Le Bureau pour la Coordination des Affaires Humanitaires (OCHA) est un département du Secrétariat des Nations Unies. Il a pour mission de mobiliser et de coordonner l’action humanitaire de façon efficace en partenariat avec les acteurs nationaux et internationaux, de façon à atténuer la souffrance humaine, de plaider pour les droits des populations dans le besoin d’assistance, de promouvoir la préparation et la prévention des catastrophes et de faciliter la mise en place de solutions durables.
Le Burkina Faso fait face à une crise humanitaire de grande ampleur dû à l’insécurité et la violence. En 2023, 1 Burkinabè sur 5, soit 4,7 millions de personnes ont besoin d’aide humanitaire, et environ une personne sur 10, soit 1,99 million de personnes se sont déplacées à l’intérieur du pays.
C’est dans ce contexte que le Bureau OCHA Burkina Faso, avec son bureau principal à Ouagadougou et quatre sous-bureaux à Kaya, Dori, Fada et Ouahigouya, intervient afin de coordonner les efforts des acteurs humanitaires à apporter une réponse efficace, opportune et redevable à la population affectée par cette crise, dans le strict respect des principes humanitaires.
L’Associé(e) Administratif (ve) & Financier(e) travaillera au bureau OCHA Burkina Faso basé dans à Ouagadougou et rendra compte au Chargé National de l’administration et des Finances.
Sous la supervision directe du Chargé National de l’administration et des Finances, l’Assistant(e) Administratif (ve) & Financier(e) aura pour tâches et responsabilités principales de :
1. Soutien administratif
- Prendre les rendez-vous de la chef du bureau tenir à jour son emploi du temps, recevoir les visiteurs de haut rang, effectuer et filtrer les communications téléphoniques et répondre aux questions avec discrétion ;
- Recevoir, trier, enregistrer et acheminer les correspondances y joindre les informations de base nécessaires et assurer le suivi ;
- Coordonner les services de secrétariat de la Chef du Bureau et vérifier les correspondances, documents qui doivent être signés par elle ;
- Etablir des réquisitions pour les besoins en fournitures, acquisitions de biens et services du bureau capital et suivre la livraison ;
- Apporter un soutien administratif à l’organisation des conférences, ateliers, retraites, etc en appui à l’unité concernée, assister à la préparation du budget des activités spécifiques et produire les rapports des dépenses ;
- Assurer le contact avec les visiteurs et le personnel ;
- Rédiger les memos de diverses requêtes à l’attention du PNUD ;
- Assister le personnel dans les requêtes émises (visa de séjour, logement, déplacement, divers besoins de matériel de travail, requêtes de routine) ;
- Tenir les registres du courrier arrivée et départ et procéder au classement ;
- La préparation des conférences, séminaires, retraites, réunions etc. internes et externes ;
- L’identification des lieux des évènements, l’étude des propositions des hôtels, l’établissement des bons de commande et la vérification de la conformité de la proposition de l’hôtel retenu ;
- Exercer d’autres fonctions administratives et tâches demandées par le superviseur dans les limites de ses compétences et aptitudes ;
2. Soutien Financier
- Gérer la petite caisse du bureau à travers le système UMOJA ;
- Effectuer les payements des différentes factures du bureau à travers le système UMOJA ;
- Vérification en temps opportun des pièces justificatives interservices (IOV) garantissant l’exactitude des comptes et permettant un rapprochement avec le système comptable d’OCHA ;
- Soumettre les requêtes de paiement de factures à travers le PNUD ;
- Tenir la comptabilité régulière et conforme aux normes internationales ;
- Faciliter la tenue d’une documentation conséquente pour la réalisation des audits ;
3. Soutien logistique
- Assurer l’organisation logistique des activités dans la région en collaboration avec le Procurement ;
- Assurer la gestion des stocks de biens (fournitures et consommables) ;
- Fournir un soutien logistique et opérationnel pour l’organisation de réunions, d’ateliers ;
- S’assurer que des fournitures suffisantes ont été acquises et que les dispositions relatives au lieu de réunion ont été prises en temps voulu et de manière complète ;
- Accomplir d’autres tâches dans le cadre du profil fonctionnel, selon ce qui est assigné et jugé nécessaire.
Professionnalisme :
Connaissance et compréhension des questions d’assistance humanitaire, de secours d’urgence et des questions de droits de l’homme connexes. Connaissance pratique et technique de la maintenance (locaux, …). Aptitude à travailler dans des circonstances contraignantes dans un cadre stressant ; persévérer face aux obstacles et aux difficultés ; savoir rester serein et efficace dans des situations difficiles. Encourager l’égale participation des femmes et des hommes dans toutes les activités. Aptitude à tenir les délais impartis, à respecter le budget convenu et à se tenir aux normes ; se conformer aux règles et procédures de l’Organisation.
Aptitude à planifier et à organiser :
Aptitude à hiérarchiser les activités et tâches prioritaires et réaménager les priorités en fonction des besoins ; aptitude à prévoir suffisamment de temps et de ressources pour mener sa tâche à bien ; aptitude à tenir compte des risques et des imprévus dans la planification ; aptitude à suivre l’exécution des plans et des mesures et les modifier s’il y a lieu ; aptitude à tirer le meilleur parti du temps dont on dispose.
Souci du Client :
Aptitude à voir des « clients » en tous les destinataires de services et chercher à voir les choses de leur point de vue; aptitude à établir et entretenir des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect; aptitude à discerner les besoins des clients et y répondre; aptitude à suivre l’évolution de la situation des clients, sur les plans tant intérieur qu’extérieur, afin d’anticiper les problèmes; aptitude à tenir les clients informés de l’avancement des projets; aptitude à tenir les délais de livraison des produits ou de prestation des service.
Esprit équipe :
Collaborer avec ses collègues afin d’atteindre les objectifs de l’Organisation; solliciter les apports, apprécier à leur juste valeur les idées et la compétence de chacun; être disposé à apprendre d’autrui; aptitude à faire passer l’intérêt de l’équipe avant son avantage personnel; aptitude à accepter les décisions finales du groupe et s’y plier, même si elles ne cadrent pas parfaitement avec sa position propre; aptitude à partager les réussites de l’équipe et assumer sa part de responsabilité dans ses échecs.
- Être titulaire d’un diplôme de fin d’études secondaire (Baccalauréat) ou un diplôme universitaire (Licence) en Droit, Gestion, Economie ou tout autre discipline similaire ;
- Avoir Six (06) ans d’expériences (diplôme secondaire) ou trois (03) d’expériences (diplôme universitaire) professionnelles dans le domaine de l’Administration et de la Gestion des finances dans une agence des Nations Unies ou dans une ONG internationale ;
- Maitriser l’outil informatique (Word, Excel, Internet)
- Avoir la maîtrise du Français (écrite et verbale) ;
- Avoir une connaissance du système des Nations Unies serait souhaitable.
- Avoir une connaissance de l’interface UMOJA serait un atout.
- Être capable de travailler dans un environnement sous pression.
- Être de nationalité BURKINABE.
Autres:
- Esprit d’initiative
- Bonnes relations interpersonnelles
- Capacité de travailler dans un environnement multiracial et multiculturel.
- Démontrer une capacité de travail efficace dans un environnement difficile
- Avoir une bonne maîtrise de l’outil informatique MS Office.
Langues:
- Disposer d’une maîtrise du Français, écrit et oral ;
- Avoir une connaissance des langues nationales serait un atout.
- La connaissance de l’anglais sera considérée comme un atout
