Le gouvernement britannique est un employeur inclusif et favorable à la diversité. Nous valorisons la différence, promouvons l’égalité et luttons contre la discrimination, améliorant ainsi notre capacité organisationnelle. Nous accueillons et encourageons les candidatures de personnes de tous horizons. Nous ne faisons aucune discrimination fondée sur le handicap, la race, la couleur, l’origine ethnique, l’identité sexuelle, la religion, l’orientation sexuelle, l’âge, le statut d’ancien combattant ou toute autre catégorie protégée par la loi. Nous promouvons des opportunités de travail flexibles et adaptées à la famille, lorsque les besoins opérationnels et de sécurité le permettent. Le FCDO exploite une main-d’œuvre agile et pour faciliter cela, vous pouvez être amené à effectuer d’autres tâches de temps à autre, selon nos besoins raisonnables.
POSTE 1 : Réceptionniste, traducteur et administrateur, PA/DHM (24/03 ABI) – Côte d’Ivoire
Catégorie d’emploi
Ministère des Affaires étrangères, du Commonwealth et du Développement (Opérations et services généraux)
Sous-catégorie d’emploi
Réception
Description du poste (rôles et responsabilités)
Le titulaire du poste sera le visage public de l’accueil et de l’engagement de l’ambassade auprès des visiteurs et des appelants. Il soutiendra une gestion efficace du front-office et du back-office, en répondant rapidement et utilement aux appels téléphoniques et aux demandes de renseignements des clients de la boîte aux lettres. Le titulaire du poste sera chargé de gérer les tâches protocolaires essentielles avec le ministère des Affaires étrangères (MAE), notamment le traitement des notes verbales, l’obtention des autorisations des visiteurs officiels et la gestion des accréditations diplomatiques et des renouvellements de visas. Le titulaire du poste fait également office d’assistant personnel du chef de mission adjoint (DHM), aide à la traduction et remplacera l’assistant exécutif de l’ambassadeur pendant ses absences.
Rôles et responsabilités :
Gestion et administration du front office (70%)
- Servir de visage public de l’ambassade, interagir avec les visiteurs et répondre aux appels téléphoniques.
- Gérer les boîtes aux lettres virtuelles et physiques du BE Abidjan, en assurant des réponses rapides et la distribution de la correspondance.
- Fournir une assistance administrative générale au personnel de l’ambassade, y compris la préparation des documents et le soutien logistique.
- Entretenir les fournitures de bureau et assurer le bon fonctionnement des opérations quotidiennes.
- Agir en tant que responsable de toutes les questions de protocole avec le ministère des Affaires étrangères (MAE), y compris l’émission et la réception de notes verbales.
- Faciliter les autorisations pour les visiteurs officiels et coordonner les démarches administratives pour l’accréditation diplomatique, les renouvellements de visas et autres demandes officielles.
- Aider à la préparation d’événements officiels, de réunions et d’engagements diplomatiques.
PA au DHM (15%)
- Fournir un soutien PA au DHM, y compris la gestion de l’agenda, l’organisation des réunions et les tâches administratives.
- Assurer la couverture de l’AE de l’Ambassadeur pendant ses absences, en gérant les tâches liées à la Résidence de l’Ambassadeur et aux engagements extérieurs.
Traduction (10%)
- Rédaction et traduction de courriers et documents officiels destinés aux organismes et interlocuteurs du gouvernement ivoirien, en collaboration avec le traducteur régional et le réseau francophone pour éviter les doublons.
Entreprise (5%)
- En outre, le titulaire du poste pourra être amené à assumer des responsabilités au sein de l’ambassade ou à répondre à des tâches ponctuelles selon les besoins. C’est ce que nous demandons à tout le personnel de l’ambassade britannique à Abidjan afin de créer un esprit d’équipe et de garantir que nous sommes capables de nous adapter à un contexte professionnel en constante évolution.
Qualifications, compétences et expérience essentielles
- Excellentes compétences en communication écrite et verbale, en anglais et en français.
- Capacité à s’engager de manière professionnelle avec un large éventail de parties prenantes internes et externes.
- Connaissance avérée du protocole diplomatique, notamment en Côte d’Ivoire, avec une expérience dans la gestion des notes verbales, des renouvellements de visas et des processus d’accréditation.
- Solides compétences organisationnelles, avec la capacité d’effectuer plusieurs tâches à la fois et de gérer des priorités concurrentes.
- Expérience en gestion de bureau, y compris la gestion de la correspondance et le soutien du personnel supérieur.
- Capacité à travailler efficacement sous pression dans un environnement en évolution rapide.
- Solides compétences interpersonnelles et de service à la clientèle, avec une expérience dans la gestion des visiteurs et le traitement des demandes de renseignements.
- Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) et d’autres logiciels de gestion de bureau.
Qualifications, compétences et expérience souhaitées
- Haut niveau de précision et d’attention aux détails dans la gestion des documents, des traductions et des documents officiels.
- A démontré sa capacité à traiter des informations sensibles avec confidentialité et discrétion.
- Expérience dans un environnement diplomatique ou international • Expérience préalable de travail dans une ambassade ou une organisation internationale, avec une compréhension approfondie des pratiques diplomatiques.
- Expérience dans la planification et la coordination d’événements officiels, de conférences ou de visites de haut niveau.
- Capacité à anticiper les défis et à élaborer des solutions de manière proactive, notamment lors de relations avec les autorités locales ou de tâches administratives complexes
- Connaissance des systèmes de gouvernement local • Familiarité avec les structures et les processus gouvernementaux de la Côte d’Ivoire, en particulier ceux liés au ministère des Affaires étrangères
Comportements requis
Communiquer et influencer, livrer à un rythme soutenu, gérer un service de qualité, travailler ensemble
Date limite de candidature : 5 décembre 2024
Grade : Adjointe administrative (AA)
Type de poste : Durée déterminée, avec possibilité de renouvellement
Région : Afrique
Pays/Territoire : Côte d’Ivoire
Localisation (ville) : Abidjan
Type de poste : Ambassade britannique
Salaire : 525 770 FCFA
Type de salaire : mensuel
Date de début : 13 janvier 2024
Autres avantages et conditions d’emploi
Opportunités d’apprentissage et de développement (et toute formation spécifique à suivre) :
L’ambassade britannique à Abidjan accorde la priorité à l’amélioration continue, à l’apprentissage et au développement. L’ambassade cherchera à soutenir le développement professionnel du candidat retenu par le biais d’une gamme de moyens d’apprentissage et de développement, notamment l’apprentissage sur le terrain, l’apprentissage auprès et avec des collègues et des opportunités d’apprentissage formelles.
Autres postes vacants :
Chargé de programme EO (16/24 ACC) – Ghana
Agent de liaison communautaire AO (15/24 ACC) – Ghana
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