L’AMBASSADE DES USA recrute pour ces 02 postes (27 Juin 2024)

Une mission diplomatique est un groupe de personnes d’un État ou d’une organisation intergouvernementale internationale (telle que les Nations Unies) présentes dans un autre État pour représenter officiellement l’État/l’organisation d’envoi dans l’État d’accueil. En pratique, une mission diplomatique désigne généralement la résidente, à savoir le bureau des représentants diplomatiques d’un pays dans la capitale d’un autre pays. En plus d’être une mission diplomatique auprès du pays dans lequel elle est située, il peut également s’agir d’une mission permanente non résidente auprès d’un ou de plusieurs autres pays. Il existe ainsi des ambassades résidentes et non résidentes.

Devoirs

Sous la direction de l’agent de négociation des contrats, le titulaire du poste est responsable de tous les aspects des fonctions de passation de marchés et d’approvisionnement pour toutes les agences abonnées aux Services coopératifs internationaux de soutien administratif (ICASS). Le poste nécessite une connaissance approfondie des spécifications techniques complexes, la capacité de distinguer et de sélectionner le mécanisme de passation des marchés approprié pour acheter des biens/services essentiels au nom du gouvernement des États-Unis.

Le titulaire du poste examine les demandes d’achat pour s’assurer qu’elles sont complètes, aide le bureau demandeur à définir ses exigences, prépare la portée des travaux énumérant les spécifications techniques pour les articles/services nécessaires et détermine le type d’action nécessaire et la meilleure source de produits ou de services.

Le titulaire du poste supervise trois employés locaux, deux agents d’approvisionnement et un commis aux achats, en leur fournissant des conseils et une assistance. Rencontre les chefs/superviseurs de section pour les aider à établir les demandes d’achat pour les bureaux et agences de mission et les examine pour obtenir des autorisations spécifiques et appropriées, puis obtient des informations supplémentaires du demandeur si nécessaire.

Après examen, les assigne au personnel des achats, y compris à lui-même pour les mesures nécessaires. Attribue la répartition des demandes d’achat au sein de l’équipe afin d’assurer une répartition équitable de la charge de travail au sein de l’équipe. Fournit des conseils et des orientations à l’équipe d’approvisionnement et répond à toutes les questions sur le type d’action à entreprendre, concernant la réglementation et tout autre problème technique qu’elle pourrait rencontrer.

Détermine les mesures à prendre en examinant les sources requises conformément aux réglementations FAR/DOSAR. Estimer les coûts et demander des offres par téléphone, correspondance, listes de prix et catalogues publiés, GSA ou publicités. Négocie le prix le plus avantageux avec les fournisseurs et détermine la méthode d’approvisionnement conformément aux réglementations FAR/DOSAR. Maintient la littérature source (bibliothèque de catalogues) et les fichiers.

Veiller à ce que toutes les actions d’approvisionnement soient effectuées de la manière la plus rapide, en utilisant la méthode d’approvisionnement appropriée (bon de commande, carte d’achat, contrat d’achat global, etc.) conformément aux directives fournies par la réglementation fédérale sur les acquisitions, le DOSAR, les procédures opérationnelles standard et d’autres règlements. Maintient un contact régulier avec le bureau demandeur sur l’état de la demande d’approvisionnement. Effectuer un suivi régulier auprès des fournisseurs pour déterminer le statut des commandes passées.

Aide FMO à résoudre les problèmes de paiement, les obligations non réglées, les demandes de financement Ariba et agit en tant que POC pour d’autres problèmes d’approvisionnement et de financement.

S’assure que le suivi auprès des fournisseurs et les rapports de situation aux clients sont effectués en temps opportun. Développe et maintient un dossier interne de performance pour surveiller la satisfaction des clients et initie des ajustements ou un réalignement du portefeuille pour améliorer à la fois la productivité de la section et la satisfaction des clients. En tant que superviseur des achats, supervise et gère toutes les activités de la section des achats.

Identifie et suggère des domaines de performance clés à développer pour l’équipe, rédige des évaluations de performance, dispense des conseils et fournit une formation sur le terrain et des conseils professionnels à deux agents d’approvisionnement et un commis aux achats. Il/elle fournit des conseils et un encadrement au personnel de niveau subalterne sur les principes de base de l’USG, la politique d’assistance aux réglementations d’acquisition de l’État, l’ILMS et les règles de passation des marchés. S’assure que le personnel des achats et les principes de la mission sont tenus au courant des modifications apportées à la réglementation.

Examine les câbles entrants et sortants relatifs aux politiques, réglementations et directives liées aux achats afin de garantir la conformité aux normes du Département d’État. Simultanément, il/elle établit une base de données de références pour permettre à l’équipe d’accéder aux dernières informations, y compris les bulletins d’information sur les achats et d’autres mises à jour du système et de la réglementation.

Le titulaire du poste détermine les besoins de formation requis pour atteindre une efficacité maximale de chaque membre de l’équipe. Prépare et met à jour les procédures opérationnelles standard (SOP), pour garantir que toutes les tâches sont effectuées conformément au système ILMS et au système de gestion des récompenses (SAM) et à toutes les directives appropriées du gouvernement américain. Développe et met en œuvre des programmes de formation dans ILMS Ariba pour les nouveaux officiers/personnel LE à poster, ou selon les besoins.

Développe et gère un système de suivi des fichiers électroniques. Examine les dossiers électroniques de chaque membre de l’équipe et recommande toute modification qui pourrait être nécessaire. En outre, veille à ce que les dossiers électroniques soient clôturés en temps opportun et conformément aux exigences du FAR. Responsable de l’examen de tous les FPDS et veille à ce qu’ils soient effectués conformément aux directives A/OPE et ILMS. Surveille les commandes dépassant le seuil de micro-achat pour garantir leur conformité conformément à la réglementation FAR et s’assure que l’agent d’approvisionnement concerné a terminé la tâche FPDS dans les délais.

Qualifications et évaluations

Exigences:

EXPÉRIENCE : Au moins quatre années d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans le domaine des achats et des contrats.

CONNAISSANCES PROFESSIONNELLES : Doit avoir une bonne connaissance des pratiques du marché local ainsi que de la capacité, des prix et de la fiabilité des fournisseurs locaux.

Exigences de formation :

Obligatoire:

Un minimum d’un baccalauréat en achats, gestion de la chaîne d’approvisionnement, logistique, gestion d’entreprise ou études commerciales est requis.

Évaluations :

LANGUE : Obligatoire :

Anglais : Niveau 4 – Courant ; parler/lire/écrire, peut inclure la capacité de traduire

 

ÉGALITÉ DES CHANCES D’EMPLOI (EEO) : La mission américaine offre des chances égales et un traitement juste et équitable en matière d’emploi à toutes les personnes sans distinction de race, de couleur, de religion, de sexe, d’origine nationale, d’âge, de handicap, d’affiliation politique, d’état civil ou d’orientation sexuelle. .

Qualifications:

Tous les candidats considérés devront passer des certifications médicales et de sécurité.

Comment s’inscrire ?

Tous les candidats doivent être en mesure d’obtenir et de détenir un certificat de décharge.

Pour postuler à ce poste, cliquez sur le bouton « Soumettre votre candidature ». Pour plus d’informations sur la façon de postuler, visitez le site Internet de la Mission.

Documents requis:

Pour vous qualifier sur la base de vos études, vous DEVEZ soumettre le diplôme demandé et/ou les relevés de notes comme vérification des exigences en matière de formation avant la date de clôture de cette annonce. Le fait de ne pas fournir les informations demandées, ou les informations sont insuffisantes pour vérifier l’éligibilité, peut entraîner la disqualification pour ce poste.

Tous les candidats :
• Diplôme (pas de relevé de notes)
• Scores de langue (si disponibles)
• Le permis de conduire
• Certificat ou licence

Candidats membres de la famille éligibles :
• Copie des commandes/notifications de cession du sponsor (ou équivalent)
• Copie du passeport
• DD-214 – Copie du membre 4, lettre des Anciens Combattants ou autre pièce justificative (le cas échéant)
• SF-50 (le cas échéant)

Prochaines étapes:

Les candidats invités à passer un test de langue ou de compétences, ou sélectionnés pour un entretien, seront contactés par e-mail.

Pour plus d’informations – la description complète du poste énumérant toutes les tâches, responsabilités, qualifications requises, etc. peut être obtenue en contactant le Bureau des ressources humaines.

Merci pour votre candidature et votre intérêt à travailler à la mission américaine à (insérer le poste et/ou le nom du pays).