L’AMBASSADE DES USA recrute (31 Mai 2023)

Devoirs

Le titulaire est affecté au Bureau des services généraux et relève directement du superviseur du parc automobile (MP). Il/elle fournit un soutien de bureau/secrétariat à toute la section du parc automobile. Le titulaire du poste fournit un soutien administratif/de bureau au superviseur de piscine, aux répartiteurs et chauffeurs et aux mécaniciens. Le commis administratif recevra les demandes par téléphone et par courrier électronique pour tous les types de problèmes liés au parc automobile, fournira des informations et des directives au besoin, et tiendra le superviseur PM et les répartiteurs informés des changements.

1. Prend en charge et gère toutes les tâches administratives du parc automobile. 70%

Le titulaire prépare les autorisations de voyage et les demandes d’avance pour tous les employés du parc automobile, y compris les chauffeurs, les répartiteurs et les mécaniciens. Crée des autorisations de voyage et demande des avances de fonds en temps opportun. Recommande un transport alternatif lorsque les ressources sont limitées ou indisponibles. Classe les bons de voyage pour environ 35 employés et travaille avec la direction financière sur tous les problèmes en suspens et résout les problèmes. Le titulaire traite quotidiennement les demandes de services électroniques pour Motor Pool. Il/elle soumet les demandes d’approvisionnement et travaille en étroite collaboration avec la réception du BSG pour assurer la livraison à temps des marchandises.

Le titulaire du poste fournit un soutien administratif/de bureau au superviseur de piscine, aux répartiteurs et chauffeurs et aux mécaniciens. Le commis administratif recevra les demandes par téléphone et par courrier électronique pour tous les types de problèmes liés au parc automobile, fournira des informations et des directives au besoin, et tiendra le superviseur PM et les répartiteurs informés des changements. Prend en charge la section en rédigeant des notes de service, en tapant la correspondance et en conservant tous les fichiers, enregistrements et rapports. Le commis administratif communiquera avec les clients internes et externes; conservera tous les dossiers et rapports dans des endroits facilement accessibles, par exemple électroniquement sur le disque partagé, ou des copies papier dans des classeurs approuvés. Maintient les dossiers du véhicule, y compris la bibliothèque de fichiers de maintenance organisée et à jour.

Suit et surveille toutes les dépenses d’entretien des véhicules pour s’assurer que les fournisseurs respectent les exigences de leurs contrats de service. Suit les factures des entrepreneurs pour les fonds de petite caisse et les achats afin de s’assurer qu’elles sont exactes et complètes lorsqu’elles sont soumises à FMO pour réapprovisionnement. Fournira des conseils aux fournisseurs lorsque les factures sont incomplètes ou doivent être révisées. Travaillera en étroite collaboration avec l’approvisionnement et la gestion financière du BSG lors du traitement des factures.

2. Assistance technique informatique 20 %

Est formé au système intégré de gestion de la logistique (ILMS) et au système d’information sur la gestion de la flotte (FMIS) et sert de commis suppléant au contrôle des travaux sous la direction du superviseur du parc automobile et peut être chargé de déterminer les priorités et la planification des ordres de travail. Le titulaire exécutera des rapports SIGF à la demande du superviseur MP pour suivre le coût total de la consommation d’essence des véhicules, le travail effectué pour les agences, les rapports sur les arriérés de commandes de travail et les rapports sur les autres utilisations autorisées (OUA) des véhicules appartenant au gouvernement. Il/elle est responsable de la surveillance de la consommation de carburant des véhicules appartenant au gouvernement (GOV) et des véhicules privés (POV) et soumet des rapports mensuels au FMO à des fins de facturation.

3. Temps et Présence 10%

Est le chronométreur principal de la section Motor Pool. Utilise le programme logiciel TATEL du Département d’État pour signaler le temps et la présence (T&A). Surveille la présence du personnel LE, signale les retards habituels et l’abus des congés annuels et de maladie, et signale les heures supplémentaires du personnel LE à la demande de son superviseur ou du BSG. Le poste a des responsabilités de gestion de trésorerie. Gère et débourse de l’argent pour les services d’urgence du parc automobile tels que les réparations en bordure de route, le remorquage et les péages routiers.

**Remarque : Cette description de poste n’indique ni n’implique en aucune façon que ce sont les seules tâches à accomplir par le titulaire. Le titulaire devra accomplir d’autres tâches assignées par l’agence.

Qualifications et évaluations

Exigences:

EXPÉRIENCE : Un minimum de deux (2) ans en tant que commis administratif/adjoint ou dans un milieu de bureau, ou une expérience équivalente est requise.

CONNAISSANCES PROFESSIONNELLES :   Le poste requiert une connaissance de base de la législation du travail du pays d’accueil concernant les congés annuels et de maladie, ainsi que des connaissances sur la réglementation de la circulation automobile.

Exigences en matière d’éducation :

Un diplôme d’études secondaires est requis.

 

Évaluations :

LANGUE :

ANGLAIS : Niveau 3 – Bonne connaissance pratique ; écrit & parlé. « Cela peut être testé ».

FRANÇAIS : Niveau 3 – Bonne connaissance pratique ; écrit & parlé. « Cela peut être testé ».

COMPÉTENCES ET APTITUDES  : Doit avoir d’excellentes compétences interpersonnelles pour faire face à une myriade de personnalités, y compris des clients frustrés ; capable de gérer une charge de travail importante qui englobe plusieurs tâches. Le titulaire doit posséder des connaissances générales en informatique ; mathématiques de base; doit maîtriser l’utilisation des logiciels Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, Power Point, etc.) et d’autres programmes informatiques ; axée sur le service à la clientèle; compétences de base au clavier où la précision est importante mais la vitesse n’est pas requise.

EQUAL EMPLOI OPPORTUNITY (EEO):   La mission américaine offre des chances égales et un traitement juste et équitable en matière d’emploi à toutes les personnes sans distinction de race, de couleur, de religion, de sexe, d’origine nationale, d’âge, de handicap, d’affiliation politique, d’état matrimonial ou d’orientation sexuelle . Conformément à 29 CFR 1630.4(b), Post peut considérer le handicap comme un facteur positif pour l’emploi.

Qualifications:

Tous les candidats considérés devront passer des certifications médicales et de sécurité.

Comment s’inscrire

Comment s’inscrire:

Tous les candidats doivent être en mesure d’obtenir et de détenir une autorisation d’enquête sur la confiance du public.

Pour postuler à ce poste, cliquez sur le bouton « Soumettre la candidature ». Pour plus d’informations sur la façon de postuler, visitez le site Internet de la Mission.

Documents requis:

Pour vous qualifier en fonction de votre formation, vous DEVEZ soumettre le diplôme et / ou les relevés de notes demandés comme vérification des exigences en matière de formation avant la date de clôture de cette annonce. Le défaut de fournir les informations demandées, ou les informations sont insuffisantes pour vérifier l’éligibilité, peut entraîner la disqualification pour ce poste.

Tous les candidats :
• Preuve de citoyenneté ivoirienne (le cas échéant) (CNI, attestation d’identité, passeport, certificat de nationalité, etc.) (obligatoire).
• Les employés actuels de la mission qui ne sont pas ivoiriens sont exceptionnellement éligibles pour postuler et doivent fournir une copie de leur « carte consulaire » ou autre pièce d’identité (le cas échéant) • Permis de résidence
et/ou de travail (obligatoire)
• Diplôme d’études secondaires (avec relevé de notes) ( requis)
• Autre document pertinent
• Certificat ou licence

Candidats membres de la famille éligibles :
• Copie des commandes du parrain/notification d’affectation (ou l’équivalent)
• Copie du passeport
• DD-214 – Copie du membre 4, Lettre des Anciens Combattants ou autre pièce justificative (le cas échéant)
• SF-50 (le cas échéant )

Prochaines étapes:

Les candidats qui sont invités à passer un test de langue ou de compétences, ou qui sont sélectionnés pour un entretien seront contactés par e-mail.

Pour plus d’informations – la description complète du poste énumérant toutes les tâches, responsabilités, qualifications requises, etc. peut être obtenue en communiquant avec le Bureau des ressources humaines.

Merci pour votre candidature et votre intérêt à travailler à l’Ambassade des États-Unis à Abidjan, Côte d’Ivoire.