Cadre organisationnel
Le poste est situé au bureau régional pour l’Afrique du Bureau de coordination du développement des Nations Unies (UNDCO) – Hub de Dakar au lieu d’affectation de Dakar au Sénégal, et relève du directeur régional adjoint du bureau régional du DCO pour l’Afrique basé à Dakar.
Responsabilités
Dans le cadre des pouvoirs délégués, l’adjoint administratif sera responsable des tâches suivantes :
ADMINISTRATION GÉNÉRALE
• Établit, archive, stocke et gère les données, les procès-verbaux des réunions et les informations pertinentes pour le champ d’application des activités de coordination du Bureau régional du DCO pour l’Afrique – Hub de Dakar en appui aux CR/UNCT et aux directeurs régionaux des AFP.
• Identifie et résout divers problèmes/problèmes au fur et à mesure qu’ils surviennent et détermine les actions appropriées.
• Coordonne étroitement avec les unités de service et assure fréquemment la liaison avec les membres de l’équipe interne à la fois au bureau régional du DCO, au siège du DCO et dans les bureaux des coordonnateurs résidents.
• Assurer la liaison avec les autres membres du personnel administratif de l’équipe de pays des Nations Unies au lieu d’affectation et à travers l’Afrique pour assurer la cohérence dans l’application des processus.
• Effectue d’autres tâches administratives connexes, selon les besoins, telles que le programme de voyage opérationnel, le suivi des comptes et le paiement des fournisseurs et des entrepreneurs individuels pour les services, la planification de l’espace physique et l’entretien de l’équipement, et/ou l’organisation et la coordination de séminaires, de conférences et de traductions.
• Assurer la liaison avec le PNUD sur les questions d’intérêt (Fourniture des services du PNUD pour le Bureau régional.
• Gérer l’emploi du temps du directeur régional adjoint, assurer la liaison avec l’assistant administratif principal du bureau régional du DCO et faciliter la participation aux réunions avec les bureaux des coordonnateurs résidents, les équipes de pays des Nations Unies (UNCT), les entités régionales des Nations Unies, le siège du DCO, le personnel du bureau régional du DCO pour Afrique – Hub de Dakar, Bureau régional du DCO pour l’Afrique à Addis-Abeba, et avec d’autres parties prenantes et partenaires .
GESTION DES RESSOURCES HUMAINES
• En étroite collaboration avec l’assistante administrative principale du bureau régional DCO pour l’Afrique, coordonne diverses actions liées à l’administration des ressources humaines de l’unité
activités, par exemple, recrutement, affectation, promotion, réaffectation, évaluation des performances, révisions de la classification des postes, séparation des membres du personnel, formation, etc., en garantissant la cohérence dans l’application des règles et procédures de l’ONU.
• Assure la liaison avec l’administration centrale/les services exécutifs pour maintenir à jour les informations sur le recrutement, la réinstallation, l’évaluation des performances, la séparation des membres du personnel, la formation, etc., en veillant à la cohérence dans l’application des règles et procédures de l’ONU.
• Conseiller le personnel sur les questions de visa et assurer le suivi avec le PNUD des demandes de visa et faciliter le retrait des passeports auprès des ambassades, le cas échéant et pertinent.
• Surveille les tableaux de dotation pour une variété d’activités de ressources humaines, telles que les nominations,
départ à la retraite, expiration d’engagements, réaffectations, transfert et mouvement de personnel ; surveille en particulier les nominations et les réaffectations des coordonnateurs résidents et les modalités de nomination par intérim des coordonnateurs résidents par intérim (CR) dans les régions de l’Afrique de l’Ouest, du Centre et du Nord ; tient à jour la liste des RC, y compris leurs coordonnées.
BUDGET ET FINANCES
• En étroite collaboration avec l’assistant administratif principal du Bureau régional du DCO pour l’Afrique, fournir une assistance experte dans la préparation et l’élaboration du programme de travail et du budget du Bureau régional du DCO pour l’Afrique.
• Assiste les gestionnaires dans l’élaboration des besoins en ressources pour les soumissions budgétaires.
• Examiner les demandes de biens et de services pour s’assurer (a) que les bons objets de dépense ont été imputés et (b) la disponibilité des fonds.
• Aide à la préparation des soumissions d’exécution du budget en coordination avec d’autres membres du personnel des finances et du budget sur des questions connexes lors de la préparation des rapports budgétaires.
ADMINISTRATION DU CONTRAT/APPROVISIONNEMENT
• Fournir des services de coordination opérationnelle et administratifs dans la planification des ressources d’entreprise (ERP – connue sous le nom d’Umoja à l’ONU), pour soutenir les projets et activités d’approvisionnement, en suivant les processus standard ; soulever des demandes de biens, de services et d’embauche de consultants/entrepreneurs individuels.
• Examiner et préparer les exigences et la portée des travaux et les spécifications des biens et services et les documentations nécessaires en consultation avec les parties prenantes concernées.
• Coordonner avec l’administration quotidienne des contrats entre l’ONU et les entrepreneurs externes pour les biens et services.
• Maintenir les dossiers internes et les documentations pertinentes pour les activités d’approvisionnement.
• Inspecter et recevoir les biens/services reçus par rapport au bon de commande, aux factures fournies par l’entrepreneur et effectuer des activités de gestion des actifs
• Traiter le paiement des factures des entrepreneurs et surveiller les paiements dès réception et exécution satisfaisantes.
• Préparer et traiter tous les formulaires et autorisations des Nations Unies pour le personnel contractuel et de travail de l’unité, de la section ou du service des Nations Unies, y compris les laissez-passer, les laissez-passer, l’accès par carte magnétique et les clés de porte.
Compétences
PROFESSIONNALISME : Aptitude à exécuter un large éventail de fonctions administratives, par exemple, budget/programme de travail, ressources humaines, gestion de bases de données, etc. Aptitude à appliquer la connaissance des diverses règles et réglementations des Nations Unies en matière d’administration, de finances et de ressources humaines dans des situations de travail. Montre de la fierté dans son travail et ses réalisations ; fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet; est consciencieux et efficace pour respecter ses engagements, respecter les délais et obtenir des résultats ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; fait preuve de persévérance face à des problèmes ou défis difficiles; reste calme dans les situations stressantes. Engagement à mettre en œuvre l’objectif d’égalité des sexes en garantissant la participation égale et la pleine implication des femmes et des hommes dans tous les aspects du travail.
PLAIIING AND ORGANIZING : Développe des objectifs clairs qui sont cohérents avec les stratégies convenues ; identifie les activités et missions prioritaires ; ajuste les priorités au besoin; alloue une quantité appropriée de temps et de ressources pour terminer le travail ; prévoit les risques et tient compte des imprévus lors de la planification ; surveille et ajuste les plans et les actions si nécessaire ; utilise le temps efficacement.
ORIENTATION CLINET : considère tous ceux à qui des services sont fournis comme des « clients » et cherche à voir les choses du point de vue des clients ; établit et maintient des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect ; identifie les besoins des clients et les associe aux solutions appropriées; surveille les développements en cours à l’intérieur et à l’extérieur de l’environnement des clients pour se tenir informé et anticiper les problèmes ; tient les clients informés de l’avancement ou des revers des projets ; respecte le calendrier de livraison des produits ou des services au client.
Formation
Un diplôme d’études secondaires ou un diplôme d’études secondaires est requis.
La réussite au Global General Service Test (GGST) est une condition préalable à l’examen du recrutement dans les services généraux et les catégories connexes du Secrétariat de l’ONU. Les candidats qui n’ont pas réussi le GGST au moment de la candidature peuvent être invités au test après avoir soumis une candidature.
Expérience professionnelle
Un minimum de sept (7) années d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans les services administratifs, les finances, la comptabilité, l’audit, les ressources humaines ou dans un domaine connexe est requis.
Une expérience de travail avec un système de planification des ressources d’entreprise (ERP), tel qu’Umoja ou similaire, est souhaitable.
Une expérience de travail avec les Nations Unies ou une organisation internationale similaire est souhaitable.
Une expérience de la collaboration inter-agences ou inter-organisations en matière de développement durable au niveau régional est souhaitable.
Une expérience de travail dans une équipe multiculturelle aux niveaux national, régional et mondial est souhaitable.
Connaissances linguistiques
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. Pour le poste faisant l’objet du présent avis, la maîtrise de l’anglais et du français à l’oral et à l’écrit est requise. La connaissance d’une autre langue officielle de l’ONU est un avantage.
REMARQUE : « La maîtrise de la langue équivaut à une note de « courant » dans les quatre domaines (lire, écrire, parler, comprendre) et « Connaissance de » équivaut à une note de « confiance » dans deux des quatre domaines.
Méthode d’évaluation
L’évaluation des candidats qualifiés peut comprendre un exercice d’évaluation qui peut être suivi d’un entretien axé sur les compétences.
Notice spéciale
Ce poste est soumis au recrutement local conformément à l’article 4.4 du Règlement du personnel des Nations Unies. Tous les membres du personnel des services généraux et des catégories apparentées sont recrutés dans le pays ou à une distance de trajet de chaque bureau, quelle que soit leur nationalité et la durée de leur séjour dans le pays. L’agent faisant l’objet d’un recrutement local ne peut bénéficier des indemnités ou avantages exclusivement applicables au recrutement international.
La réussite au Global General Service Test (GGST) est une condition préalable à l’examen du recrutement dans les services généraux et les catégories connexes du Secrétariat de l’ONU. Les candidats qui n’ont pas réussi le GGST au moment de la candidature peuvent être invités au test après avoir soumis une candidature. Avoir réussi le test d’évaluation de l’appui administratif en anglais au siège des Nations Unies, à la Commission économique pour l’Afrique, à la Commission économique et sociale pour l’Asie occidentale, à l’Office des Nations Unies à Genève, à l’Office des Nations Unies à Vienne, au Tribunal pénal international pour le Rwanda ou au Tribunal pénal international pour l’ex-Yougoslavie; ou l’examen d’assistant comptable ou statistique des Nations Unies au siège des Nations Unies peut être accepté à la place du GGST.
Ce poste est disponible pour une période initiale de 364 jours. La prolongation de la nomination est soumise à la disponibilité des fonds.
Les agents sont soumis à l’autorité du Secrétaire général et à sa mission. Dans ce contexte, tous les membres du personnel sont censés évoluer périodiquement vers de nouvelles fonctions dans leur carrière conformément aux règles et procédures établies.
Le Secrétariat des Nations Unies s’est engagé à atteindre un équilibre hommes-femmes à 50/50 au sein de son personnel. Les candidatures féminines sont fortement encouragées à postuler pour ce poste.
Charte des Nations Unies
Aux termes du paragraphe 3 de l’Article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. Ne seront pas retenues les candidatures des personnes qui ont commis des violations du droit international des droits de l’homme, des violations du droit international humanitaire, des actes d’exploitation, d’atteintes ou de harcèlement sexuels, ou au sujet desquelles il existe des raisons plausibles de croire qu’elles ont été impliquées dans la commission de tels actes. L’expression « exploitation sexuelle » désigne le fait d’abuser ou de tenter d’abuser d’un état de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, y compris mais non exclusivement en vue d’en tirer un avantage pécuniaire, social ou politique. On entend par « atteinte sexuelle » toute atteinte physique de nature sexuelle commise par la force, sous la contrainte ou à la faveur d’un rapport inégal, ou la menace d’une telle atteinte. Le harcèlement sexuel s’entend de tout comportement déplacé à connotation sexuelle raisonnablement propre ou de nature à choquer ou humilier, lorsqu’il entrave la bonne marche du service, est présenté comme une condition d’emploi ou crée au lieu de travail un climat d’intimidation, d’hostilité ou de vexation, et lorsque ce comportement est assez grave pour justifier le licenciement de son auteur. La candidature de personnes qui ont commis des infractions autres que des infractions mineures au code de la route ne sera pas retenue.
Sera dûment prise en considération l’importance d’un recrutement effectué sur une base géographique aussi large que possible. Aucune restriction ne sera imposée par l’Organisation à l’accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies est un espace non-fumeurs.
La considération dominante dans l’engagement, la mutation ou la promotion du personnel est la nécessité de s’assurer les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. En acceptant une offre d’engagement, les membres du personnel sont soumis(es) à l’autorité du Secrétaire général, qui peut leur assigner l’une quelconque des tâches ou l’un quelconque des postes de l’Organisation des Nations Unies, conformément à l’alinéa c) de l’article 1.2 du Statut du personnel. Dans ce contexte, tous les membres du personnel recrutés sur le plan international sont tenus de changer de fonctions périodiquement à l’intérieur d’un même lieu d’affectation ou dans un autre lieu d’affectation, dans les conditions fixées par le Secrétaire général.
Les candidats sont invités à respecter scrupuleusement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira. Pour des informations plus détaillées, ils ou elles peuvent consulter le manuel d’instructions pour le candidat, en cliquant sur le lien hypertexte « Manuels » sur le côté supérieur droit de la page d’accueil de leur compte Inspira.
Les candidatures feront l’objet d’une évaluation et d’un examen préalables sur la base des informations soumises conformément aux critères d’évaluation de l’avis de vacance de poste et aux dispositions législatives internes applicables de l’Organisation des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l’Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratives et les directives. Les candidats doivent fournir des informations exhaustives et précises conformément aux instructions fournies sur la plateforme Inspira. Une fois la candidature envoyée, aucune modification, suppression ou révision, ni aucun ajout ou changement ne pourra être fait. Il sera procédé à une vérification des références des candidats faisant l’objet d’une attention particulière pour s’assurer de l’exactitude des renseignements qu’ils ont fournis dans leur candidature.
Les avis de vacance de postes publiés sur le Portail des carrières sont retirés à 11:59 p.m. (heure de New York), le jour de la date limite de dépôt des candidatures.
Aucun frais de dossier
L’ONU NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET ELLE NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.
