Une mission diplomatique est un groupe de personnes d’un État ou d’une organisation intergouvernementale internationale (telle que les Nations Unies) présentes dans un autre État pour représenter officiellement l’État/l’organisation d’envoi dans l’État d’accueil. En pratique, une mission diplomatique désigne généralement la résidente, à savoir le bureau des représentants diplomatiques d’un pays dans la capitale d’un autre pays. En plus d’être une mission diplomatique auprès du pays dans lequel elle est située, il peut également s’agir d’une mission permanente non résidente auprès d’un ou de plusieurs autres pays. Il existe ainsi des ambassades résidentes et non résidentes.
Intitulé du poste : Assistante de gestion administrative – Tous intéressés/Toutes sources
Devoirs
L’assistant administratif/analyste de données et coordonnateur de la qualité est le principal conseiller local du responsable de la gestion. Il appuie toutes les sous-sections de gestion du poste, qui comptent environ 277 employés et un budget annuel de 16 602 265 $. Ses responsabilités comprennent la fourniture de conseils à la haute direction et au personnel de la section sur la manière d’améliorer l’efficacité et l’efficience des opérations, la collecte et l’analyse de données pour éclairer la prise de décision et l’atteinte de l’excellence organisationnelle grâce à une mesure appropriée du rendement et à la mise en œuvre de systèmes de gestion de la qualité.
Le titulaire est également chargé de :
- Identifie les domaines de gaspillage potentiel, de fraude ou d’inefficacité grâce à l’analyse des données.
- Suggère des corrections aux procédures opérationnelles standard pour remédier aux vulnérabilités identifiées grâce à l’analyse des données.
- Agit en tant que principal défenseur des clients de la Mission, chargé d’établir et de gérer des relations clients efficaces et de s’assurer que les services d’assistance répondent aux exigences des clients de manière efficace et dans la limite des ressources disponibles.
- Interagit quotidiennement avec les sous-sections de gestion du poste pour s’assurer que les performances sont mesurées de manière appropriée et pour identifier les problèmes et les solutions interfonctionnelles qui améliorent les processus. Les initiatives peuvent inclure l’analyse comparative, Six Sigma ou des systèmes de gestion similaires qui identifient et intègrent les pratiques et processus internes/externes exceptionnels dans les processus et la structure de la mission ou du poste.
- Répond aux domaines d’enquête pour une analyse plus approfondie des données suggérés par l’agent de gestion, ainsi qu’à ses propres idées de projets d’analyse qui éclaireront mieux la prise de décision dans la section de gestion.
Qualifications et évaluations
Exigences:
EXPÉRIENCES:
Un minimum de trois (3) années d’expérience en analyse de données, en gestion de grands ensembles de données et de bases de données relationnelles, en surveillance, en création de rapports et en suivi des performances à l’aide d’outils de visualisation de données est requis.
CONNAISSANCES DU POSTE : Facultatif : Doit posséder une connaissance approfondie des services de soutien administratif pour fournir des services détaillés et satisfaisants aux clients de la direction. Doit avoir une compréhension très détaillée du traitement des données, de l’exploration des données et des outils d’analyse pour examiner les aspects généraux des opérations de gestion. Familier avec les méthodes d’analyse impliquant des techniques qualitatives et quantitatives pour l’analyse des données. Doit être capable de bien travailler avec des personnes de plusieurs organisations et de différentes cultures.
Exigences en matière d’éducation :
Obligatoire:
Un baccalauréat en analyse de données (science des données), en statistique, en administration des affaires ou en gestion est requis.
Évaluations :
LANGUE : Obligatoire : Anglais niveau IV La lecture/écriture/expression orale est obligatoire. « Ceci peut être testé »
COMPÉTENCES ET APTITUDES Facultatif : Doit être capable de recueillir des faits/d’analyser des résultats pertinents à des problèmes spécifiques, de formuler des conclusions et de faire des recommandations d’action. Doit avoir d’excellentes compétences interpersonnelles, de briefing et de rédaction. Doit maîtriser la suite Microsoft Office, SharePoint et d’autres applications logicielles générales. Le titulaire devra également être capable de consulter et d’expliquer les technologies aux utilisateurs non techniques. Le titulaire doit avoir la capacité de prendre des initiatives pour dépanner, diagnostiquer et résoudre les problèmes généraux des applications logicielles. Le titulaire doit être capable d’apprendre lui-même de nouvelles technologies, de modifier les processus et procédures existants et d’utiliser de bonnes compétences en communication pour articuler les besoins des utilisateurs et les exigences du système.
ÉGALITÉ DES CHANCES EN MATIÈRE D’EMPLOI (EEO) : La Mission des États-Unis offre l’égalité des chances et un traitement juste et équitable en matière d’emploi à toutes les personnes sans distinction de race, de couleur, de religion, de sexe, d’origine nationale, d’âge, de handicap, d’affiliation politique, d’état matrimonial ou d’orientation sexuelle.
Qualifications:
Tous les candidats retenus devront passer des certifications médicales et de sécurité.
Avantages et autres informations
Avantages:Avantages de l’agence :
SALAIRE : Le salaire brut annuel comprend : le Taux de base, les Indemnités diverses, les Indemnités de transport, la Prime Tabaski et la Prime de fin d’année.
PRESTATIONS MÉDICALES : La Mission américaine à Conakry assure directement ses employés et leurs personnes à charge éligibles par l’intermédiaire d’une compagnie d’assurance locale.
AVANTAGES DE CONGÉ : Sous réserve des limites et des règles fixées par le régime de rémunération local, les employés ont droit aux congés suivants : congés annuels, congés de maladie, congés de maternité, etc.
JOURS FÉRIÉS : La mission américaine à Conakry observe les jours fériés américains et guinéens
Pour les membres de la famille admissibles (EFM), les avantages doivent être discutés avec le bureau des ressources humaines
Autres informations :
PROCESSUS DE SÉLECTION DES PRÉFÉRENCES D’EMBAUCHE : Les candidats appartenant aux catégories de préférence d’embauche suivantes bénéficient d’une préférence d’embauche dans l’ordre indiqué ci-dessous. Par conséquent, il est essentiel que ces candidats décrivent avec précision leur statut sur la demande. Le non-respect de cette obligation peut entraîner la décision selon laquelle le candidat n’est pas admissible à une préférence d’embauche.
ORDRE DE PRÉFÉRENCE D’EMBAUCHE :
1. AEFM / USEFM qui est un vétéran américain éligible à la préférence*
2. AEFM / USEFM
3. FS en congé sans solde et CS avec droits de réemploi **
* IMPORTANT : Les candidats qui revendiquent le statut de vétéran américain éligible à la préférence doivent soumettre une copie de leur DD-214 le plus récent (« Certificat de libération ou de décharge du service actif »), une lettre des Affaires des anciens combattants indiquant l’existence actuelle d’un handicap lié au service datant de moins de six mois, une documentation équivalente ou une certification. Une « certification » est tout document écrit des forces armées qui certifie que le militaire devrait être libéré ou libéré du service actif dans les forces armées dans des conditions honorables dans les 120 jours suivant la soumission de la certification par le candidat. La lettre de certification doit être sur papier à en-tête de la branche militaire appropriée du service et contenir (1) les dates de service militaire, y compris la date prévue de libération ou de libération ; et (2) la nature du service. Des documents acceptables doivent être soumis pour que la préférence soit accordée.
** Ce niveau de préférence s’applique à tous les employés du service extérieur en congé sans solde et en service continu avec des droits de réemploi dans leur agence ou bureau.
Pour plus d’informations (c’est-à-dire, qu’est-ce qu’un EFM, USEFM, AEFM, MOH, etc. ?) et pour des considérations d’emploi supplémentaires, veuillez visiter le lien suivant .
Comment postuler ?
- Tous les candidats doivent être en mesure d’obtenir et de détenir une autorisation de sécurité et médicale délivrée par l’ambassade des États-Unis (voir « Prochaines étapes » ci-dessous pour plus d’informations).
- Veuillez vous assurer de bien indiquer TOUTES vos expériences professionnelles et votre formation. Les fichiers de curriculum vitae joints ne seront pas pris en compte. Veuillez indiquer votre adresse e-mail privée principale, car elle sera utilisée par le service des ressources humaines pour vous contacter si vous êtes présélectionné.
- Pour postuler à ce poste, cliquez sur le bouton « Soumettre la candidature ». Pour plus d’informations sur la manière de postuler, veuillez consulter : https://gn.usembassy.gov/jobs/
Documents requis :
Pour être admissible en fonction de votre formation, vous DEVEZ soumettre le diplôme et/ou les relevés de notes demandés comme preuve de vos exigences en matière de formation avant la date de clôture de cette annonce. Le fait de ne pas fournir les informations demandées ou de ne pas disposer des informations nécessaires pour vérifier votre admissibilité peut entraîner votre disqualification pour ce poste.
Tous les candidats :
• Permis de séjour et/ou de travail
• Diplôme (sans relevé de notes)
• Diplôme avec relevé de notes
• Résultats linguistiques (si disponibles)
• Permis de conduire
• Certificat ou permis
Demandeurs admissibles en tant que membres de la famille :
• Copie des ordonnances/notifications de cession du parrain (ou équivalent)
• Copie du passeport
• DD-214 – Copie 4 du membre, lettre des Affaires des anciens combattants ou autre document justificatif (le cas échéant)
• SF-50 (le cas échéant)
Prochaines étapes :
Étapes suivantes : Une fois l’avis de vacance de poste (AV) clôturé :
- Les candidatures répondant aux exigences minimales en matière d’éducation et d’expérience seront examinées par le bureau des ressources humaines et le(s) responsable(s) de la sélection.
- SEULS les candidats présélectionnés seront contactés par courrier électronique pour les tests obligatoires de langue et/ou de matière.
- SEULS les candidats ayant réussi le test seront contactés par e-mail pour un entretien
- Les candidats non sélectionnés seront informés par courrier électronique des résultats.
Pour les candidats sélectionnés :
- Le bureau des ressources humaines enverra une offre conditionnelle avec les exigences en matière de certification de sécurité et d’autorisation médicale.
- La certification de sécurité est un processus de 2 à 4 mois, et est effectuée par le Bureau régional de sécurité (RSO), qui contactera le candidat une fois qu’il aura rempli les exigences fournies avec l’offre conditionnelle.
- L’autorisation médicale est prise en charge par l’ambassade des États-Unis et sera complétée par le demandeur séparément, au cours du processus de certification de sécurité.
- Une fois que le bureau des ressources humaines aura reçu l’autorisation médicale et la certification de sécurité, le candidat recevra une offre officielle avec une date de début convenue.
Pour les membres de la famille admissibles (EFM) , le bureau des ressources humaines fournira des informations et des conseils appropriés.
Pour de plus amples renseignements, la description complète du poste énumérant toutes les tâches, responsabilités, qualifications requises, etc. peut être obtenue en contactant le bureau des ressources humaines.
