L’Association d’aide SOLIDARITÉS INTERNATIONAL (SI) recrute (10 Janvier 2024)

SOLIDARITES INTERNATIONAL lance le recrutement en interne /et externe d’un(e) Responsable conformité, risques et transparence.

BASE	OUAGADOUGOU
POSTE	Responsable conformité, risques et transparence

PRESENTATION DE L’ORGANISATION

SOLIDARITES INTERNATIONAL (SI) est une association d’aide humanitaire internationale qui, depuis plus de 40 ans, porte secours aux populations victimes de conflits armés et de catastrophes naturelles en répondant aux besoins vitaux, boire, manger, s’abriter. Particulièrement engagée dans le combat contre les maladies liées à l’eau insalubre, première cause de mortalité au monde, SI met en œuvre par ses interventions une expertise dans le domaine de l’accès à l’eau potable, l’assainissement et la promotion de l’hygiène mais également dans celui, essentiel, de la sécurité alimentaire et moyen d’existence. Présentes dans une vingtaine de pays environ, les équipes de SI – 2000 personnes au total composées d’expatriés, de staffs nationaux, de permanents au siège, de quelques bénévoles…- interviennent avec professionnalisme et engagement dans le respect des cultures.

DESCRIPTIF DU POSTE

Sous l’autorité hiérarchique de la Directrice Pays, et l’autorité fonctionnelle du Référent d’Audit Interne au siège, le Responsable Conformité, Risques et Transparence a pour objectif de vérifier la conformité des pratiques internes et de participer à la diffusion des bonnes pratiques de contrôle interne. Il contribue au succès des audits externes et participe activement à la formation sur les sujets de contrôle interne et de conformité.

PRINCIPALES RESPONSABILITES

AUDIT INTERNE

• Etablir un plan d’audit interne basé sur une analyse des risques, avec l’appui du Référent Audit Interne Siège
• Effectuer des missions d’audit interne de la structure (audits organisationnels, de projets ou de processus cible) avec l’appui du Référent Audit Interne Siège
• Effectuer un suivi des audits internes et vérifications de conformité
• Examiner sur une base aléatoire le niveau de conformité de la documentation existante ainsi que l’effectivité des contrôles internes mis en place dans les différents départements

AUDIT EXTERNE ET DUE DILIGENCE DE SOLIDARITES

• Participer à la préparation des audits externes et Due Diligence, en étroite collaboration avec le Responsable Subventions et la Directrice Pays, ainsi qu’avec le département RDP au siège.
• Appuyer les équipes Subvention/Partenariat pour la collecte des documents fournis par les départements concernés et les préparer en vue de leur présentation aux auditeurs.
• Avant tout audit externe, effectuer un pré-audit de l’ensemble ou d’un échantillon de la documentation des dépenses et transmettre le tableau des risques correspondant à la Directrice Pays et au Département RDP.
• Participer aux réunions de lancement et de clôture des audits externes
• Contribuer à la rédaction d’un projet de réponse aux rapports d’audit externe, qui sera approuvée par le Département RDP du siège.
• Soutenir la formation des employés (et des partenaires de mise en œuvre si nécessaire) dans la préparation des audits externes ;

PARTENAIRES DE MISE EN OEUVRE

• Lors de l’élaboration de partenariats locaux, participer à la mise en œuvre d’un exercice de Due Diligence piloté par le Référent Audit Interne Siège
• Effectuer la vérification de la mise en œuvre et du suivi des mesures de mitigation des risques par le bureau pays.
• Effectuer des missions d’audit interne auprès des partenaires de mise en œuvre conformément aux accords de partenariat signés, avec l’appui du Référent Audit Interne siège

GESTION DES RISQUES

• Être impliqué dans l’identification, l’évaluation des risques de la mission en étroite collaboration avec la Directrice Pays
• Contribuer à l’identification et au suivi des mesures de gestion des risques, en appui à la Directrice Pays

SUIVI DES RECOMMANDATIONS

• Effectuer la saisie des recommandations issues d’audits internes, externes, due diligence ou exercice d’analyse des risques dans la base de données dédiée
• Participer, avec l’appui de la Directrice Pays, au suivi de la mise en œuvre des recommandations par les départements concernés. Alerter le cas échéant la Directrice Pays en cas de retard ou non mise en œuvre des recommandations.
• Mettre en œuvre des recommandations concernant le Département Conformité, Risques et Transparence

GESTION DES ARCHIVES

• Participer à la mise en œuvre de la stratégie de gestion des archives de la mission, allant de la gestion des flux, leur sécurisation, accessibilité et destruction le cas échéant.
• Mettre en place une base de données d’archives et assurer sa mise à jour et son suivi
• Piloter, en appui avec la logistique, l’envoi régulier des archives du bureau pays vers le siège et coordonner la préparation interne nécessaire

PREVENTION ET GESTION DES ABUS

• Participer à la prévention et à la sensibilisation contre les abus et ainsi qu’à la diffusion des mécanismes de signalement de Solidarités
• Contribuer à minimiser les risques d’abus en veillant au respect des lignes éthiques de la structure
• Informer la hiérarchie de tout soupçon de fraude, de corruption ou de violation majeure des procédures et du code d’éthique et de conduite de Solidarités International.
• Contribuer, sur demande de la Directrice Pays au traitement des alertes professionnelles ou des plaintes sensibles
• A la demande de la Directrice Pays, participer aux enquêtes internes pour le traitement des alertes et plaintes sensibles
• Être le point focal, avec la Directrice Pays, du Référent Lutte contre les Abus du siège

NORMES INTERNES ET BONNES PRATIQUES

• Participer à la diffusion, de la bonne compréhension et du respect des normes de Solidarités en mettant en œuvre des briefings, formations et du renforcement de capacités sur les thématiques du Département Conformité, Risques et Transparence.
• Participer au renforcement du contrôle interne par l’amélioration des processus au besoin.
• Sur demande de la Directrice Pays et avec l’appui du Référent Audit Interne siège, participer à l’élaboration de normes spécifiques.

ETHIQUE

• Crée et maintient au sein de la mission un environnement de travail qui prévient tout comportement inadapté
• Participe à la communication autour de l’existence du code d’éthique et de conduite de SI.

REPORTING

• Responsable de la rédaction de rapports d’audit interne
• Responsable de la rédaction de rapports d’audit de partenaires de mise en œuvre
• Responsable de la rédaction de rapport d’enquête, sur demande de son supérieur hiérarchique

Cette liste n’est pas exhaustive et d’autres tâches connexes (dans la catégorie de son poste) peuvent être assignées à la demande du supérieur hiérarchique.

PROFIL RECHERCHE

Formation :

Formation supérieure généraliste : Master (Bac+5) en relations internationales, développement et action humanitaire, sciences politiques ou équivalent ou Formation technique universitaire de niveau minimum BAC + 5 en lien avec les domaines d’action de SI (EHA, SAME, abris, protection, nutrition),

Expérience :

• Avoir au moins 03 ans d’expérience dans le secteur humanitaire.
• Avoir au moins 02 ans d’expérience professionnelle sur un poste équivalent

 Enjeux et défis spécifiques :

1. Création de poste avec positionnement transvsersal interdépartements, sans toutefois se susbtituer aux R&R des autres postes (précédent poste uniquement rattaché à la finance)
2. Rattachement ‘hors finance’ afin de permettre au poste d’effectuer des revues qui porteront non seulement sur la conformité des dépenses finance, mais également examiner le niveau de conformité sur les process des autres départements et être également impliqué sur la thématique abus (prévention, détection, conduite d’enquête), et les due diligence partenaires entre autres.
3. Enjeux Finance : suivi de la voucherisation, le suivi de l’archivage finance, la gestion des audits externes et également le suivi des dépenses partenaires terrain
4. Enjeux audit externe : vérifier la conformité des dépenses, au-delà des pièces finance. Sur base d’une analyse des risques des dépenses auditées, effectuer un pré-audit des pièces ‘à risques’.

Priorités sur les 02-03 premiers mois :

1. Arriver à positionner le poste en transversal inter départements : briefings individuels à réaliser avec tous les responsables de département/zones et réunion de restitution des discussions en coordination
2. Faire le suivi des recommandations du dernier audit interne mission par ordre de priorité
3. Reprendre la mise à jour à jour de l’archivage avec les responsables de départements/zones
4. Leader la préparation des audits externes prévus au cours des 3 prochains mois”

Langues : Maîtrise du Français, de l’Anglais (sera un atout)

Informatique : Bonne connaissance du pack office

Qualités requises :

• Grande autonomie, dynamisme, pro-activité et esprit d’initiative
• Leadership, précision et aisance dans l’expression orale et écrite
• Planification et organisation
• Travail d’équipe et coopération

Pour postuler

Merci d’adresser votre candidature (CV, lettre de motivation, 3 références professionnelles) aux bureaux de Solidarités International situés à Ouagadougou (Avenue MAANE-KAKA, Rue 13.04, Porte 290, Zone du Bois), Ouahigouya, Kongoussi (secteur 1) et Djibo (Secteur 4, quartier Dubaï) à l’attention du Coordinateur des Ressources Humaines ou par mail à l’adresse suivant : [email protected]

Afin de prendre en compte votre candidature, l’objet du mail doit être impérativement : Candidature au poste de <<RESP-CRT-012024>>

En cas de passage à l’entretien, les photocopies des diplômes et attestations de services rendus, vous seront demandés.

Les dossiers incomplets (CV seulement ou Lettre de motivation seulement) ne seront pas considérés.

Les Candidatures féminines sont vivement encouragées.

N.B. : Seuls les candidats présélectionnés seront contactés

Date limite de dépôt des dossiers : jeudi, le 18 janvier 2024 à 17h30

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