Depuis plus de 35 ans, l’organisation humanitaire SOLIDARITÉS INTERNATIONAL s’engage à apporter son aide en cas de conflits et de catastrophes naturelles. Notre mission est d’apporter une aide le plus rapide et la plus efficace possible aux populations en danger en répondant à leurs besoins vitaux : eau potable, nourriture et abri.
Mission
- Le coordonnateur financier adjoint épaule le coordonnateur financier dans le traitement des transactions comptables et financières, ainsi que dans toutes les tâches demandées.
- Il/elle est responsable de la mise en œuvre et du suivi, en étroite collaboration avec le Coordonnateur Financier, des procédures financières sur les différentes bases.
- Le Coordonnateur Financier Adjoint gère l’équipe financière au niveau Coordination et supervise les équipes Financières/Administratives dans les bases avec l’appui et sous la supervision du Coordonnateur Financier.
- Il/elle gère les processus de trésorerie (transfert d’argent, paiement des donateurs…) au niveau de la mission sous la supervision du coordinateur financier.
- Il/elle assume une partie des fonctions de coordinateur financier en cas d’absence
Principales tâches
Gestion financière et budgétaire :
- Surveiller l’application de la mise en œuvre du processus financier au niveau de la mission et proposer des améliorations à valider par le coordonnateur financier.
- Diriger le processus de suivi budgétaire mensuel pour validation du Coordonnateur Financier :
- S’assurer que le cycle est mis en œuvre sur la mission selon le standard Solidarités International
- Préparer les prévisions mensuelles des coûts gérés par la Coordination et les Coûts de coordination
- Consolider et analyser le suivi budgétaire et le tableau d’allocation au niveau de la mission en fonction des apports de la base.
- Soutenir le Coordonnateur Financier dans la préparation des documents financiers des bailleurs institutionnels et des autorités :
- Projet de proposition basé sur les contributions de base selon les exigences du donateur ou des autorités
- Préparer les rapports financiers conformément aux exigences des donateurs ou des autorités
Gestion comptable de la mission :
- Surveiller l’application de la mise en œuvre du processus comptable au niveau de la mission et proposer des améliorations à valider par le coordonnateur financier.
- Aperçu et fournir une assistance technique à l’équipe sur les opérations quotidiennes
- Suivre les mises à jour des paramètres SAGA et assurer la mise en œuvre du logiciel au niveau de la mission
- Valider la comptabilité mensuelle de la mission, rendre compte et suivre la validation du pack avec le QG :
- Vérification croisée finale du dossier comptable
- Liaison avec le siège et point focal pour les commentaires sur la vérification croisée du siège
- Superviser la préparation de la clôture comptable annuelle pour validation du coordonnateur financier :
- Vérification croisée finale de la comptabilité de l’année écoulée
- Examiner les annexes et la documentation nécessaires selon le standard Solidarités International
- Superviser l’archivage comptable au niveau de la mission :
- Assurez-vous que tous les bons sont vérifiés et conformes à la norme Solidarites International.
- Veiller à ce que les archives soient envoyées à la coordination et au siège conformément à la norme Solidarités International
- Superviser la préparation de l’audit au niveau de la mission pour la validation du coordonnateur financier :
- S’assurer que tous les documents de transactions sont préparés et conformes à la norme Solidarites International
- Préparer toute exigence supplémentaire de la direction financière en lien avec l’audit
Gestion de la trésorerie:
- Surveiller l’application du système d’approvisionnement en espèces et la sécurité des espèces au niveau de la mission et proposer des améliorations à valider par le coordonnateur financier.
- Valider la demande de trésorerie de la mission, reporting et suivre les transferts avec le QG :
- Vérification croisée finale des prévisions de trésorerie mensuelles de la mission
- Liaison avec le siège et point focal pour le suivi des transferts internes
- Aperçu et fournir une assistance technique à l’équipe sur l’approvisionnement en espèces de la base
- Aperçu et fournir une assistance technique à l’équipe sur la relation bancaire
Suivi administratif :
- Assurer la réalisation des dossiers papier et numériques, superviser la sauvegarde des dossiers financiers
- Respect du calendrier administratif
- Superviser l’envoi annuel des dossiers financiers au siège
Suivi juridique :
- Suivre l’évolution des lois et politiques nationales liées à la finance
- Superviser le rapprochement entre les informations RH et le paiement des impôts
Gestion d’équipe:
- Supervision et formation des administrateurs de la base
- Effectuer des visites de terrain régulières sur les différentes bases
- Assurer des niveaux minimum d’effectifs pour le service administratif pendant les périodes d’absence
- Soutenir le Coordonnateur Financier dans la définition des besoins et dans le recrutement de l’équipe de coordination financière
- Former, soutenir et évaluer l’équipe Finance en Coordination
- Fournir un soutien technique aux équipes financières au niveau de la base, effectuer des visites régulières sur le terrain et soutenir le coordonnateur financier dans la préparation de la réunion générale des finances.
Reporting/Communication :
- Rendre compte sur une base hebdomadaire au coordinateur financier, compiler les reportings internes au niveau de la mission pour le service financier et participer à la réunion mensuelle et au reporting de la mission
- Établir et entretenir des relations avec les acteurs administratifs au niveau national (ONG & OING, autorités administratives locales…)
- Sur demande, participer aux réunions (bailleur de fonds, autorités, forum ONG…) et ateliers relatifs à son domaine d’activité et rédiger des comptes rendus au coordinateur Finance
Compétences techniques du profil :
- Au moins 3 ans d’expérience professionnelle dans un poste similaire en finance et comptabilité au sein d’une OING
- Éducation : B.Sc en comptabilité/administration des affaires ou cours liés à la finance
- Forte expérience en gestion budgétaire
- Connaissance des lois, politiques et procédures liées aux donateurs en matière de finance
Compétences informatiques:
- La connaissance de Saga est fortement appréciée
- Pratique des logiciels Microsoft, solides compétences en Excel
Capacités personnelles :
- Dynamique, organisé, méthodique, esprit d’équipe, bonnes capacités de communication
- Anglais parlé et écrit courant, le haoussa est un plus
- Fiable, honnête, résistance au stress, capacité à déléguer et à gérer, initiative et autonomie, capacité à prioriser les tâches, capacité à travailler dans des délais serrés, etc.
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