Le Bureau de Coordination des Affaires Humanitaires (OCHA) est un département du Secrétariat des Nations Unies. Il a pour mission de mobiliser et de coordonner l’action humanitaire de façon en partenariat avec les acteurs nationaux et internationaux efficaces, de façon à atténuer la souffrance humaine, faire un plaidoyer pour les droits des populations dans le besoin, promouvoir la préparation et la prévention des catastrophes et faciliter la mise en place de solutions durables.
Adjoint Responsable Administratif et Financier
Dans sa structure opérationnelle, le bureau de OCHA comprend des sous-bureaux de terrain ainsi que le bureau national à Bamako où le présent poste est attaché pour des bésoins opérationnels.
Fonctions et responsabilités
L’Adjoint Responsable Administratif et Financier doit démontrer un professionnalisme et une intégrité infaillibles et irréprochables, et la capacité de travailler dans un environnement multiculturel et de respecter la diversité. L’Adjoint Responsable Administratif et Financier travaille sous la direction du Chef de la Section Administration et Logistique et accomplit les tâches suivantes :
- Assiste à l’élaboration du budget du bureau en déterminant les besoins opérationnels en personnel et hors personnel, après analyse des budgets et dépenses des années précédentes, et en évaluant les coûts qui y sont associés.
- Assiste au suivi de l’exécution du budget en termes de et de données comptables régulièrement, analyse les dépenses ainsi que les écarts, et fait les projections budgétaires nécessaires.
- Recueille diverses données statistiques et prépare des rapports financiers.
- Élabore des procédures et les met en œuvre pour s’assurer que les contrôles de gestion comptable et financière sont conformes à la politique et aux pratiques de l’ONU et que les ressources financières sont utilisées pour mettre en œuvre les activités conformément aux plans de travail. et aux plans de coûts.
- Revoie les calculs de salaires, revenus et déductions du personnel national et assure le suivi avec le PNUD.
- Vérifie les pièces justificatives inter-bureaux (IOV) préparées par le PNUD pour confirmer l’exactitude des comptes et permettre le rapprochement avec le système comptable d’OCHA.
- Préparer les spécifications techniques des besoins en biens et services et effectuer l’évaluation technique des offres et, après l’attribution des contrats, superviser, coordonner et surveiller la mise en œuvre de ces contrats.
- Gère la petite caisse conformément aux procédures établies, maintient des registres et des reçus de petite caisse exacts et complets, et s’assure que les réapprovisionnements sont effectués en temps opportun.
- Examiner les offres et factures, y compris celles de la petite caisse, et établir les réconciliations de comptes nécessaires.
- Fait le suivi des obligations, comptes et paiements aux fournisseurs et recouvrements des partenaires.
- Entreprendre la planification de l’espace physique des locaux, l’identification des besoins en installation, réparation, entretien, et meubles et équipements, et la coordination de leur exécution.
- Surveiller la bonne gestion des actifs du bureau, y compris la tenue de l’inventaire, la vérification physique des actifs et équipements, et leur cession.
- Assiste à la gestion de la flotte automobile et du carburant.
- Assurer la liaison avec UNDSS pour les inspections de sécurité des locaux, véhicules ou autres ; signale et enquête sur les accidents et recommande la correction des risques de sécurité ou d’incendie.
- Effectue d’autres tâches administratives suivant le besoin et en soutien aux entres membres de l’équipe, y compris dans la gestion des ressources humaines et de la logistique.
- Assurer l’intérim pendant les absences du chef de section ou d’autres collègues de l’équipe.
- Superviser le personnel de soutien au besoin.
Compétences
Professionnalisme : Aptitude à identifier et à résoudre les problèmes budgétaires et à identifier les sources de collecte de données. Montre de la fierté dans son travail et ses réalisations ; fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; est consciencieux et efficace pour respecter ses engagements, respecter les délais et obtenir des résultats ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; fait preuve de persévérance face à des problèmes ou défis difficiles ; reste calme dans les situations stressantes. Prend la responsabilité d’intégrer les perspectives de genre et d’assurer la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines de travail.
Redevabilité et responsabilisation : prend en charge toutes les responsabilités et honore ses engagements ; fournit les extrants dont la responsabilité dans les délais, les coûts et les normes de qualité prescrites ; fonctionne conformément aux règlements et règles de l’organisation ; soutenir les subordonnés, assurer la surveillance et assumer la responsabilité des affectations déléguées ; assumer personnellement la responsabilité de ses propres manquements et de ceux de l’unité de travail, le cas échéant.
Orientation client : considère tous ceux à qui les services sont fournis comme des « clients » et cherche à voir les choses du point de vue des clients ; établir et maintenir des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect ; identifier les besoins des clients et les associer aux solutions appropriées ; surveiller les développements en cours à l’intérieur et à l’extérieur de l’environnement des clients pour se tenir informé et anticiper les problèmes ; tient les clients informés de l’avancement ou des revers des projets ; respecter le calendrier de livraison des produits ou des services au client.
Aptitude à la communication : s’exprimer clairement et efficacement, tant oralement que par écrit ; écoutez les autres, les comprend bien et donne suite comme il convient ; Adapte son langage et les moyens de communication utilisés selon l’audience ciblée ; Posez les questions voulues afin d’obtenir des éclaircissements et faciliter le dialogue ; Partage l’information avec tous ceux qu’elle intéresse et tient chacun au courant ; Analyser et synthétiser des informations complexes pour faciliter la compréhension par divers publics ; Maitrise divers outils et moyens de communication en vue de toucher différents publics cibles ; Fait preuve de discernement et un jugement éditorial face à la communication d’informations sensibles.
Travail d’équipe : Travaille en collaboration avec ses collègues pour atteindre les objectifs de l’organisation ; solliciter l’apport des autres en valorisant sincèrement leurs idées et leur expertise ; est prêt à apprendre des autres ; placer l’ordre du jour de l’équipe avant l’ordre du jour personnel ; soutenir et agit en accord avec la décision finale du groupe, même si ces décisions ne reflètent pas entièrement sa propre position ; partagez le mérite des réalisations de l’équipe et acceptez la responsabilité conjointe de ces réalisations.
Compétences et expérience requises
Éducation:
- Etre détenteur/trice d’un diplôme universitaire supérieur (master ou équivalent) ou
- Un diplôme universitaire de premier niveau (licence) dans l’un des domaines suivants : commerce, administration publique, gestion, finance, comptabilité ou dans un domaine connexe est requis.
Expérience:
- Les candidats titulaires d’une Master (ou d’un diplôme équivalent) dans un domaine d’études pertinent ne sont pas tenus d’avoir une expérience professionnelle. Les candidats titulaires d’une licence (ou d’un diplôme équivalent) doivent avoir au moins deux (2) ans d’expérience professionnelle pertinente dans le domaine de l’administration axé sur le budget, les finances, et ou les achats au sein. des Nations Unies ou organismes internationaux sont requis.
- Plus de cinq (5) années d’expérience dans le domaine de l’administration axée sur le budget, les finances et ou les achats au sein des Nations Unies ou organismes internationaux sont un atout.
- Une expérience pratique en système ERP (Umoja ou équivalent) et tableau (Excel ou équivalent) est requise.
- Des compétences avérées en rédaction et en révision sont également un atout.
Langue :
- La maîtrise des deux langues de travail du Secrétariat de l’ONU, l’anglais et le français (à l’oral et à l’écrit) est requise pour ce poste.
Évaluation
- L’évaluation des candidats sera effectuée sur la base des informations fournies dans la candidature conformément aux critères d’évaluation de l’offre d’emploi et aux législations internes applicables des Nations Unies. L’évaluation des candidats qualifiés peut inclure un test technique suivi d’un entretien.
Veuillez noter que la prolongation de la nomination au-delà des 12 premiers mois est subordonnée à la réussite d’une période probatoire.
