L’ambassade du Danemark à Abuja et son bureau commercial auprès du consulat général à Lagos sont accrédités auprès du Nigéria afin de représenter le Danemark dans tous les domaines des relations bilatérales, de la politique étrangère aux activités commerciales en passant par l’assistance consulaire. L’ambassade et le consulat général sont des acteurs essentiels elle fait partie du ministère danois des Affaires étrangères et partage donc les mêmes objectifs généraux, la même vision, la même mission et les mêmes valeurs que le reste de l’organisation.
POSTE 1 : Assistant personnel du consul général
Principales tâches et responsabilités, sans toutefois s’y limiter :
- Préparation des dossiers du chef de mission et appui à la planification opérationnelle, notamment la gestion des parties prenantes locales, la préparation des réunions du chef de mission et la mise à jour de la base de données des contacts locaux.
- Rédiger des lettres et des discours pour le consul général sur des sujets généraux et, le cas échéant, en coordination avec les collègues des équipes sectorielles.
- Responsable administratif des visites générales au bureau et des événements liés aux thématiques du Consulat. En étroite collaboration avec l’équipe logistique et de sécurité à Lagos et notre conseiller en sécurité nationale à Abuja.
- Organiser et coordonner les opérations au bureau autour des réunions générales internes et externes, en étroite collaboration avec les responsables de programme, la sécurité, la logistique et les autres parties prenantes concernées.
- Apporter son aide dans la mesure du possible pour les réservations, les engagements extérieurs et les contacts avec les prestataires locaux, tels que la location de voitures, les hôtels et les lieux de réception recommandés.
- Coordonner les activités, les événements et les demandes de renseignements provenant principalement des FAQ locales et des missions diplomatiques dans la région de Lagos
- Co-organiser et coordonner, dans la mesure du possible, les visites de VIP et de délégations à Lagos, en collaboration avec les collègues concernés de l’ambassade à Abuja et les collègues de l’équipe consulaire.
- Occupez, dans la mesure du possible, le rôle de registraire dans Public 360 et obtenez dans un délai raisonnable le rôle de super utilisateur pour répondre aux besoins techniques du bureau.
Qualifications et compétences requises :
- Une expérience de 3 à 5 ans en tant qu’assistant(e) personnel(le) (PA/EA) est préférable.
- Une expérience au sein d’une organisation ou d’une entreprise internationale est préférable, car vous travaillerez dans une unité diplomatique et ferez partie d’une structure et d’un modèle de reporting internationaux.
- Expérience en contrôle financier, comptabilité et administration
- Maîtrise des outils informatiques et solide compréhension de MS Outlook, Word, Excel et PowerPoint.
- Un atout si vous pouvez justifier d’une expérience avec des systèmes financiers comme Navision, des systèmes de règlement de voyages et des modules de facturation client, par exemple dans des systèmes CRM.
- Un esprit structuré et d’excellentes compétences en matière de planification et de coordination.
- Un sens aigu de la précision et du détail
- Un sens aigu des responsabilités et de la proactivité.
- Excellente maîtrise de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit.
- Capacité à travailler sous pression et à gérer des informations confidentielles.
- Capacité à faire preuve de flexibilité et volonté de s’adapter aux besoins changeants du consul général.
PROPOSITION DE VALEUR
- Un environnement de travail stimulant et interculturel offrant une grande variété de tâches
- Un environnement de travail dynamique et stimulant, avec une équipe caractérisée par une ambiance informelle et une attitude positive et proactive.
- Un environnement professionnel international avec des déplacements professionnels au Danemark et dans la région.
- Forte priorité accordée à l’équilibre vie professionnelle-vie privée avec une semaine de travail de 37 heures, des horaires flexibles et un congé annuel payé.
- En plus des jours de fermeture rémunérés de la mission, vous avez droit à 25 jours ouvrables de congés payés par année civile complète.
- Excellentes opportunités de développement : formation en situation de travail, cours en ligne et formations au ministère des Affaires étrangères du Danemark, à Copenhague.
CONDITIONS D’EMPLOI
- Un emploi à temps plein vous sera proposé, sous contrat local, d’une durée de 2 ans avec possibilité de prolongation.
- Ce poste peut impliquer des déplacements réguliers à l’échelle régionale et internationale.
- Vous bénéficiez d’une assurance maladie, ainsi que celle de vos personnes à charge immédiates, conformément à notre règlement intérieur.
- Régime national de retraite
- Rémunération compétitive – actuellement versée en dollars américains
POSTE 2 : Responsable des finances et de l’administration
Principales tâches et responsabilités, sans toutefois s’y limiter :
- Établir et maintenir une collaboration étroite avec notre équipe financière virtuelle (VFT) au bureau de Tallinn.
- Gestion, suivi et contrôle qualité des transactions, des enregistrements et des reçus.
- Initier les paiements bancaires en NGN et coordonner les opérations locales par carte bancaire prépayée ainsi que les besoins en matière de rapports de bons de paiement.
- Gérer les relations avec les fournisseurs/prestataires/prestataires, y compris dans les secteurs des technologies de l’information et des télécommunications.
- Préparation des budgets et du rapport trimestriel dans RASK (notre modèle de reporting financier trimestriel et annuel).
- Assurance qualité et contrôle des dépenses et des procédures budgétaires.
- Gestion des remboursements de TVA.
- Superviser les opérations du contrat de gestion des installations du complexe en étroite collaboration avec le chef de mission et les fournisseurs.
- Personne de contact pour l’entretien et les réparations à la Chancellerie et dans les logements du personnel détaché.
- Tenir à jour les listes d’inventaire
Qualifications et compétences requises :
- Une expérience de 3 à 5 ans en tant qu’assistant(e) personnel(le) (PA/EA) est préférable.
- Une expérience au sein d’une organisation ou d’une entreprise internationale est préférable, car vous travaillerez dans une unité diplomatique et ferez partie d’une structure et d’un modèle de reporting internationaux.
- Expérience en contrôle financier, comptabilité et administration
- Maîtrise des outils informatiques et solide compréhension de MS Outlook, Word, Excel et PowerPoint.
- Un atout si vous pouvez justifier d’une expérience avec des systèmes financiers comme Navision, des systèmes de règlement de voyages et des modules de facturation client, par exemple dans des systèmes CRM.
- Un esprit structuré et d’excellentes compétences en matière de planification et de coordination.
- Un sens aigu de la précision et du détail
- Un sens aigu des responsabilités et de la proactivité.
- Excellente maîtrise de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit.
- Capacité à travailler sous pression et à gérer des informations confidentielles.
- Capacité à faire preuve de flexibilité et volonté de s’adapter aux besoins changeants du consul général.
PROPOSITION DE VALEUR
- Un environnement de travail stimulant et interculturel offrant une grande variété de tâches
- Un environnement de travail dynamique et stimulant, avec une équipe caractérisée par une ambiance informelle et une attitude positive et proactive.
- Un environnement professionnel international avec des déplacements professionnels au Danemark et dans la région.
- Forte priorité accordée à l’équilibre vie professionnelle-vie privée avec une semaine de travail de 37 heures, des horaires flexibles et un congé annuel payé.
- En plus des jours de fermeture rémunérés de la mission, vous avez droit à 25 jours ouvrables de congés payés par année civile complète.
- Excellentes opportunités de développement : formation en situation de travail, cours en ligne et formations au ministère des Affaires étrangères du Danemark, à Copenhague.
CONDITIONS D’EMPLOI
- Un emploi à temps plein vous sera proposé, sous contrat local, d’une durée de 2 ans avec possibilité de prolongation.
- Ce poste peut impliquer des déplacements réguliers à l’échelle régionale et internationale.
- Vous bénéficiez d’une assurance maladie, ainsi que celle de vos personnes à charge immédiates, conformément à notre règlement intérieur.
- Régime national de retraite
- Rémunération compétitive – actuellement versée en dollars américains
Méthode d’application
Les candidats intéressés doivent soumettre leur candidature, lettre de motivation, CV, justificatifs de formation pertinente, recommandations et 2 à 3 références à [email protected] , notre partenaire de recrutement AKMS ou à [email protected] , la consule générale Jette Bjerrum.
