Le British Council recrute pour ce poste (12 Septembre 2023)

Objectif du rôle

Ce rôle est responsable de la supervision générale des opérations d’examens de Port Harcourt et de la gestion de la logistique CM dans les centres de Port Harcourt. Le titulaire du rôle surveillera la qualité de livraison de tous nos examens, y compris la qualité de tous les matériaux nécessaires au déroulement des opérations de la journée de test, des uniformes, des bannières, des scanners et des déploiements d’équipement. Le rôle est également chargé d’assurer la numérisation et la soumission en temps opportun des copies d’examen afin de répondre aux exigences de notation. Le titulaire du poste sera le personnel opérationnel des examens le plus haut placé sur le site et assurera la direction générale de l’équipe des opérations et relèvera du directeur des opérations – Sud.

Principales opportunités et défis

• Assurer la livraison des examens conformément aux normes de qualité et de réclamation du British Council et aux exigences des organismes de certification.
• Travailler en étroite collaboration avec le directeur des opérations – Sud, le directeur de la planification des opérations et le directeur commercial pour assurer une capacité optimale pour remplir les différents emplacements.
• Favoriser les bons comportements au sein de l’équipe vers une plus grande sensibilisation au maintien de la confidentialité des documents sensibles liés aux examens.
• Mettre en œuvre des actions d’amélioration dans la distribution et la logistique de traitement des documents confidentiels

Principales responsabilités, mais sans s’y limiter :

Livraison de services de produits

• Supervise les fonctions de gestion des documents confidentiels et de la salle des documents confidentiels (CMR), pour le bureau assigné, afin de garantir que les normes du British Council sont respectées dans la mise en place et les opérations quotidiennes.
• Planifie et assure le tri et l’emballage du matériel d’examen confidentiel pour les lieux d’examen désignés.
• Diriger le rapprochement du matériel d’examen et des documents reçus conformément au plan, et signaler tout écart.
• Planifie et assure des valises et du matériel de stockage adéquats pour les commandes de distribution et la gestion du budget.
• Plans pour la commande, la qualité, la distribution et la gestion des ressources de la Journée du Test (par exemple, guides de processus, papeterie, image de marque/signalisation/équipement technique – test d’expression orale/scanners manuels)

Service client

• Assumer la responsabilité de bout en bout pour rechercher et obtenir une résolution satisfaisante et rapide des plaintes et problèmes opérationnels complexes/remontés par les clients (internes ou externes), en coordonnant les contributions des autres collègues/départements/responsables, selon les besoins, pour ce faire. S’assure que le client est tenu informé tout au long du processus.

Gestion des relations et des parties prenantes

• Reçoit les instructions et les demandes des opérations du cluster, d’Operations Manager et prévoit de garantir que le travail est effectué de manière efficiente et efficace.
• Développe de bonnes relations de travail avec les collègues appropriés pour faciliter la prestation de services efficace et efficiente.

Risque et conformité

• Assure le respect de la livraison des opérations, des normes et de la gestion CMR telles qu’énoncées et effectue des contrôles aléatoires fréquents pour éviter de manière proactive que des problèmes ne surviennent.
• Fournit un support et des rapports pour les audits et les évaluations de performances.
• Suit les processus et procédures convenus de gestion des risques d’entreprise lors de la fourniture de services (par exemple, protection de l’enfance, politiques de sécurité, protocoles financiers, mesures anti-fraude) pour protéger les intérêts de la BC et de ses clients à tout moment.

Analyse et reporting

• À l’aide de procédures et de modèles standard, enregistre, analyse et rapporte régulièrement les niveaux d’activité opérationnelle et les données de performance, pour aider les cadres supérieurs à prendre des décisions commerciales rapides et efficaces qui répondent aux besoins opérationnels.

Gestion commerciale et des ressources

• Gérer les normes de SLA/performance des coursiers et établir une relation avec le prestataire de services de messagerie dans le pays, en recherchant et en mettant à jour de manière proactive le panel de messageries afin que la qualité des services et les éléments de coût soient conformes aux normes.
• Utilise des systèmes et des processus standardisés pour planifier et coordonner un soutien logistique efficace, rapide et rentable afin de permettre la fourniture de services de haute qualité.
• Exploite et exécute des rapports réguliers sur une gamme de processus et procédures financiers standard d’entreprise pour permettre une gestion efficace du budget et des ressources pour l’équipe, l’unité ou le(s) projet(s) – par exemple, le système de bons de commande, FABS, SAP, les processus d’approvisionnement.

Gestion du leadership

• Supervision et implication de collègues ou de membres de l’équipe
• Pour aider aux tâches connexes
• Donne la priorité à ses propres activités de travail, qui couvrent une gamme de différents flux de travail. Probablement gérer les performances quotidiennes d’un à deux membres de l’équipe, en s’occupant de la maladie, de la discipline, de la motivation, etc., afin de garantir que la prestation de services de haute qualité soit toujours maintenue.

Connaissances et expérience spécifiques au rôle :

Le nécessaire requis:

• Diplôme universitaire
• Expérience de travail dans un environnement opérationnel gérant des documents confidentiels
• Travailler dans un environnement difficile et dans des délais serrés
• Expérience de travail dans un environnement conforme et réglementé
• Expérience de gestion d’une petite équipe

Souhaitable:

• Expérience dans la livraison d’examens selon les normes et dans la gestion de la logistique et du déploiement du matériel.
• Expérience dans la direction de la prestation d’examens informatisés