Le gouvernement britannique est un employeur inclusif et favorable à la diversité. Nous valorisons la différence, promouvons l’égalité et luttons contre la discrimination, améliorant ainsi notre capacité organisationnelle. Nous accueillons et encourageons les candidatures de personnes de tous horizons. Nous ne faisons aucune discrimination fondée sur le handicap, la race, la couleur, l’origine ethnique, l’identité sexuelle, la religion, l’orientation sexuelle, l’âge, le statut d’ancien combattant ou toute autre catégorie protégée par la loi.
Notre section politique est responsable des relations politiques entre les gouvernements britannique et nigérian. Elle surveille la situation politique au Nigéria et cherche à renforcer les relations bilatérales. La section consulaire du haut-commissariat adjoint britannique à Lagos et notre réseau consulaire dans tout le pays fournissent une assistance aux ressortissants britanniques.
Objectif principal du poste :
Faire partie de l’équipe du Haut-Commissariat britannique (BHC) chargée de gérer les fonctions administratives de transport et les demandes/requêtes reçues quotidiennement des clients internes et des parties prenantes ; planifier les trajets, attribuer les chauffeurs et confirmer les réservations effectuées conformément à la politique du FCDO et aux réglementations postales.
Rôles et responsabilités :
- Fournir un soutien administratif à l’équipe de gestion des transports en répondant à toutes les demandes de réservation de transport pour BHC Abuja, offrant un service courtois et efficace à plus de 300 employés et visiteurs.
- Gérez le service d’assistance et la ligne d’assistance aux transports en communiquant efficacement avec toutes les parties prenantes ; reconnaissez rapidement les demandes, planifiez les trajets et mettez à jour quotidiennement l’application de transport avec les noms et numéros de téléphone des chauffeurs pour toutes les réservations confirmées.
- Préparez les listes de travail pour un groupe combiné de 25 conducteurs en utilisant des systèmes de réservation électronique améliorés et des modèles de travail de conduite flexibles.
- Fournir des mises à jour en temps opportun de tout changement apporté aux tâches quotidiennes des conducteurs, s’assurer que le transport est disponible pour les clients au bon moment et au bon endroit et tenir les parties concernées correctement informées lorsque des ajustements opérationnels deviennent nécessaires.
- Offrir un soutien et un engagement de première ligne à une gamme de clients/intervenants du secteur des transports, en répondant aux demandes générales et aux commentaires (y compris les plaintes) rapidement et professionnellement.
- Collecter et présenter les informations de gestion (IM) sur les opérations de la section Transport afin de permettre un reporting rapide des indicateurs de performance clés (KPI) sur la prestation de services.
- Aider à la planification et à la coordination des dispositions logistiques pour les visites VIP et les voyages à l’intérieur du pays, en collaboration avec les principales parties prenantes.
- Gérer les heures supplémentaires et les congés annuels du personnel au sein du service et fournir un soutien à la planification prospective au responsable des transports / responsable adjoint des transports.
- Aider à la collecte et au classement des listes de contrôle de sécurité des véhicules effectuées par les conducteurs et les chefs d’équipe.
- Préparer les factures pour les services liés au transport rendus aux partenaires/clients de 1HMG.
- Entreprendre toute autre tâche assignée par le gestionnaire des transports ou le gestionnaire adjoint des transports.
Qualifications, compétences et expérience essentielles
- Qualification minimale – Diplôme universitaire (certificat BSc ou équivalent)
- Expérience professionnelle antérieure dans un rôle administratif et/ou de communication
- Approche flexible de la résolution de problèmes avec une capacité à réfléchir rapidement
- Démontrer de bonnes compétences interpersonnelles et de communication
- Capacité à travailler dans une grande équipe avec une supervision minimale et à un rythme rapide
- Bonnes capacités d’organisation – capable de travailler rapidement et avec précision
- Maîtrise des outils Microsoft Office, notamment Microsoft Excel
Qualifications, compétences et expérience souhaitées
- Expérience pertinente en service à la clientèle.
- Connaître le système de transport nigérian
