Le Bureau de Coordination des Affaires Humanitaires (OCHA) fait partie du Secrétariat Général des Nations Unies et répond au Secrétaire Général Adjoint chargé des Affaires Humanitaires.
En RDC, OCHA a le mandat de la coordination inter agences de l’assistance humanitaire dans des contextes d’urgence complexe ou de désastre naturel, en soutien au Coordonnateur Humanitaire des Nations Unies.
L’Assistant(e) Administratif(ve) assiste la Cheffe d’Unité Finances et Voyages et travaille en étroite collaboration avec toutes les unités de la Section Administration et Finances de OCHA RDC à Kinshasa et sur le terrain.
Devoirs et responsabilités
Le (la) titulaire devra exercer les fonctions principales suivantes : Au plan administratif et logistique
- Être lead pour le service de voyage en s’assurant que tout voyage officiel est effectué selon les règles des Nations Unies en matière de voyage (avec des compagnies autorisées, visa de sécurité obtenu à l’avance etc….) que tous les documents de voyage du staff sont valides avant d’initier toutes démarche en matière de voyage (passeport, visa, carte jaune etc….)
- Traiter toutes les demandes de voyages soumises dans la plateforme de voyage de OCHA à temps et dans les délais
- Préparer les réservations de voyage et d’hôtel, traiter les demandes des visas, des cartes de service et d’autres documents dans les délais.
- Fournir des conseils et une assistance à d’autres fonctionnaires pour des questions relatives à l’administration générale et aux voyages.
- Aider à la résolution des problèmes administratifs qui se posent au jour le jour et éventuellement, prendre part aux discussions concernant les procédures et pratiques nouvelles et révisées relatives aux voyages ;
- Evaluer les incidences des changements des processus et procédures de voyage et présenter des recommandations sur les mesures de suivi au Chef de l’unité Finance et Voyage et/ ou au Chef de Section ou à son représentant ;
Au plan technique
- Gérer la base de données des voyages de OCHA sur Ms Access
- Aider à la migration de la base de OCHA de Access vers Sharepoint eL4fM3q CAWvMM
- Aider au développement et au déploiement de la base de données voyage sur Powerapps.
- Produire différents rapports/ statistiques pertinents par trimestre.
- Apporter un appui dans la préparation du budget et collecter/ fournir les informations dans la préparation des audits.
- Tenir un classement ordonné de tous les dossiers relevant de ses tâches ;
- Exécuter toutes autres tâches que confierait le superviseur hiérarchique.
Compétences
D. QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCES
Éducation : Un diplôme d’Etat est une exigence. Une formation supplémentaire en Droit, Gestion, Economie, Administration ou tout autre discipline similaire serait souhaitable.
Un diplôme en informatique notamment dans la gestion des bases de données est requis.
Expérience : Avoir une expérience professionnelle d’au moins 3 ans dans le domaine de l’Administration et/ ou voyage et une expérience dans la gestion des bases de données de 5 ans est requis.
Une expérience dans le Système des Nations Unies ainsi que la maîtrise des ERPs utilisés comme Umoja, Quantum etc, ainsi que l’utilisation des logiciels de bureau (Word, Excel, Access, Internet) serait un atout considérable.
Langues : – Maîtrise parfaite du français écrit et parlé
- Connaissance professionnelle de l’anglais
- La maitrise des langues de la localité.
Compétences et expérience requises
COMMENT POSTULER : Chaque candidat doit joindre à travers le site un seul fichier de candidature (ZIP, PDF, JPEG ou WORD) comprenant :
- Une lettre de motivation pour le poste (maximum 1 page) ;
- Un formulaire P11 à jour (signé et daté). Le formulaire peut être téléchargé sur le site du PNUD;
- Un Curriculum Vitae à jour (maximum 2 pages) ;
- Une attestation de nationalité ou copie carte d’électeur/ passeport national etc.;
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