Le Bureau de la Coordination des Affaires Humanitaires est l’organe du Secrétariat des Nations Unies qui est chargé de rassembler les acteurs humanitaires pour intervenir de façon cohérente dans les situations d’urgence. OCHA s’assure également qu’il existe un cadre dans lequel chaque acteur peut contribuer à l’intervention collective. Sa mission est de :
- Mobiliser et de coordonner une action humanitaire efficace et reposante sur des principes, en partenariat avec les acteurs nationaux et internationaux en vue de soulager la souffrance humaine en cas de catastrophes et d’urgences ;
- Défendre les droits des personnes dans le besoin ;
- Promouvoir la préparation et la prévention des catastrophes ;
- Faciliter les solutions durables.
OCHA a un bureau en République Centrafricaine en raison de la situation humanitaire alarmante, où 63% de la population, soit 3,1 millions de personnes, ont besoin d’assistance. Les affrontements armés et les violations des droits humains sont fréquents. Pour répondre à ces besoins, OCHA prévoit de renforcer son pôle Administration en recrutant un Assistant Administratif et Ressources Humaines en 2025.
Ce poste est initialement attaché à la localité sus référencées mais pourrait, à tout moment, être transférés dans d’autres localités selon les besoins opérationnels de l’Organisation.
RESPONSABILITES/RESULTATS CLES ATTENDUS
Sous l’autorité générale du chef de l’Administration et Finances et la supervision directe du Chargé de l’Administration et Finances Associé, l’Assistant Administratif/ Ressources Humaines devra exercer les fonctions principales suivantes :
- Apporter un appui à la gestion des contrats des fonctionnaires nationaux (suivi des dates d’expiration, mise à jour Staffing lists, demandes de renouvellement etc.) ;
- Apporter un appui dans la gestion des contrats des staffs internationaux (suivi, mise à jour, renouvellement etc.) ;
- Gestion des listes du personnel (Mise à jour et archivage,) ;
- Assurer la gestion des heures supplémentaires du personnel national (suivi, vérifications, préparation des requêtes de paiement), élaboration des rapports ;
- Suivi des ePAS – Monitoring et rapportage ;
- Point focal pour l’administration des autres avantages personnels nationaux (Augmentation d’échelon, allocations dépendance, CIGNA, UNJPF, MEDEVAC etc.) en collaboration avec le PNUD ;
- Préparation des requêtes de paiements d’honoraires des consultants nationaux ;
- Appui au processus de recrutement du staff national et Volontaires des Nations Unies (UNV) : Préparation des TDRs et avis de vacances de postes, administration des tests, participation aux entretiens comme ex Officio ou comme membre effectif, selon les cas ; élaboration et soumission des rapports et afférents en collaboration avec le PNUD et GSSC ;
- Mettre en place des programmes d’accueil, d’orientation et d’information à l’intention des nouveaux fonctionnaires.
- Assurer la transmission de toute nouvelle instruction liée aux Ressources Humaines à tout le staff OCHA ; assurer la confidentialité des dossiers personnels
- Compilation et suivi du plan annuel des congés ;
- Assister dans la préparation du Payroll/danger pay du staff national ;
- Assister dans la préparation du Cost plan du bureau ;
- Suivi des formations par le staff- élaboration des rapports ;
- Maintien des dossiers physiques et électroniques de tous les membres du personnel et consultants nationaux ;
- Administration de toutes les bases des données des ressources humaines ;
- Préparer les correspondances administratives selon les cas.
- Saisir les voyages des staffs nationaux dans Umoja (TR & ER) en qualité de « travel Administrator » et s’assurer du déboursement des DSA en faveur des voyageurs ;
- Veuillez au recouvrement de tout trop perçu ou des frais perçus pour des voyages non effectués,
- Disséminer toute nouvelle règle en matière de voyage à l’endroit des staffs/ voyageurs ;
- Point focal de toutes les questions relatives aux voyages des staffs nationaux dans Umoja et de toutes les questions relatives aux formations en sa qualité de « learning champion »
- Exécuter toute autre tâche assignée par le superviseur.
VALEURS & COMPÉTENCES
Valeurs :
- Intégrité
- P
- Respect de la diversité
Compétences :
- Aptitude à la communication
- Esprit d’équipe
- Souci du client
- Volonté de perfectionnement
Aptitudes Fondamentales :
- Démontrer l’intégrité en se conforme aux valeurs et normes déontologiques des Nations Unies ;
- Promouvoir la vision, la mission et les objectifs stratégiques d’OCHA à travers la section de l’Administration et Finances ;
- Traiter toute personne de manière juste sans favoritisme.
Aptitudes Fonctionnelles :
- La capacité à fournir le service requis à temps ponctuel ;
- Bonnes aptitudes analytiques ;
- Esprit d’initiative, tact, capacités de négociations, d’analyse et de communication ;
- Esprit d’initiative, tact, capacité de négociation, d’analyse et de communication ;
- Usage éprouvé de bonnes relations interpersonnelles et communicationnelles ;
- Autonomie, capacité de travail efficace dans un environnement difficile, multiracial et multiculturel ;
- Aptitude à travailler de manière productive sous pression et à respecter les délais impartis.
Développement et Efficacité Opérationnelle :
- La capacité de mener une planification stratégique, une gestion basée sur les résultats ainsi que la rédaction des rapports.
Gestion :
- Se concentrer sur l’impact et le résultat pour le client et réagir positivement aux feedbacks critiques ;
- Encourager la prise de risque dans la recherche de la créativité et de l’innovation ;
- Démontrer de solides compétences orales et écrites en communication ;
- Établir des relations solides avec les clients et les acteurs externes.
Aptitudes technologiques :
- Maîtrise de l’outil informatique Word, Excel, PowerPoint, atlas, quantum et Outlook .
Maîtrise personnelle :
- Aptitude à travailler sous pression dans un environnement complexe et évolutif ;
- Aptitude à traiter et à garder les informations sensibles et confidentielles
QUALIFICATIONS
Formation :
- Un diplôme de fin d’études secondaires (Baccalauréat) OU
- Un diplôme universitaire de premier niveau (Licence) dans le domaine de l’administration et de la gestion des Ressources Humaines ou dans un domaine apparenté comme l’Administration publique, Administration et Gestion des Affaires, Droit, économie, Sciences Sociales etc. ou tout un autre domaine connexe est souhaité mais pas requis.
Expérience professionnelle :
- Au moins six (6) ans (titulaire du Baccalauréat) ou trois (3) ans (titulaire d’une Licence) d’expérience professionnelle progressive dans le domaine de l’administration et de la gestion des ressources humaines. ;
- Une expérience professionnelle avec les agences du système des Nations-Unies ou ONG Internationales serait un atout ;
- La connaissance des logiciels « Quantum » et /ou « Umoja » (module de gestion des absences, des voyages, etc) est un atout ;
- La connaissance du lieu d’affectation et des règles de gestion du personnel des Nations-Unies est un atout ;
- Expérience dans l’organisation des séances de formation/ partage d’information, tenue et suivi des rapports/ statistiques souhaités ;
- Avoir finalisé les 9 formations obligatoires (avec certificats) du Secrétariat des Nations souhaitable
Langues requises:
- La maîtrise du français et de la langue locale (Sango) est requise.
- La connaissance de l’anglais est souhaitable.
Informations pour les candidats concernant le « Roster » UNOCHA
UNOCHA se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs candidats de cet avis de vacance. Nous pouvons également conserver les candidatures et prendre en considération les candidats postulants à ce poste pour d’autres postes similaires au sein de UNOCHA, au même niveau hiérarchique et avec une description de poste, une expérience et des exigences éducatives similaires.
