Nous définissons, façonnons et faisons progresser les intérêts et les valeurs du Canada dans un environnement mondial complexe et en pleine évolution. Nous gérons les relations diplomatiques, faisons la promotion du commerce international et fournissons du soutien consulaire.
Résumé des fonctions :
L’Adjoint(e) Exécutif(ve) fournit des services de soutien administratif au chef de mission (CDM) dans un environnement très dynamique en :
- Effectuant des taches de bureau et administratives telles que la tenue du calendrier et du répertoire des contacts du CDM, le traitement de la correspondance officielle interne et externe, y compris les lettres et les notes diplomatiques en français.
- La planification des réunions et rendez-vous, la vérification du fonctionnement de l’équipement audiovisuel et informatique, la préparation du matériel de réunion, l’accueil des visiteurs, la rédaction des comptes rendus de réunions, la rédaction des lettres, la création de tableaux, et la coordination des demandes nécessitant une approbation du CDM.
- Coordonner les voyages officiels, y compris la collecte de devis pour les vols et l’hébergement, la réservation des vols et des hôtels et la préparation des demandes de remboursement de frais de voyage conformément aux directives ministérielles.
- Coordonner et suivre les événements et les dépenses liés à l’accueil, y compris la rédaction des invitations, le suivi des RSVP, l’impression des menus et des marque-places, la coordination avec le personnel de la résidence officielle et la tenue des inventaires officiels des cadeaux et de l’alcool.
- Préparer les estimations de coûts et les demandes de paiement, traiter les factures et suivre les estimations des dépenses liées aux activités du CDM, et fournir un appui au CDM dans la préparation des rapports budgétaires et des prévisions.
- Agir comme point de contact principale pour assurer la liaison avec les diverses missions diplomatiques, les administrations locales, les hauts fonctionnaires et les bureaux des parties prenantes.
- Diriger et coordonner des initiatives et des activités spécifiques dans l’ensemble de la mission.
- Effectuer d’autres tâches au besoin.
Zone de sélection :
Ce poste est ouvert aux candidat.e.s ayant le droit de résider et travailler au Burkina Faso en tant que salarié.e et de façon permanente, qui satisfont à toutes les qualifications essentielles et dont les candidatures sont reçues d’ici la date de clôture
Veuillez noter que l’Ambassade du Canada au Burkina Faso et au Bénin ne sponsorise pas les permis de travail directement ou indirectement.
Le gouvernement du Canada est un employeur d’égalité des chances et accueille les candidatures des différents groupes de la communauté. Les candidats seront considérés sur le mérite. Notre organisation offre un milieu de travail inclusif où le respect, le travail d’équipe et la collaboration font partie de notre culture. Les missions du Canada à l’étranger s’engagent à promouvoir et à appuyer un milieu exempt de harcèlement et de discrimination, ainsi qu’à encourager les employés à apprendre et à développer leurs aptitudes et leurs compétences, et à les appuyer à cet égard.
QUALIFICATIONS ESSENTIELLES
Les candidats seront sélectionnés initialement sur les qualifications essentielles relatives aux études, au profil linguistique* et à l’expérience. Les candidats doivent démontrer clairement lorsqu’ils soumettent leur candidature pour le poste comment ils répondent à chacune des qualifications essentielles.
* Le profil linguistique sera évalué durant le processus.
Études :
Les candidats doivent satisfaire à l’exigence en matière d’éducation et ils devront fournir une preuve de la fin de leurs études.
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- Un baccalauréat (ou degré supérieur) d’une université reconnue ;
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OU
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- Une combinaison acceptable d’éducation (minimum diplôme d’études secondaire) et d’expérience professionnelle (minimum de 5 ans d’expérience dans un travail administratif).
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Profil linguistique :
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- Maitrise du français écrit et oral.
- Connaissance intermédiaire de l’anglais oral et écrit.
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Expérience :
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- Un minimum de quatre (4) années d’expérience professionnelle (dont deux (2) sont continuelles) dans un poste administratif et/ou de support financier.
- Expérience professionnelle dans une mission diplomatique ou organisation internationale/multi-nationale.
- Expérience dans la priorisation d’une charge de travail variable avec des délais courts dans un poste administratif ou de soutien avec une variété de tâches.
- Suivi et rapportage des budgets avec un système comptable.
- Expérience en liaison et communication avec des organisations gouvernementales et/ou des entreprises et/ou le public.
- Expérience de travail avec de multiples clients, tant internes qu’externes.
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EXIGENCES COTÉES
Les exigences cotées font parties des qualifications essentielles et sont liées aux connaissances, capacités et compétences. Les méthodes d’évaluation des exigences cotées peuvent comprendre, sans toutefois s’y limiter, un examen écrit, entrevue orale (en ligne pré-enregistrée/en direct ou en personne), jeu de rôle, test pratique, présentation et/ou test psychométrique.
Connaissances :
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- Connaissance des pratiques administratives, y compris la gestion de l’information, le soutien administratif et le suivi financier.
- Connaissance opérationnelle du logiciel Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook), des outils de médias sociaux et des stratégies de recherche sur Internet.
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Compétences :
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- Travail d’équipe efficace dans un environnement diverse et inclusif ;
- Flexibilité et adaptabilité ;
- L’attention au détail ;
- Jugement, intégrité professionnelle et la discrétion.
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Capacités :
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- Capacité de communiquer effectivement oralement et par écrit ;
- Capacité de surveiller le budget du Chef De Mission conformément aux politiques et procédures ;
- Capacité à maintenir et à exploiter un réseau de contacts ;
- Capacité à établir des priorités dans des délais serres ;
- Capacité d’organiser et de coordonner toutes les taches reliées au calendrier, aux déplacements et à l’accueil du Chef De Mission ;
- Compétences interpersonnelles pour gérer les demandes des différents partenaires internes et externes et pour obtenir des services et des résultats dans les délais impartis.
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Qualifications constituant un atout :
La préférence pourrait être accordée aux candidats qui rencontrent les qualifications constituant un atout. Les candidats doivent démontrer clairement comment ils répondent à ces qualifications, le cas échéant.
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- Expérience antérieure en soutien direct en tant qu’adjoint.e administratif.ve d’un ambassadeur/CDM, d’un chef de la direction, d’un ministre ou d’un cadre supérieur.
- Expérience dans la planification et l’implémentation d’évènements.
- Expériences dans la planification et l’organisation de l’hébergement et des déplacements d’un gestionnaire.
- Maitrise de l’anglais (écrit, compréhension, et lire).
- Maitrise de plusieurs langues nationales.
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Exigences opérationnelles :
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- Être capable et disposé à faire des heures supplémentaires avec ou sans préavis, en dehors des heures normales de travail (c.-à-d. les soirs, les jours fériés et les fins de semaine).
- Espace de travail ouvert.
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Conditions d’emploi :
Les conditions d’emploi doivent être remplies ou respectées avant une nomination à un poste particulier et doivent être maintenues pendant toute la durée du contrat par le titulaire du poste.
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- Autorisation de travail valide : Capacité à obtenir et conserver un permis de travail valide couvrant toute la période d’emploi.
- Vérification de sécurité : Obtenir et conserver une Cote de fiabilité (niveau de sécurité) qui comprend une vérification des antécédents criminels et une vérification de solvabilité du gouvernement du Canada couvrant toute la période d’emploi.
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Demande spéciale de la mission / commentaires supplémentaires :
- Les candidatures ne comprenant pas tous les documents ou informations demandés seront rejetées.
- Pour toute question sur le processus, veuillez envoyer un courriel à [email protected].
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