifs et les directives. Les candidats doivent fournir des informations complètes et exactes relatives à leur profil personnel et à leurs qualifications conformément aux instructions fournies dans inspira pour être pris en compte pour l’offre d’emploi actuelle. Aucun amendement, ajout, suppression, révision ou modification ne sera apporté aux demandes qui ont été soumises. Les candidats faisant l’objet d’un examen sérieux en vue d’une sélection feront l’objet d’une vérification des références afin de vérifier les renseignements fournis dans la demande.
Les offres d’emploi publiées sur le portail des carrières seront supprimées à 23 h 59.m (heure de New York) à la date limite.
Pas de frais
L’ORGANISATION DES NATIONS UNIES NE FACTURE PAS DE FRAIS À AUCUNE ÉTAPE DU PROCESSUS DE RECRUTEMENT (CANDIDATURE, RÉUNION D’ENTREVUE, TRAITEMENT OU FORMATION). L’ONU NE SE PRÉOCCUPE PAS DE L’INFORMATION SUR LES COMPTES BANCAIRES DES DEMANDEURS.
