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POSTE : Adjoint(e) de programme
Numéro du processus de sélection: 198965-6
Échelle salariale: 8,670,842 FCFA
Type du contrat: Période indéterminée (Temps plein)
Détails reliés au statut: Ce poste est un poste d’employés recrutés sur place (ERP), assujetti aux conditions d’emploi des ERP en vigueur au Bénin.
Fonction du poste: Administratif
Classification: LE – A2
Lieu: Bureau de l’Ambassade du Canada à Cotonou
Nombre de postes disponibles: 1
Date de clôture: 15 Janvier, 2025 à 23:59 UTC/GMT +1:00
Résumé des fonctions :
L’Adjoint(e) de programme fournit des services de soutien administratif et exécutifs dans un environnement très dynamique en :
- Effectuant des taches de bureau et administratives telles que la tenue de calendrier et de répertoire des contacts du superviseur, le traitement de la correspondance officielle interne et externe, y compris les lettres et les notes diplomatiques en français.
- Planification des réunions et rendez-vous, la vérification du fonctionnement de l’équipement audiovisuel et informatique, la préparation du matériel de réunion, l’accueil des visiteurs, la rédaction des comptes rendus de réunions, la rédaction des lettres, la création de tableaux, et la coordination des demandes nécessitant une approbation du superviseur.
- Coordonnant les voyages officiels, y compris la collecte de devis pour les vols et l’hébergement, la réservation des vols et des hôtels et la préparation des demandes de remboursement de frais de voyage conformément aux directives ministérielles.
- Coordonnant et suivre les événements et les dépenses liés à l’accueil, y compris la rédaction des invitations, le suivi des RSVP, l’impression des menus et des marque-places, la coordination avec les prestataires de service et la tenue des inventaires officiels des cadeaux et de l’alcool.
- Préparant les estimations de coûts et les demandes de paiement, traiter les factures et suivre les estimations des dépenses liées aux activités du programme, et fournir un appui dans la préparation des rapports et des prévisions budgétaires.
- Agissant comme point de contact principal pour assurer la liaison avec les diverses missions diplomatiques, les administrations locales, les hauts fonctionnaires et les bureaux des parties prenantes.
- Dirigeant et coordonnant des initiatives et des activités spécifiques dans l’ensemble de la mission.
- Effectuer d’autres tâches au besoin.
Zone de sélection :
Ce processus est ouvert aux candidats ayant le droit de résider et travailler au Bénin ainsi qu’à tous les employés de la mission occupant un poste indéterminé, déterminé et aux employés embauchés sous contrat Temporaire, qui possèdent toutes les qualifications essentielles et dont les candidatures sont reçues avant la date de clôture.
Veuillez noter que le Bureau de l’ambassade à Cotonou ne sponsorise pas les permis de travail directement ou indirectement.
Le gouvernement du Canada est un employeur d’égalité des chances et accueille les candidatures des différents groupes de la communauté. Les candidats seront considérés sur le mérite. Notre organisation offre un milieu de travail inclusif où le respect, le travail d’équipe et la collaboration font partie de notre culture. Les missions du Canada à l’étranger s’engagent à promouvoir et à appuyer un milieu exempt de harcèlement et de discrimination, ainsi qu’à encourager les employés à apprendre et à développer leurs aptitudes et leurs compétences, et à les appuyer à cet égard.
QUALIFICATIONS ESSENTIELLES
Les candidats seront sélectionnés initialement sur les qualifications essentielles relatives aux études, au profil linguistique* et à l’expérience. Les candidats doivent démontrer clairement lorsqu’ils soumettent leur candidature pour le poste comment ils répondent à chacune des qualifications essentielles.
* Le profil linguistique sera évalué durant le processus.
Études :
Les candidats doivent satisfaire à l’exigence en matière d’éducation et ils devront fournir une preuve de la fin de leurs études.
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- Un baccalauréat (équivalent licence) (ou degré supérieur) d’une université reconnue ;
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OU
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- Une combinaison acceptable d’éducation (minimum diplôme d’études secondaire) et d’expérience professionnel (minimum de 5 ans d’expérience dans un travail administratif).
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Profil linguistique :
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- Maitrise complète du français écrit et oral.
- Un niveau intermédiaire (compétence) de l’écrit, compréhension et expression orale en anglais.
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Expérience :
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- Un minimum de quatre (4) ans d’expérience professionnel (duquel deux (2) sont continuels) dans un poste administratif et/ou de support financier.
- Expérience professionnelle dans une mission diplomatique ou organisation internationale/multinationale.
- Expérience dans la priorisation d’une charge de travail variable avec des délais courts dans un poste administratif ou de soutien avec une variété de tâches.
- Suivi et rapportage des budgets avec un système comptable.
- Expérience en liaison et communication avec des organisations gouvernementaux et/ou des entreprises et/ou le public.
- Expérience de travail avec de multiples clients, tant internes qu’externes.
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EXIGENCES COTÉES
Les exigences cotées font parties des qualifications essentielles et sont liées aux connaissances, capacités et compétences. Les méthodes d’évaluation des exigences cotées peuvent comprendre, sans toutefois s’y limiter, un examen écrit, entrevue orale (en ligne pré-enregistrée/en direct ou en personne), jeu de rôle, test pratique, présentation et/ou test psychométrique.
Connaissances :
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- Connaissance des pratiques administratives, y compris la gestion de l’information, le soutien administratif et le suivi financier.
- Connaissance opérationnelle du logiciel Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook), des outils de médias sociaux et des stratégies de recherche sur Internet.
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Compétences :
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- Travail d’équipe efficace dans un environnement diverse et inclusif ;
- Flexibilité et adaptabilité ;
- L’attention au détail ;
- Jugement, intégrité professionnelle et la discrétion.
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Capacités :
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- Capacité de communiquer effectivement oralement et par écrit ;
- Capacité de surveiller un budget conformément aux politiques et procédures ;
- Capacité à maintenir et à exploiter un réseau de contacts ;
- Capacité à établir des priorités dans des délais serrés ;
- Capacité d’organiser et de coordonner toutes les tâches reliées au calendrier, aux déplacements et à l’accueil du superviseur ;
- Compétences interpersonnelles pour gérer les demandes des différents partenaires internes et externes et pour obtenir des services et des résultats dans les délais impartis.
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Qualifications constituant un atout :
La préférence pourrait être accordée aux candidats qui rencontrent les qualifications constituant un atout. Les candidats doivent démontrer clairement comment ils répondent à ces qualifications, le cas échéant.
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- Expérience antérieure en soutien direct en tant qu’adjointe administrative d’un chef de mission diplomatique, d’un chef de la direction, d’un ministre ou d’un cadre supérieur.
- Expérience dans la planification et l’implémentation d’évènements.
- Expériences dans la planification et l’organisation de l’hébergement et des déplacements d’un gestionnaire.
- Maîtrise de l’anglais (écrit, compréhension, et lecture).
- Maîtrise de plusieurs langues nationales.
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Exigences opérationnelles :
Être capable et disposé à faire des heures supplémentaires avec ou sans préavis, en dehors des heures normales de travail (c.-à-d. les soirs, les jours fériés et les fins de semaine).
Espace de travail ouvert.
Conditions d’emploi :
Les conditions d’emploi doivent être remplies ou respectées avant une nomination à un poste particulier et doivent être maintenues pendant toute la durée du contrat par le titulaire du poste.
- Autorisation de travail valide : Capacité à obtenir et conserver un permis de travail valide couvrant toute la période d’emploi.
- Vérification de sécurité : Obtenir et conserver une Cote de fiabilité (niveau de sécurité) qui comprend une vérification des antécédents criminels et une vérification de solvabilité du gouvernement du Canada couvrant toute la période d’emploi.
Comment postuler ?
- Vous devez soumettre votre candidature en utilisant la fonction « Postuler en ligne ». Seules les candidatures soumises dans VidCruiter seront considérées, à moins qu’une raison valide soit présentée et acceptée avant la date de clôture.
- Veuillez ne pas inclure de renseignements personnels tels que : l’âge, la date de naissance, le sexe, l’état civil, la situation familiale, la religion ou une photo dans votre formulaire de demande d’emploi, votre CV ou votre lettre de présentation, le cas échéant. Veuillez uniquement inclure des informations relatives au poste vacant comme demandé dans l’avis d’offre d’emploi.
- Vous devez démontrer clairement dans vos réponses aux questions de présélection comment vous satisfaites aux critères d’études et d’expérience essentiels et constituant un atout. Vous devez montrer clairement, à l’aide d’exemples concrets, que vous répondez aux qualifications. Affaires mondiales Canada ne peut formuler aucune hypothèse au sujet de vos études ni de votre expérience. Par conséquent, il ne suffit pas de dire que vous possédez les qualifications requises ni d’énumérer vos responsabilités actuelles. Vous devez plutôt fournir des exemples concrets et détaillés pour expliquer clairement où, quand et comment vous avez acquis cette expérience. Aucune information additionnelle ne sera recherchée au-delà de ce que vous avez soumis dans votre candidature en ligne.
- Les candidats pourraient être demandés de télécharger leur CV et/ou une lettre de présentation en anglais ou en français. Ces documents pourraient être utilisés en second lieu afin de valider les réponses fournies aux questions de présélection.
- Les dossiers de candidature qui n’incluent pas tous les documents ou informations demandés ou ne sont pas reçus avant la date de clôture seront rejetés.
- Les candidats qui ne peuvent pas soumettre leur dossier de candidature à la suite de difficultés techniques doivent le signaler à [email protected] avant la date de clôture sinon leur candidature sera rejetée.
