L’association humanitaire française SOLIDARITES INTERNATIONAL (SI) recrute pour ce poste (06 Juillet 2024)

SOLIDARITES INTERNATIONAL (SI) est une association d’aide humanitaire internationale qui, depuis plus de 40 ans, porte secours aux populations victimes de conflits armés et de catastrophes naturelles en répondant aux besoins vitaux, boire, manger, s’abriter.

DESCRIPTIF DU POSTE

Sous la supervision hiérarchique du coordinateur terrain et supervision fonctionnelle des CooRH et CooFIN, l’administrateur.trice assure la gestion administrative, comptable et financière de sa base, dans le respect des procédures bailleurs et Solidarités International.

Il supervise les opérations comptables, la gestion de la trésorerie et effectue le suivi budgétaire en collaboration avec les responsables de programmes.

Elle/Il est également le garant de la bonne application de la politique Ressources Humaines Solidarités International sur sa base.

Elle/Il appuie, suit et forme les membres de son équipe administrative.

PRINCIPALES RESPONSABILITES

Gestion financière et budgétaire :

• Préparer et réaliser l’import des paramètres budgétaires dans SAGA après validation du Gestionnaire (Siège) ;
• Préparer le document de suivi budgétaire selon le format établi chez Solidarités International

Vérifier les suivis budgétaires mensuels ;

• Préparer les rapports financiers demandés par les autorités (gouvernement, ministères de tutelle…) pour validation auprès du Coordinateur Administratif et/ou du Chef de mission avant soumission ;
• Préparer et accompagner les audits ou les contrôles éventuels.

Gestion de la comptabilité :

• S’assurer de la mise en place des procédures de paiement ainsi que les bonnes pratiques d’enregistrement comptable ;
• Envoyer le pack compta mensuel au siège après validation du Coordinateur Administratif ;
• Envoyer les documents nécessaires à la clôture comptable comme demandé par le Responsable Comptabilité Terrain et/ou le Gestionnaire (si pas de chef comptable sur la mission) ;
• Centraliser les SAGA base dans le SAGA mission ;
• Superviser la vérification de la comptabilité des bases (libellé, codes comptables, affectations budgétaires, lettrage, taux de change…) ;
• Superviser le contrôle des pièces comptables et les inventaires de caisse pour chaque journal
• Gérer les journaux de banque de la mission ;
• Envoyer la sauvegarde “intégrée » aux différentes bases de la mission ;
• Superviser la clôture analytique semi annuelle et la clôture comptable annuelle avec l’équipe administrative et sous la supervision du Coordinateur Administratif (dépenses engagées et affectations analytiques et comptables, solde des congés, dons en nature, immobilisation de matériel…).

Gestion de trésorerie :

• Compiler les prévisionnels de trésorerie des bases pour la mission ;
• S’assurer de la sécurisation des fonds et le cas échéant proposer des améliorations quant aux procédures en place sur la mission auprès du Coordinateur Administratif ;
• Faire le suivi des réceptions de fonds bailleurs en local (le cas échéant).

Gestion administrative :

• Superviser et contrôler la mise en place des règles et procédures administratives, financières et de Ressources Humaines ;
• Superviser et contrôler que les équipes administratives respectent le calendrier administratif
• S’assurer du suivi des contrats de location ;
• Assurer l’archivage physique et informatique, ainsi que la sécurisation des documents administratifs sur toutes les bases ;
• S’assurer des sauvegardes régulières des documents de la coordination ainsi que de leur archivage.

Veille administrative :

• Être en veille quant aux évolutions des lois et politiques nationales ;
• Préparer les déclarations et s’assurer du paiement des taxes et autres charges sociales auprès organismes concernés.

Gestion des Ressources Humaines nationales :

• Participer au développement de la politique RH nationales ;
• Participer à la définition et suivre l’application de la politique RH et de protection sociale sur la mission ;
• Evaluer les risques liés aux changements de politique sociale ;
• Être force de proposition pour l’amélioration des conditions de travail des employés ;
• Garantir l’adéquation et la cohérence entre les profils de postes de la mission et les profils de poste référents de Solidarités International ;
• Garantir l’application de la grille de fonctions de Solidarités International sur la mission et s’assurer que le processus de recrutement est respecté ;
• S’assurer de manière continue de la cohérence de la politique RH Solidarités International et des textes de lois nationaux ;
• Valider le calcul des salaires de chaque base (mensuellement) avant leur paiement effectif ;
• Vérifier la mise à jour des bases de données HOMERE ;
• S’assure du respect et de la bonne compréhension des procédures RH au niveau des bases et de la mission dans son ensemble ;
• Actualise l’organigramme de la mission.

Gestion des Ressources Humaines Expatriées :

• Organiser le briefing administratif du personnel expatrié ;
• Assurer le suivi administratif des expatriés ;
• S’assurer de l’archivage des dossiers relatifs au personnel expatrié.

Gestion d’équipe :

• Accompagner et former les Administrateurs ;
• Se déplacer régulièrement sur les bases ;
• Participer à la mise œuvre de la promotion du personnel ;
• Participer à la mise en place de plans de carrière et de gestion de la mobilité du personnel ;
• Améliorer les procédures de recrutement ;
• Assurer les relations avec les délégués du personnel notamment en assistant à leurs réunions.

Reporting/Communication :

• Assister le Coordinateur Administratif dans la préparation des propositions d’intervention et des rapports financiers
• Nouer et entretenir des relations avec les autorités administratives au niveau national
• Nouer des relations avec d’autres ONGs & OIs, autorités ou autres partenaires (le cas échéant)
• Participer à des réunions (bailleurs, autorités, forum ONG…) et des ateliers de travail en lien avec son champ d’activités et écrire les comptes-rendus pour le Coordinateur Administratif (le cas échéant)

PROFIL RECHERCHE

Formation : Avoir un diplôme universitaire (Bac +3/4) en gestion administrative ou Finance-comptabilité ou tout autre diplôme équivalent ; un Certificat BIOFORCE serait un atout

Expérience : Expérience professionnelle de 3 à 4 ans dans un poste similaire et aussi avoir 02 ans dans un poste d’administrateur de base dans un secteur humanitaire ;

Compétences : Être expérimente en matière de

Bonne connaissance et expérience en gestion comptable et financière pour les principaux bailleurs institutionnels : ECHO /CDCS / BHA/UE / AFD/USAID (règles et procédures bailleurs)

Langues : Maîtrise du Français et des langues locales (mooré/ fulfuldé).

Informatique : Bonne maîtrise du pack office et du logiciel Link.

Autres :

• Expérience de travail dans une organisation humanitaire internationale ou au sein de projets d’urgence souhaitée ;
• Une expérience en gestion d’équipe sera un atout ;
• Capacité de négociation ;
• Sens organisationnel et sens des priorités ;
• Une connaissance des zones d’interventions de Solidarités International sera un atout ;
• Une connaissance des activités de Solidarités International sera un atout.

Qualités requises :

• Discrétion et confidentialité
• Intégrité et honnêteté
• Rigueur et organisation
• Qualités relationnelles et autonomie
• Bonnes techniques de communicationnelles

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