Une mission diplomatique est un groupe de personnes d’un État ou d’une organisation intergouvernementale internationale (telle que les Nations Unies) présentes dans un autre État pour représenter officiellement l’État/l’organisation d’envoi dans l’État d’accueil. En pratique, une mission diplomatique désigne généralement la résidente, à savoir le bureau des représentants diplomatiques d’un pays dans la capitale d’un autre pays. En plus d’être une mission diplomatique auprès du pays dans lequel elle est située, il peut également s’agir d’une mission permanente non résidente auprès d’un ou de plusieurs autres pays. Il existe ainsi des ambassades résidentes et non résidentes.
- Intitulé du poste : Assistant(e) Visa (Non-Immigrant(e)/Immigrant(e)) (Ouvert à tous les candidats intéressés/Toutes origines (03 postes)
Devoirs
L’assistant(e) visas (NIV/IV) effectue diverses tâches consulaires liées à la délivrance des visas de non-immigrant (NIV) et d’immigrant (IV), conformément aux procédures opérationnelles standard du service des visas et aux directives établies en matière de traitement des visas. Ses missions comprennent la saisie de données, la vérification des documents, la correspondance, la préparation des passeports, l’impression des visas et d’autres tâches administratives courantes. Un excellent sens du service client est essentiel au sein d’un service des visas qui traite quotidiennement une clientèle diversifiée, en personne et par correspondance. Ce poste exige une grande rigueur et une attention particulière aux détails afin de garantir la conformité des dossiers aux exigences documentaires, ainsi que pour identifier les tendances et les problèmes potentiels et les signaler le cas échéant. L’assistant(e) visas est polyvalent(e) et peut ainsi occuper n’importe quelle fonction en fonction de la demande et du planning.
Gestion de cas 80%
Le titulaire du poste effectue diverses fonctions liées à la gestion des cas de VNI et de perfusion intraveineuse, notamment :
- Gère le processus de planification des entretiens, d’impression et de livraison des visas pour les candidats postulant à diverses catégories de visas NIV et IV, y compris les catégories de visas rares et complexes.
- Appliquer les connaissances relatives aux différentes catégories de visas et à leurs exigences de traitement exactes afin de garantir que les annotations et les exigences en matière de documentation soient correctement remplies.
- Effectue un examen approfondi des documents des demandeurs pour certaines catégories de visas et prépare, le cas échéant, des résumés clairs et concis du contenu des documents.
- Apporte son soutien à la préparation de demandes complexes d’avis consultatifs de sécurité (ACS) à soumettre au Ministère.
- Assure le suivi de la réception des réponses du Département concernant les demandes de SAO et de dérogation, et prépare les passeports pour la suite du traitement.
- Gère les dossiers, suit et assure la livraison des autorisations d’embarquement et des permis de rentrée urgents pour les résidents permanents légaux (RPL).
- Garantit que les demandeurs sont inscrits pour le jour et l’heure appropriés et que les données préliminaires sont saisies dans le planning pour un traitement efficace des VNI et des IV.
- Télécharge les informations de l’application dans les systèmes NIV et IVO.
- Regroupe les dossiers électroniquement dans le système NIV en fonction des liens familiaux et/ou des motifs de voyage.
- Indique la nationalité appropriée et informe le demandeur des frais de réciprocité applicables, le cas échéant.
- Informe l’agent chargé de l’instruction des étapes de traitement spéciales et des frais de réciprocité, le cas échéant.
- Prend les photos nécessaires des demandeurs de visa pour les demandes de visa.
- Garantit que les demandes et autres documents requis sont soumis et remplis correctement, et vérifie que les photos électroniques sont acceptables.
- Veille à ce que les certificats de naissance, les certificats de mariage, les affidavits de soutien et autres documents requis soient inclus dans les dossiers IV, le cas échéant.
- Lance des vérifications de noms obligatoires dans les systèmes informatiques NIV et IVO.
- Informe les agents consulaires et, le cas échéant, le personnel de l’unité de prévention de la fraude, des informations pertinentes sur tous les cas, en notant les éléments qui pourraient justifier un examen plus approfondi et devenir essentiels pour un examen plus poussé de la fraude.
- Effectue des contrôles d’erreurs et d’assurance qualité sur les visas imprimés et les dossiers de perfusion intraveineuse.
- S’assure que tous les dossiers ont passé toutes les autorisations nécessaires.
- Imprime les visas approuvés sur des feuilles de visa vierges contrôlées et traçables, garantissant l’absence d’erreurs dans les données biographiques ou la qualité d’impression.
- Décollez les visas approuvés et collez-les dans les passeports.
- Sépare et organise les dossiers, selon les besoins.
- Tient à jour les registres des passeports et des numéros de feuille, le cas échéant.
- Saisie des informations du passeport dans une base de données locale pour suivre les passeports envoyés au coursier, selon les besoins.
- Effectue un dépistage des tendances frauduleuses potentielles dans les dossiers en fonction du contexte et des normes locales et remonte les cas aux niveaux supérieurs le cas échéant.
- Utilise le système automatisé IV, demande les numéros de visa appropriés (et retourne les numéros non utilisés) et assure la bonne application du système de contrôle des quotas, de la facturabilité et du statut de préférence.
Communication 10%
Le titulaire du poste communique avec des publics internes et externes de diverses manières, notamment :
- Fournit des informations spécifiques et complexes sur les visas aux demandeurs de visa, aux pétitionnaires citoyens américains et aux représentants légaux en répondant aux demandes de renseignements sur les visas reçues en personne et par voie électronique, tout en respectant les lois sur la confidentialité des visas.
- Communique clairement et courtoisement avec tous les demandeurs de visa, gérant occasionnellement les discussions avec des clients irrités ou contrariés.
- Elle tient à jour toutes les informations consulaires publiques sur le site web de l’ambassade, les enregistrements téléphoniques, les panneaux d’affichage et les avis d’information.
- Contacte directement les candidats pour leur demander des informations complémentaires si nécessaire afin de faciliter l’évaluation des dossiers par les agents.
- Initie et maintient le contact avec le National Visa Center (NVC), le Kentucky Consular Center (KCC) et le US Citizenship and Immigration Service (USCIS).
Qualifications et évaluations
Exigences:
Tous les candidats retenus doivent être en mesure d’obtenir et de conserver :
- Habilitation de sécurité « Confiance publique ».
Tous les candidats retenus feront l’objet d’une enquête de sécurité et pourront être soumis à un examen médical d’embauche.
Le candidat retenu devra être en mesure de commencer à travailler dans un délai raisonnable de 12 semaines suivant la réception de l’autorisation de l’agence et/ou des habilitations/certifications requises, faute de quoi sa candidature sera annulée.
Exigences en matière de formation :
L’obtention du diplôme d’études secondaires est requise.
Veuillez aborder ce point dans votre demande ERA, sous la rubrique Éducation.
Évaluations :
Votre candidature sera évaluée en fonction des qualifications et exigences décrites dans cet avis de vacance de poste.
Il se peut qu’un test de langue ou de compétences vous soit demandé avant l’embauche.
Vous devez remplir le formulaire de candidature et fournir les documents requis. Votre candidature doit détailler toutes les qualifications et exigences du poste, notamment en matière de formation, d’expérience, de langues et de connaissances/compétences/aptitudes mentionnées. Toute candidature incomplète pourrait être rejetée.
Qualifications:
Expérience :
Une expérience minimale de deux ans dans l’application des règlements et des lois, un contact fréquent avec le public, le service à la clientèle ou la résolution de problèmes est requise.
Veuillez aborder ce facteur dans votre demande ERA sous la rubrique « Principales fonctions et responsabilités ».
Langue:
Maîtrise de l’anglais oral, écrit et lu, pouvant inclure la capacité de traduire.
Veuillez prendre en compte cette exigence linguistique dans votre demande ERA.
Connaissances professionnelles :
Bonne connaissance des organisations gouvernementales locales, du droit et des pratiques en matière d’immigration, ainsi que des pratiques culturelles et sociales.
Veuillez aborder ce facteur dans votre demande ERA sous la rubrique « Principales fonctions et responsabilités ».
Compétences et aptitudes :
Une connaissance intermédiaire de MS Word et Outlook, ainsi que des connaissances de base de MS Excel et PowerPoint, sont requises. Il est impératif de pouvoir travailler avec précision et rapidité. Une excellente communication avec le public, le tact et la capacité à travailler sous pression et dans des délais serrés sont indispensables. Le candidat doit faire preuve de rigueur, d’aptitudes à travailler efficacement en équipe et de manière autonome avec un minimum de supervision, ainsi que d’excellentes compétences relationnelles. Une bonne maîtrise de la rédaction de correspondance en anglais et dans la langue locale est requise. Enfin, le candidat doit être capable d’évaluer les preuves avec discernement, de protéger les informations sensibles et d’appliquer correctement la réglementation.
Veuillez aborder ce facteur dans votre demande ERA sous la rubrique « Principales fonctions et responsabilités ».
Avantages et autres informations
Avantages:
Avantages pour les agences :
La mission américaine offre une rémunération et des avantages sociaux compétitifs aux employés locaux.
Pour les candidats membres de la famille admissibles (EFM), les avantages sociaux doivent être discutés avec le service des ressources humaines. Le barème de rémunération est établi par le service des ressources humaines et confirmé par Washington, D.C.
Autres informations :
PROCESSUS DE SÉLECTION PAR PRÉFÉRENCE À L’EMBAUCHE :
Une priorité d’embauche est accordée aux candidats admissibles et qualifiés, selon l’ordre indiqué ci-dessous. Il est essentiel de décrire précisément votre situation dans votre candidature ; à défaut, vous pourriez être jugé inéligible à cette priorité.
ORDRE DE PRÉFÉRENCE À L’EMBAUCHE
- Membre de famille admissible à une nomination (AEFM) / Membre de famille admissible citoyen américain (USEFM) qui est un ancien combattant américain admissible à une préférence*
- AEFM / USEFM
- Personnel du Service extérieur (FS) en congé sans solde (LWOP) et personnel de la fonction publique (CS) bénéficiant de droits à la réintégration **
IMPORTANT : Les citoyens américains membres de la famille admissibles (USEFM) qui demandent le statut d’ancien combattant américain bénéficiant d’une priorité d’embauche doivent fournir une copie de leur formulaire DD-214 le plus récent (« Certificat de libération ou de démobilisation du service actif »), de préférence la copie n° 4, une lettre du Département des affaires des anciens combattants (VA) attestant de l’existence actuelle d’une invalidité liée au service, ou tout document équivalent. Une « attestation » est tout document écrit des forces armées certifiant que le militaire devrait être libéré du service actif dans les forces armées dans des conditions honorables dans les 120 jours suivant la soumission de l’attestation par le demandeur. La lettre d’attestation doit être sur papier à en-tête de la branche militaire concernée et indiquer : (1) les dates de service militaire, y compris la date prévue de libération ou de démobilisation ; et (2) la nature du service. La soumission de documents acceptables est obligatoire pour bénéficier de la priorité d’embauche.
** Ce niveau de préférence s’applique à tous les employés du Service extérieur en congé sans solde et aux employés du Service civil ayant des droits de réintégration dans leur agence ou bureau.
Pour les définitions complètes des termes AEFM, USEFM, EFM, membre du ménage, etc., veuillez consulter les définitions du formulaire 3 FAM 7210.
CONSIDÉRATIONS SUPPLÉMENTAIRES RELATIVES À L’EMPLOI
Les points suivants s’appliquent uniquement aux EFM, USEFM et AEFM :
- Les employés actuels ayant bénéficié d’une priorité d’embauche et qui se trouvent dans leurs 90 premiers jours d’emploi ne sont pas admissibles. Cette restriction ne s’applique pas aux contrats temporaires ni aux horaires de travail intermittents ou irréguliers.
- Les candidats bénéficiant d’une préférence d’embauche et ayant déjà accepté une offre d’emploi conditionnelle ne peuvent se voir proposer une seconde offre d’emploi conditionnelle que s’ils retirent par écrit leur candidature pour le premier poste.
Les dispositions suivantes s’appliquent uniquement au personnel recruté localement (LE) :
- Les employés actuellement en période probatoire ne sont pas admissibles.
- Les employés actuels dont la note globale est « À améliorer », « Insatisfaisante » ou dont le score MBC est inférieur à 100 points sur leur rapport de performance le plus récent ne sont pas admissibles.
Comment postuler
Comment postuler :
Cliquez sur le bouton « Postuler à ce poste » en haut de la page pour commencer votre candidature. Pour visionner une vidéo explicative sur la procédure de candidature, cliquez ici .
Veuillez inclure dans votre candidature toute expérience pertinente, toute formation, toutes compétences linguistiques (y compris l’anglais) et toutes compétences ou exigences liées à l’emploi.
Vous pouvez modifier votre candidature à tout moment avant la date limite de dépôt des candidatures. Si vous ne soumettez pas un dossier de candidature complet avant cette date, votre candidature pourrait être rejetée.
Pour obtenir une copie de la description de poste complète, veuillez contacter le service des ressources humaines.
Pour demander un aménagement raisonnable, veuillez contacter le service des ressources humaines.
Documents requis :
Veuillez joindre tous les documents requis à votre candidature. Si votre dossier est incomplet, votre candidature pourrait être rejetée.
Tous les candidats :
- Permis de séjour (le cas échéant)
- Permis de travail (le cas échéant)
- Diplôme d’études secondaires
De plus, les candidats membres de la famille admissibles (MFA) doivent soumettre :
- Copie de l’ordre de mission/notification d’affectation du commanditaire (ou équivalent)
- copie du passeport
- DD-214 – Copie n° 4 du membre, lettre du ministère des Anciens Combattants ou autre document justificatif (le cas échéant)
- SF-50 (le cas échéant)
Prochaines étapes :
Le service des ressources humaines contactera les candidats retenus. Pour plus d’informations sur les candidatures et les emplois au sein de notre mission, veuillez consulter la rubrique « Offres d’emploi actuelles » sur le site web de la mission américaine.
Merci pour votre candidature et votre intérêt à travailler avec nous.
