Le gouvernement britannique est un employeur inclusif et respectueux de la diversité. Nous valorisons la différence, promouvons l’égalité et combattons la discrimination, améliorant ainsi notre capacité organisationnelle. Nous accueillons et encourageons les candidatures de personnes de tous horizons. Nous ne faisons aucune discrimination fondée sur le handicap, la race, la couleur, l’origine ethnique, l’identité de genre, la religion, l’orientation sexuelle, l’âge, le statut d’ancien combattant ou toute autre catégorie protégée par la loi. Nous promouvons des opportunités de travail flexibles et adaptées aux familles, là où les besoins opérationnels et de sécurité le permettent.
Bureau des Affaires étrangères, du Commonwealth et du Développement (Opérations et Services généraux)
Réception
Objectif principal du poste :
Assurer l’administration quotidienne de la zone de réception et du standard principal. L’adjoint administratif est responsable de recevoir les visiteurs au haut-commissariat et de répondre aux demandes de renseignements par téléphone. En tant que membre de l’équipe des services généraux, l’agent devra, de temps à autre, entreprendre des tâches à l’appui des objectifs plus larges du haut-commissariat.
Relevant directement de l’adjointe exécutive. L’agent sera le premier point de contact au Haut-Commissariat et agira à titre d’AE adjoint.
Rôles et responsabilités:
Système téléphonique et Frontline (15%)
- Utiliser le standard du bureau – répondre à tous les appels entrants et transférer vers les destinations respectives et, si possible, répondre aux requêtes du grand public et, si nécessaire, passer des appels pour des collègues.
- Accueillir tous les visiteurs dès leur première arrivée au Haut-Commissariat et conseiller les collègues qui attendent les visiteurs.
Secrétaire sociale (15%)
- La configuration appelle le HC et le DHC.
- Informez les gardes des invités attendus.
- Préparer les réponses aux e-mails et aux demandes de renseignements.
- Préparer les invitations, les cartes de visite et les cartes de menu pour les réceptions et assurer le suivi de la confirmation.
- Établir de bonnes relations de travail avec les secrétaires d’autres missions et bureaux diplomatiques.
- Répondre aux candidatures d’emploi et de stage reçues par boîte mail.
- Gérer la correspondance officielle, y compris la rédaction, la coordination et l’enregistrement de toutes les correspondances diplomatiques.
- Maintenir et mettre à jour la base de données de contacts avec de nouveaux contacts
Tâches administratives (45%)
- Gérer et profiler le budget de papeterie.
- Maintenir le stock de papeterie et tenir un registre des fournitures prises par le personnel.
- Distribuez le courrier entrant (interne/externe) et faites en sorte que le courrier sortant soit affiché.
- Organiser l’entretien du matériel de bureau, c’est-à-dire photocopieurs et téléphone.
- Superviser la distribution des journaux de bureau
- Gérer les calendriers des salles de réunion BHC
- Recevoir / tamponner les factures entrantes et les transmettre aux contrôleurs budgétaires / comptable
- Finances – Séquestre et Réquisitionneur sur HERA.
- Réception et expédition du courrier diplomatique et facilitateur DHL/FEDEX/SOLENA pour la collecte des colis
- Aider l’équipe des services d’entreprise, par exemple, à obtenir des devis, des réservations d’hôtel, des réservations de vols, ainsi que des demandes de renseignements et des suivis généraux.
- Toutes tâches ponctuelles
Appui à l’adjoint exécutif du haut-commissaire (25%)
- En fin de journée, voir EA/HC pour son planning du lendemain à communiquer à l’équipe Transport
- Recevez tous les appels entrants pour HC.
- Actionnez toutes les invitations (accepter/regretter). Notez les mesures à prendre et retournez à HC.
- Prendre des rendez-vous, recevoir des confirmations de rendez-vous, accepter et faire des RSVP pour HC.
Ressources gérées :
– Matériel informatique – standard, radio, ordinateur portable, téléphone portable
– Papeterie
– Carte de crédit d’entreprise
- Minimum de 2 ans d’expérience sur un rôle similaire ou un rôle administratif.
- Excellentes compétences en communication (parlée et écrite).
- Bonnes compétences en matière d’autogestion, d’organisation et de service à la clientèle.
- La capacité de bien travailler de manière indépendante et en équipe, parfois sous pression.
- Approche flexible et positive du travail dans une organisation innovante et avant-gardiste.
- Maîtrise de l’utilisation de Microsoft Word et Excel
Exigences linguistiques :
Langue : anglais et français
Niveau de langue requis : Compétence professionnelle
- Bonnes compétences informatiques, y compris la capacité d’apprendre/de s’adapter rapidement à des circonstances changeantes.
Livrer au rythme, gérer un service de qualité, voir la situation dans son ensemble, travailler ensemble
30 avril 2024
Adjointe administrative (AA)
Permanent
Afrique
Cameroun
Yaounde
Haut-commissariat britannique
425 955 XAF + 60 996 XAF Allocation logement + 32 844 XAF Allocation transport
1 juin 2024
Possibilités d’apprentissage et de développement :
Le ministère des Affaires étrangères et du Commonwealth offre à tous ses employés la possibilité de poursuivre des initiatives de carrière et de développement par le biais de l’Académie diplomatique qui offre l’accès à plusieurs cours et à d’autres opportunités d’apprentissage et de développement.
- Veuillez vérifier attentivement votre candidature avant de la soumettre, car aucune modification ne peut être apportée une fois soumise.
- Le Haut-commissariat britannique ne demandera jamais de paiement ou de frais pour postuler à un poste.
- Les employés recrutés localement par le Haut-commissariat britannique à Yaoundé sont soumis aux conditions générales de service conformément au droit du travail local au Cameroun.
- Tous les candidats doivent être légalement capables de travailler et de résider dans le pays du poste vacant avec le statut de visa/permis de travail correct ou de démontrer leur éligibilité pour obtenir le permis correspondant.
- La responsabilité incombe au candidat retenu :
1.Obtenir le permis correspondant
2. Payer les frais du permis
3.Prenez des dispositions pour déménager
4. Faire face aux coûts de déménagement - Les employés qui ne sont pas redevables de l’impôt local sur le revenu sur leur salaire de mission peuvent voir leur salaire réduit du montant équivalent de l’impôt local sur le revenu.
- Des informations sur les profils de réussite de la fonction publique sont disponibles sur ce lien : https://www.gov.uk/government/publications/success-profiles
- Attention : grade d’emploi AA=A1, AO=A2, EO=B3, HEO=C4, SEO=C5
- Une vérification des références et des autorisations de sécurité seront effectuées sur les candidats retenus.
- Veuillez vous connecter régulièrement à votre profil sur le système de candidature pour consulter le statut de votre candidature.
- Les candidats nominables qui n’ont pas été retenus peuvent être inscrits sur une « liste de réserve ». Si, pendant la période de réserve de 6/12 mois, un rôle identique ou largement similaire devient disponible, ce rôle peut être proposé au deuxième candidat ou au candidat suivant.
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