L’AMBASSADE DU CANADA recrute (26 Mai 2023)

Résumé des fonctions:

Sous la supervision directe de l’agent de gestion consulaire (AGC), l’adjoint aux services communs fournit des services de soutien administratif dans les domaines suivants : finances, ressources humaines, gestion du matériel, approvisionnement, passation de marchés, gestion des biens et des installations. Les tâches incluent, mais ne sont pas limitées à :

• Services de soutien financier (préparation des factures pour paiement ; suivi des dépenses via un tableur ; réception et enregistrement des revenus, etc.)
• Services d’assistance RH (préparation des documents pour les concours d’embauche ; préparation et traitement des documents de nouvelle embauche ; examen et audit des demandes RH dans le système de gestion des RH, etc.) ;
• Tenir à jour le matériel de bureau et le stock de fournitures de bureau, commander les fournitures et le matériel au besoin ;
• Répondre aux demandes de service des clients, y compris les demandes de biens/propriétés ;
• Gérer le système de classement de la mission en étant un champion de la gestion de l’information numérique;
• Fournir du service à la clientèle (Couvrir la réception et le service téléphonique);
• Effectuer d’autres tâches connexes, au besoin.

Zone de sélection:

Ce processus est ouvert aux candidats ayant le droit de résider et travailler au Sénégal ainsi qu’à tous les employés de la mission occupant un poste indéterminé, déterminé et aux employés embauchés en situation d’urgence, qui possèdent toutes les qualifications essentielles et dont les candidatures sont reçues avant la date de clôture.

Veuillez noter que l’Ambassade du Canada au Sénégal ne sponsorise pas les permis de travail directement ou indirectement.

Le gouvernement du Canada est un employeur d’égalité des chances et accueille les candidatures des différents groupes de la communauté. Les candidats seront considérés sur le mérite. Notre organisation offre un milieu de travail inclusif où le respect, le travail d’équipe et la collaboration font partie de notre culture. Les missions du Canada à l’étranger s’engagent à promouvoir et à appuyer un milieu exempt de harcèlement et de discrimination, ainsi qu’à encourager les employés à apprendre et à développer leurs aptitudes et leurs compétences, et à les appuyer à cet égard.

QUALIFICATIONS ESSENTIELLES

Les candidats seront sélectionnés initialement sur les qualifications essentielles relatives aux études, au profil linguistique et à l’expérience *. Les candidats doivent démontrer clairement lorsqu’ils soumettent leur candidature pour le poste comment ils répondent à chacune des qualifications essentielles.

* Le profil linguistique sera évalué durant le processus.

Études:

Les candidats doivent satisfaire à l’exigence en matière d’éducation et ils devront fournir une preuve de la fin de leurs études.

Diplôme d’études post-secondaires d’une université reconnue ou une combinaison d’études et d’expériences dans un rôle de soutien similaire ou domaine connexe au poste à doter.

Profil linguistique:

Excellente maîtrise du français (oral et écrit) ;

Expérience:

• Au moins deux (2) années d’expérience récente* dans la prestation de services de soutien administratif dans un environnement de bureau professionnel ;
• Expérience dans la préparation de documents financiers pour le paiement et le suivi des budgets ;
• Expérience dans la prestation de conseils et d’orientation aux clients dans un rôle de service à la clientèle de première ligne ;
• Expérience dans l’utilisation de Microsoft Office, y compris Word, Excel et Outlook.

* Récent est défini comme étant au cours des cinq (5) dernières années

EXIGENCES COTÉES

Les exigences cotées font parties des qualifications essentielles et sont liées aux connaissances, capacités et compétences. Les méthodes d’évaluation des exigences cotées peuvent comprendre, sans toutefois s’y limiter, un examen écrit, entrevue orale (en ligne pré-enregistrée/en direct ou en personne), jeu de rôle, test pratique, présentation et/ou test psychométrique.

Connaissances:

• Connaissance des principes administratifs généraux, y compris, mais sans s’y limiter, les principes de gestion de l’information, les procédures d’organisation du bureau, la préparation et le formatage de texte, le traitement de la correspondance, les lettres, les courriels et le classement ;
• Connaissance et maîtrise des logiciels et systèmes informatiques, y compris la suite Microsoft Office (Outlook, Word, PowerPoint et Excel) ;
• Connaissance des procédures de gestion budgétaire.

Compétences:

•    Communication efficace en français – oral et écrit ;
•    Discrétion, jugement et intégrité professionnelle ;
•    Autonomie et sens de l’initiative ;
•    Attention au détail/précision.

Capacités:

• Capacité à offrir un excellent service à la clientèle ;
• Capacité à définir ses priorités, à être multitâche et gérer le temps/charge de travail efficacement.

Qualifications constituant un atout:

La préférence pourrait être accordée aux candidats qui rencontrent les qualifications constituant un atout. Les candidats doivent démontrer clairement comment ils répondent à ces qualifications, le cas échéant.

• Expérience en organisation et coordination d’événements ;
• Expérience de travail dans une mission diplomatique ou organisation internationale ;
• Expérience en gestion de caisse.

Exigences opérationnelles:

L’employé peut être occasionnellement appelé à effectuer des heures de travail supplémentaires avec ou sans préavis pouvant avoir lieu après les heures régulières et pendant les jours fériés.

Conditions d’emploi:

Les conditions d’emploi doivent être remplies ou respectées avant une nomination à un poste particulier et doivent être maintenues pendant toute la durée du contrat par le titulaire du poste.

– Autorisation de travail valide : Capacité à obtenir et conserver un permis de travail valide couvrant toute la période d’emploi.

– Vérification de sécurité :Obtenir et conserver une Cote de fiabilité (niveau de sécurité) qui comprend une vérification des antécédents criminels et une vérification de solvabilité du gouvernement du Canada couvrant toute la période d’emploi.

Comment postuler

• Vous devez soumettre votre candidature en utilisant la fonction « Postuler en ligne ». Seules les candidatures soumises dans VidCruiter seront considérées, à moins qu’une raison valide soit présentée et acceptée avant la date de clôture.
• Veuillez ne pas inclure de renseignements personnels tels que; l’âge, la date de naissance, le sexe, l’état civil, la situation familiale, la religion ou une photo dans votre formulaire de demande d’emploi, votre CV ou votre lettre de présentation, le cas échéant. Veuillez uniquement inclure des informations relatives au poste vacant comme demandé dans l’avis d’offre d’emploi.
• Vous devez démontrer clairement dans vos réponses aux questions de présélection comment vous satisfaites aux critères d’études et d’expérience essentiels et constituant un atout. Vous devez montrer clairement, à l’aide d’exemples concrets, que vous répondez aux qualifications. Affaires mondiales Canada ne peut formuler aucune hypothèse au sujet de vos études ni de votre expérience. Par conséquent, il ne suffit pas de dire que vous possédez les qualifications requises ni d’énumérer vos responsabilités actuelles. Vous devez plutôt fournir des exemples concrets et détaillés pour expliquer clairement où, quand et comment vous avez acquis cette expérience. Aucune information additionnelle ne sera recherchée au-delà de ce que vous avez soumis dans votre candidature en ligne.
• Les candidats pourraient être demandés de télécharger leur CV et/ou une lettre de présentation en anglais ou en français. Ces documents pourraient être utilisés en second lieu afin de valider les réponses fournies aux questions de présélection.
• Les dossiers de candidature qui n’incluent pas tous les documents ou informations demandés ou ne sont pas reçus avant la date de clôture seront rejetés.
• Les candidats qui ne peuvent pas soumettre leur dossier de candidature à la suite de difficultés techniques doivent le signaler à [email protected] avant la date de clôture sinon leur candidature sera rejetée.

Notes importantes

• Seules les candidatures soumises dans une des langues officielles du Canada (anglais ou français) sont acceptées.
• L’exigence linguistique pour ce poste est indiquée sous les qualifications essentielles (Profil linguistique). En conséquence, le processus d’évaluation de ce poste vacant se déroulera en Français.
• Les communications pour ce processus sont envoyées par courriel. Il incombe aux candidats de s’assurer que les coordonnées fournies sont correctes et mises à jour au besoin.

• Les candidats doivent fournir une adresse électronique qui accepte les messages provenant d’utilisateurs inconnus et vérifier régulièrement leur boîte courriel, y compris les courriels indésirables.

• Des vérifications des références peuvent être demandées pour les candidats qui ont réussi toutes les évaluations.
• l’Ambassade du Canada au Sénégal ne rembourse pas les frais de voyage pour les entrevues/examens, ni les frais de déménagement occasionnés par le processus.
• Avant qu’une offre d’emploi puisse être faite, les candidats retenus doivent fournir une adresse de résidence locale comme preuve de résidence dans la zone de sélection spécifiée. Cette information est nécessaire pour émettre une lettre d’offre.
• Suite à la récente annonce du Gouvernement du Canada, la Politique de vaccination obligatoire : Le Canada et le réseau des missions est suspendue à compter du 20 juin 2022. Le Gouvernement du Canada continuera d’évaluer le besoin de mesures de santé publique additionnelles, incluant la possible réintroduction d’un mandat vaccinal à une date ultérieure.
• Nous sommes engagés à instaurer un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, dès le processus de sélection. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à une étape ou une autre du processus d’évaluation, veuillez nous contacter à l’adresse suivante [email protected] pour en faire la demande. Les renseignements reçus au sujet de mesures d’adaptation seront traités confidentiellement.
• Les résultats de ce processus de sélection peuvent également être utilisés pour établir un ou plusieurs bassins de candidats pleinement ou partiellement qualifiés pour des ouvertures de postes similaires à durée déterminée, indéterminée, à temps plein ou à temps partiel à/au l’Ambassade du Canada au Sénégal qui pourraient survenir suivant la fin de ce processus de sélection.
• Pour les citoyens/résidents canadiens et les personnes ayant la double nationalité canadienne, veuillez noter qu’il est de votre responsabilité de vous renseigner auprès de l’Agence du revenu du Canada sur toute incidence fiscale possible liée à un emploi au sein du gouvernement du Canada.