Le Bureau de la coordination des affaires humanitaires des Nations Unies (OCHA) recrute (23 Septembre 2024)

OCHA recrute un/e (1) Chargé(e) National/e des Voyages, NOA/FTA, pour soutenir les opérations et les activités du Bureau Régional pour l’Afrique de l’Ouest et du Centre (ROWCA) dans les 24 pays de sa zone de compétence. Le poste sera basé à Dakar (Sénégal), et son titulaire rendra compte directement au chef de l’Unité Administration et Finances.

• Veiller à l’application stricte des règles et procédures du Secrétariat de l’ONU relatives à l’organisation des missions officielles et autres voyages pris en charge par l’organisation ;
• Informer et former le personnel sur les dernières mises à jour des règles et procédures du Secrétariat de l’ONU relatives à l’organisation des missions officielles et autres voyages pris en charge par l’organisation.

• Collecter les informations des participants non OCHA invités aux activités organisées par ROWCA, et procéder à la création de leurs profils de voyage sur la plateforme UMOJA ;
• Préparer les demandes de missions officielles de tous les staffs nationaux sur la plateforme UMOJA ;
• Soumettre les justificatifs des missions effectuées par les staffs nationaux sur la plateforme UMOJA ;
• Assister, en cas de besoin, le personnel international à soumettre ses demandes de mission sur la plateforme UMOJA ;
• Assister, en cas de besoin, le personnel international à soumettre les justificatifs des missions effectuées sur la plateforme UMOJA ;
• Assurer exclusivement le suivi du respect de la mise en œuvre de la règle des 21 jours en liaison avec le Chef de l’Administration et des Finances ;
• Assurer la liaison avec les Certifying Officers et les Travel Processing Officers, pour la validation effective des demandes de voyage officielles introduites sur la plateforme UMOJA ;
• Assurer la liaison avec les staffs et les agences de voyage, en vue de l’émission effective des billets d’avion selon les itinéraires approuvés

3) Assurer la préparation et l’analyse des rapports

• Préparer le rapport mensuel des missions de déploiement d’urgence et le soumettre à l’appréciation du Chef de l’Administration et des Finances ;
• Préparer et analyser le rapport mensuel de soumission des « Expense Report », prendre les actions correctives requises et, le cas échéant, attirer l’attention du Chef de l’Administration et des Finances et des collègues du siège sur les cas en instance non résolus ;
• Préparer et analyser le rapport mensuel des missions qui respectent/ne respectent pas la règle des 21 jours. Faire des recommandations au Chef de l’Administration et des Finances pour améliorer les performances ou résoudre les problèmes identifiés.

4) Gérer le protocole et des visas

• Collecter et partager les informations relatives aux conditions requises pour obtenir un visa d’entrée au Sénégal selon les types de passeports et les nationalités des personnels et visiteurs officiels ;
• Collecter et partager les informations relatives aux conditions requises pour obtenir un visa d’entrée dans les pays de destination/missions officielles, selon les types de passeports et les nationalités des personnels OCHA ROWCA ;
• Faciliter le renouvellement des UNLP de tous les personnels éligibles ;
• Faciliter le renouvellement des visas de séjour des personnels internationaux OCHA ROWCA et de leurs dépendants ;

5) Préparer les budgets voyages des activités 

• Assister à la préparation des budgets des missions officielles et des voyages de formation en respectant les orientations reçues du siège ;
• Assistant à la préparation des budgets voyages des différentes activités organisées par le bureau régional ;
• Faire le suivi et l’évaluation de la consommation des budgets voyages et formations de ROWCA.

Le titulaire exécutera d’autres tâches pertinentes de son profil fonctionnel et jugées nécessaires au bon fonctionnement du Bureau et de l’Organisation.

Responsabilités en matière de supervision et de gestion : Le titulaire donnera des conseils et pourra superviser le personnel nouveau ou débutant et les chauffeurs.

Obtenir des résultats : NIVEAU 2 : Élargir les solutions et simplifier les processus, équilibrer la rapidité et la précision dans l’exécution du travail

Penser de manière innovante : NIVEAU 2 : Proposer de nouvelles idées/être ouvert à de nouvelles approches, démontrer une pensée systémique/intégrée

Apprendre en continu : NIVEAU 2 : Sortez de votre zone de confort, apprenez des autres et soutenez leur apprentissage

S’adapter avec agilité : NIVEAU 2 : Adapter les processus/approches aux nouvelles situations, impliquer les autres dans le processus de changement

Agir avec détermination : NIVEAU 2 : Capable de persévérer et de faire face à plusieurs sources de pression simultanément

Engager et nouer des partenariats : NIVEAU 2 : Est un facilitateur/intégrateur, rassemble les gens, crée/entretient des coalitions/partenariats

Favoriser la diversité et l’inclusion : NIVEAU 2 : Faciliter les conversations pour combler les différences, prendre en compte les différences dans la prise de décision

Administration et opérations – Gestion d’événements (y compris retraites, formations et réunions) : Capacité à gérer des événements, y compris l’identification des lieux, l’hébergement, la logistique, la restauration, le transport et les décaissements en espèces, etc.

Administration et opérations – Politique et procédures de voyage : Connaissance de la politique et des procédures de voyage : Capacité à interpréter la politique de voyage, le règlement du personnel, les circulaires administratives et les règlements financiers ainsi que les règles relatives aux questions liées aux voyages

Administration et opérations – Module de gestion des voyages et des dépenses du progiciel de gestion intégré (ERP) : Connaissance du module de gestion des voyages et des dépenses du progiciel de gestion intégré (ERP) :   Capacité à fournir un support d’assistance au PNUD et à d’autres agences des Nations Unies

Administration et opérations – Documents de voyage de l’ONU : Connaissance des cadres réglementaires et des processus liés aux documents de voyage de l’ONU : capacité à faciliter l’assurance des documents de voyage de l’ONU pour le PNUD et les agences de l’ONU ; traitement des visas et assurer la supervision et l’approbation

Administration et opérations – Voyages autorisés : Connaissance des politiques et procédures liées aux voyages autorisés, y compris l’identification des droits à une somme forfaitaire pour le PNUD ainsi que pour d’autres agences des Nations Unies

Gestion d’entreprise – Satisfaction de la clientèle/Gestion de la clientèle : Capacité à réagir rapidement et de manière appropriée avec un sentiment d’urgence, à fournir des solutions cohérentes et à fournir des résultats et/ou des solutions rapides et de qualité pour répondre aux besoins réels des clients et les comprendre. Contribuer à l’élaboration d’une stratégie de service à la clientèle. Rechercher des moyens d’ajouter de la valeur au-delà des demandes immédiates des clients. Capacité à anticiper les besoins et les préoccupations à venir des clients.

Gestion d’entreprise – Communication : Capacité à communiquer de manière claire, concise et sans ambiguïté, tant par écrit que par oral ; capacité à adapter les messages et à choisir les méthodes de communication en fonction du public. Capacité à gérer les communications en interne et en externe, par le biais des médias, des réseaux sociaux et d’autres canaux appropriés.